Da escritora contribuidora, Lindsay Scott: Por muitos anos eu estou envolvida em um Grupo de Especialistas em Gerenciamento de Projeto – PMOSIG. Um grupo voluntário de interesses de especialistas dedicados à PMOs – Projeto, Programa e Escritórios de Portifólio. Ser parte de um grupo voluntário que planeja, organiza e coordena conferências e reuniões tem sido uma experiência interessante. Gerenciamento de eventos, ao meu ver, é uma visão mais leve de getão de projetos. A chave do sucesso é manter a parte de gerenciamento leve e simples. Portanto, apesar de todo mundo no nosso grupo voluntário ter experiência em gestão de projetos, nos primeiros anos nós não usamos nenhuma ferramenta para planejar e gerenciar conferências. Era como se nós tivéssemos inconscientemente decidido ignorar tudo que nossa profissão defende. Certamente poderíamos planejar e gerenciar o nosso evento em um guardanapo?
Não.
A lição mais simples que nós aprendemos, uma que nos fez mudarmos a proposta intereira de gerenciamente de eventos, foi que os membros da equipe precisavam saber onde estávamos com o plano, o que cada um de nós precisava fazer, e quando cada tarefa precisava ser completada (e sem stress e aborrecimento!) Usando uma agenda simples de projeto de planejamento de evento, (planilha modelo: Event Plan & Budget sheet – apenas em inglês) nós criamos clareza entre a equipe voluntária. Todos tinham acesso ao cronograma; eles podiam ver suas tarefas e entender o impacto que qualquer atraso produziria. O que foi especialmente útil para os voluntários era o fato de serem capazes de compartilhar notas de progresso e adicionar documentos – uma dádiva de Deus quando você não tem fácil acesso à area central de armazenamento.
O cronograma também criou um senso de urgência. Para qualquer um que tenha trabalhado num grupo de voluntários como este, está muito consciente da diferença entre o nível de comprometimento das pessoas quando elas são pagas (no trabalho diário) e quando elas fazem em seu tempo livre (juntamente com todos os outros compromissos pessoais).
Se você está interessado em criar eventos similares em sua região ou até mesmo em sua empresa – comunidades de gestão de projetos dentro de organizações vem ganhando popularidade por causa dos benefícios trazidos pela transferência de conhecimentos e compartilhamento de experiência entre participamantes – aqui está uma visão global do que você precisará pensar e agendar.
Idéia principal e Planejamento
Assim como começando um novo projeto – nós dedicamos tempo pensando no tema ou idéias para a conferência. Então nós começamos a entrar em detalhes – como a conferêcia do dia todo vai parecer, quanto nós cobraríamos e adicionando novas linhas na agenda base caso essa conferência seja diferente da última.
Seleção de Palestrante
Nós teríamos palestrantes diferentes em cada conferência – escolhidos de acordo com suas especialidades e que se adequasse à agenda da conferência. Palestrantes precisam de gerenciamento também e eles amam especialmente quando organizadores de conferências dão direções claras, prazos e arranjos de logísticas para eles saberem quando e para onde irem.
Marketing do Evento
Quanto mais tempo você tem de vantagem antes da conferência, mais marketing você pode fazer, mantendo o evento na mente das pessoas sem criar spam. Conversar sobre o evento de maneiras variadas – como nos grupos do LinkedIn, atualizações no Twitter e cobrir diferentes aspectos da conferência nos boletins informativo.
Logística e Pessoal da Conferência
We found that conferences tended to go much more smoothly when we took more care over the planning – no surprise there I suppose for a bunch of project professionals! It meant there were no last minute nasty surprises and we could concentrate on the added the cherry to the top. By this we mean organising facilitated networking rather than leaving people to just mingle – we could facilitate interactive sessions giving a more professional impression rather than just leaving people to chat – and we could respond quickly to people’s individuals needs if there were any issues with things like the catering or organising taxi’s at the end of the event.
Avaliação
Com a fase de fechamento – pós conferência – nós sempre nos certificamos que temos tempo para para concluir as lições aprendidas. Nós discutimos como nos saímos perante as nossas próprias perspectivas; olhamos o feedback e criamos um relatório que talvez mude a agenda para a próxima conferência. Dessa maneira nós temos um gancho de melhorias continuas – essas melhorias podem ser facilmente alimentadas no nosso cronograma básico de conferências e estarão prontas para o próximo evento.