Três motivos para trocar o gerenciamento de projetos tradicional pelo PPM adaptativo

Seja devido a um evento global, como a pandemia, ou a uma nova ideia ou tecnologia inovadora, a disrupção é cada vez mais comum, forçando as empresas a mudarem rapidamente ou correrem o risco de se tornar irrelevantes no mercado. Com a possibilidade de mudança sempre surgindo no horizonte, a forma como uma empresa gerencia seus projetos é um indicador-chave de sua resiliência.

Embora muitas ferramentas de gerenciamento de projetos estejam disponíveis, o alinhamento em toda a empresa é importante para operações e tomadas de decisão eficazes. Um número crescente de escritórios de gerenciamento de projetos (PMO) está rejeitando ferramentas tradicionais em favor de novos métodos adaptativos, de acordo com um relatório recente do Gartner. 

O gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) adaptativo enfatiza a automação para apoiar a agilidade e a transparência necessárias para os gerentes e as equipes de projetos atuais. As ferramentas de PPM adaptativo oferecem visualizações de painel em tempo real em uma plataforma centralizada, criando um método melhor para priorização e geração de relatórios de projetos. 

O Gartner prevê que metade dos PMOs adotará métodos de PPM adaptativo até 2024 como parte de sua evolução de negócios digitais. Aqui estão três razões pelas quais você pode querer fazer o mesmo:

Muitos estão gerenciando projetos, mas nem todos são treinados como gerentes de projetos

Concluir o trabalho do projeto não é o mesmo que gerenciar o projeto (são dois conjuntos de habilidades distintos), mas gerentes e funcionários precisam ser competentes em ambos. Para manter o controle do fluxo de trabalho, as ferramentas adaptativas de gerenciamento de projetos aproveitam a automação que pode eliminar a necessidade de supervisão hiperfocada. 

De acordo com a pesquisa “Future of Work” da Harvard Business Review (HBR), 52% dos executivos globais acreditam que uma única plataforma que combina gerenciamento de fluxo de trabalho com automação e colaboração inteligentes é a melhor maneira de coordenar as operações. Ao empurrar automaticamente o trabalho para a próxima etapa, as equipes podem mover os projetos pelas fases de concepção, execução e revisão, eliminando o risco de uma etapa falhar devido a um descuido inesperado. Um painel centralizado com relatórios automáticos cria responsabilidade por meio de visibilidade e transparência, o que pode ajudar os funcionários a se gerenciarem melhor.

As ferramentas adaptativas intuitivas também eliminam a curva de aprendizado que atrasa o progresso enquanto um funcionário faz o treinamento na plataforma. Ferramentas fáceis de entender incentivam a inovação e liberam a capacidade dos funcionários de resolver problemas de forma criativa com personalização sem esforço. Funcionários e gerentes podem criar as soluções necessárias sem precisar registrar um tíquete do suporte técnico de TI. 

A flexibilidade é fundamental quando se adapta continuamente às necessidades do cliente em constante mudança 

À medida que as necessidades dos clientes mudam, as empresas precisam colaborar e se adaptar. Métodos antigos de gerenciamento de fluxo de trabalho implantados anos atrás, como planilhas e e-mail, não atendem suficientemente às necessidades de mudança de uma empresa. Além de serem desconectadas e complexas, essas ferramentas não são fáceis de usar ou escaláveis. Na pesquisa da HBR, 70% dos executivos globais disseram que as ferramentas, aplicativos e plataformas que usam não são adequadas para um futuro que inclui tecnologias inteligentes. 

A integração de ferramentas ágeis baseadas em nuvem que oferecem PM adaptativo e tecnologia de geração de relatórios – geralmente implantadas por meio de software como serviço (SaaS) – agora é uma prioridade para as organizações. As organizações estão buscando maneiras flexíveis de definir e gerenciar projetos, como uma interface personalizável que permite que as equipes criem o que precisam para visualizar, gerenciar e executar projetos. Isso ajuda na integração, além de permitir que os funcionários ajustem a ferramenta ao seu estilo de trabalho e preferências sem perder tempo enquanto se adaptam a uma nova ferramenta desconhecida.

As plataformas também devem oferecer a capacidade de adicionar widgets e integrar funcionalidades complementares para atender às necessidades atuais. Soluções flexíveis permitem que as equipes se adaptem às mudanças nas demandas dos clientes e evoluam com a natureza e a escala de qualquer projeto.

Os planos precisam ser dinâmicos e vinculados ao trabalho real que está sendo feito

O planejamento estratégico e a execução precisam de visibilidade em tempo real. De acordo com a pesquisa da HBR, apenas 32% dos executivos têm um sistema que fornece uma visão dinâmica do progresso da empresa em relação aos principais planos e prazos. O problema é que ferramentas antigas geralmente existem em silos, o que pode causar duplicação de trabalho ou oportunidades perdidas. 

Uma plataforma de PPM adaptativa remove os silos para uma única fonte dinâmica de informações que ajuda a facilitar a tomada de decisão aprimorada. Um painel visível mantém as equipes avançando juntas em direção a estratégias claramente definidas e resultados de negócios desejados, conectando metas a planos de execução. 

O hub centralizado também alinha as equipes com comunicação, colaboração e compartilhamento de dados transparentes, o que é vital quando as estratégias precisam mudar ou evoluir devido a interrupções no mercado ou novas prioridades. Em uma pesquisa da Clear Company, 97% dos funcionários e executivos acreditam que a falta de alinhamento dentro de uma equipe afeta o resultado de uma tarefa ou projeto, e 86% dos funcionários e executivos citam a falta de colaboração ou comunicação ineficaz para insucessos no local de trabalho. 

O movimento em direção à adoção de métodos de PPM adaptativo tem o poder de transformar as organizações. As ferramentas adaptativas ajudam a impulsionar a produtividade, melhorar o planejamento e a execução estratégica e continuar trabalhando com o mesmo manual. Com visibilidade em tempo real, as organizações estarão prontas para o futuro.

Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos e portfólios? Confira nosso guia de PPM para obter dicas e práticas recomendadas.