Talvez você esteja usando o Smartsheet há algum tempo por conta própria ou mesmo para colaborar com a equipe. Se você já trabalha no Smartsheet com sua equipe ou com outras partes interessadas, provavelmente você notou que o uso da plataforma otimiza a forma de trabalhar em equipe e a realização das tarefas. E se você pudesse melhorar ainda mais essa colaboração e dar à sua equipe o que é necessário para aumentar as conquistas conjuntas?
Nesta publicação, falaremos sobre dicas de colaboração em equipe com base nos principais recursos do Smartsheet que proporcionam vantagem competitiva.
1. Todas as informações de que a equipe precisa em um só lugar
Um dos principais obstáculos na colaboração é garantir que todos tenham acesso às informações necessárias para fazer sua parte do projeto ou processo. Um estudo revelou que os funcionários passam 36% do dia de trabalho procurando e reunindo informações de que precisam e, com frequência, não conseguem encontrá-las.
O Smartsheet pode servir como a fonte única da verdade para sua equipe, centralizando todas as informações necessárias para o trabalho. O alinhamento entre funcionários é muito mais do que simplesmente atualizar células da mesma planilha. Ao usar anexos, comentários, @menções e formulários, você consegue manter todas as informações, documentos relevantes e conversas sobre o trabalho em um mesmo lugar fácil de achar.
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Comentários e @menções capturam conversas
Os comentários proporcionam transparência sobre o trabalho realizado, pois capturam perguntas e discussões que podem ter ficado perdidas em e-mails e as registram em uma planilha. Extraia as conversas da equipe dos aplicativos de chat e armazene-as no Smartsheet usando os comentários para registrar as mensagens relacionadas a tarefas importantes. Você pode acompanhar conversas e observações de forma que todos os membros da equipe possam acessar as informações necessárias.
Também é possível sinalizar comentários específicos usando @menções nos comentários, que enviam uma notificação imediata do seu comentário a uma pessoa específica.
Acesso a qualquer anexo a qualquer momento
O Smartsheet também tem uma coluna em que é possível anexar documentos e imagens do Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte ou diretamente do computador. Você também pode adicionar URLs para referência rápida a páginas da Web.
Anexar documentos e imagens importantes ajuda a encontrar com facilidade os arquivos necessários para realizar as tarefas em um projeto específico, sem ter que ficar buscando na memória em que local eles foram salvos ou procurando no computador e nos aplicativos. Isso facilita a organização do trabalho, pois os documentos e as imagens ficam anexados à linha da tarefa designada.
Qualquer pessoa que tenha permissão de proprietário, administrador ou editor em uma planilha pode trabalhar diretamente nela e usar e acessar comentários e anexos.
Coleta fácil de dados por meio de formulários
Os formulários do Smartsheet permitem que as pessoas adicionem linhas a uma planilha. Formulários são uma ótima forma de você e sua equipe especificarem exatamente as informações de que precisam uns dos outros ou das partes interessadas, seja ao lidar com solicitações, capturar tarefas ou coletar feedback. Criar um formulário para capturar informações diretamente na planilha é simples. Assista ao vídeo abaixo para saber mais ou participe de nosso próximo webinar para ver uma demonstração.
Ao adicionar um formulário à planilha, a equipe consegue coletar todas as informações de que precisam de uma vez. É muito mais fácil do que ficar enviando e-mails ou usando o aplicativo de chat para buscar esses dados. Isso reduz o tempo gasto e o volume de e-mails envolvidos no processo de reunir informações e inseri-las na planilha.
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2. Conceda o acesso adequado com as permissões da planilha
A maior parte das pessoas colabora no Smartsheet por meio do compartilhamento de planilhas diretamente com os membros da equipe ou outras partes interessadas envolvidas no trabalho. Isso significa que eles convidam outros usuários a editar a planilha conforme necessário por meio do botão Compartilhar.
Você pode compartilhar a planilha com qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail, mesmo com quem nunca usou o Smartsheet ou não tem licença do Smartsheet. Usuários sem licença podem colaborar nas planilhas mesmo assim. Eles só não podem ser proprietários ou criar planilhas.
As pessoas e as equipes dentro da organização podem usar o Smartsheet de formas diferentes. Nem todo usuário precisa ter permissão para adicionar ou atualizar informações na planilha, por exemplo. Por isso, é importante garantir que as pessoas certas (tanto colaboradores internos quanto externos) tenham o nível adequado de acesso por meio de permissões baseadas em usuário, isto é, proprietário, administrador, editor e visualizador. Com o Smartsheet, você também consegue bloquear linhas e colunas para evitar que outros usuários editem dados em locais específicos.
Saiba mais sobre permissões de planilha e bloqueio de linhas e colunas no nosso próximo webinar.
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3. Deixe a automação impulsionar seus projetos
Imagine que você pudesse configurar um fluxo de trabalho automatizado em apenas cinco minutos e, com isso, poupar todo o tempo que gastaria fazendo o acompanhamento com a equipe para se informar sobre as atualizações, lembrando os funcionários dos prazos e garantindo que cada membro esteja ciente dos itens da ação. Ao automatizar alertas, lembretes e solicitações de atualização, você consegue colaborar e mover o trabalho para as próximas etapas mesmo se estiver na cozinha pegando um café.
Pare de rastrear atualizações de status
Ao colaborar com a equipe, configure solicitações de atualização automatizadas para coletar as informações mais recentes sobre uma tarefa em andamento. Por exemplo, você pode criar uma solicitação de atualização automatizada que é acionada com base na coluna de data que solicita ao responsável a atualização da coluna de status.
Também é possível configurar uma solicitação de atualização automatizada quando o status muda para "Em andamento" para solicitar ao responsável a atualização da duração estimada da tarefa.
Notifique um membro da equipe quando uma tarefa é atribuída
Você também pode configurar automações para notificar um membro específico da equipe quando uma nova tarefa for atribuída a ele. É possível programar o envio de uma notificação ao usuário específico ou com base no contato indicado no tipo de coluna Lista de contatos.
Por exemplo, ao configurar um alerta, você pode selecionar a coluna "Atribuído a" para que, quando uma tarefa for atribuída a um contato, ele seja notificado.
Não perca nenhum prazo
Você se preocupa com o cumprimento dos prazos? Você costuma verificar várias vezes o andamento das tarefas com a equipe conforme o prazo se aproxima, só para garantir que esteja tudo sob controle? Saiba que é possível automatizar esses lembretes configurando uma automação com base no tipo de coluna Data da planilha.
Envie a si mesmo e à equipe um lembrete automático quando as principais datas estiverem próximas ou em uma data específica, em que algo deve ser realizado. Você também pode configurar um lembrete automático assim que a data passar, a fim de verificar se há algum produto em atraso ou para lembrar os membros da equipe sobre os requisitos de relatórios.
Para saber mais sobre como usar esses e outros recursos do Smartsheet para capacitar sua equipe a colaborar de modo mais efetivo, assista ao webinar Work Smart "Práticas recomendadas de colaboração":
