No setor da construção, proprietários de imóveis, arquitetos e empreiteiros precisam trabalhar em conjunto para construir novas estruturas e restaurar as existentes. Muitas empresas ainda usam sistemas baseados em papel para gerenciar contratos, permissões, plantas e outros documentos necessários ou usam ferramentas de software desconectadas para monitorar cada fase do ciclo de vida do projeto de construção. Entretanto, algumas empresas inovadoras estão indo além do papel e adotando totalmente a transformação digital.
Durante um painel do ENGAGE’18, três líderes do setor da construção compartilharam o modo como usam a plataforma de execução de trabalho do Smartsheet para melhorar as operações em campo, a eficiência organizacional e o controle de qualidade.
Esses representantes notáveis da Kiewit, da Top Shelf Real Estate Advisors e da Chipman Design Architecture falaram sobre suas experiências com a adoção do Smartsheet para divulgar e transmitir, de uma maneira melhor e mais eficiente, informações importantes, como integridade de orçamento e prazos, às partes interessadas e aos clientes em tempo real.
A Top Shelf Real Estate Advisors economiza tempo e ganha transparência
Como uma pequena empresa, a Top Shelf Real Estate Advisors usa o Smartsheet Control Center para capacitar toda e empresa. De anotações em reuniões a registros de PCO (potencial ordem de alteração), eles têm um histórico consistente de aprovações, estimativas e muitos mais para compartilhar com os proprietários de imóveis.
Desde que introduziu os painéis do Smartsheet para monitorar seus projetos, a Top Shelf Real Estate Advisors conquistou transparência em tempo real, que é um dos valores centrais da empresa, com as partes interessadas e com os clientes.
“Nós reduzimos as chamadas semanais dos projetos em 50% apenas dispensando [nosso painel] e mantendo todo mundo on-line.”
Darrin Phillips
Fundador e CEO
Top Shelf Real Estate Advisors, LLC
Além disso, eles aumentaram a precisão do orçamento, diminuíram a entrada de dados e reduziram os atrasos na entrega de material e os danos em 50% ao remover as múltiplas versões de documentos importantes.
A Kiewit acelera o pagamento aos fornecedores usando formulários
A Kiewit, uma construtora de 130 anos que atinge muitos segmentos do mercado, incluindo energia, transporte, mineração e edificação, tem uma das maiores frotas particulares na América do Norte.
A principal prioridade da Kiewit é manter seus funcionários seguros. Antes de adotar o Smartsheet, a empresa mantinha um sistema de fichários para consultar manuais de segurança e práticas recomendadas. Mesmo repleto de informações importantes, ele não ficava prontamente disponível para os funcionários em campo.
Usando o Smartsheet, eles criaram uma planilha para todos os manuais de referência de segurança do KBM (modulo de base de conhecimento) para que os funcionários pudessem acessar as versões mais recentes em seus smartphones. Isso elimina as idas dos funcionários ao escritório, aumenta o foco nas tarefas e, mais importante, promove práticas de trabalho seguro nos canteiros de obras.
Antes do Smartsheet, a equipe na Kiewit contava com planilhas e um sistema de geração de tíquetes em papel que eram ineficientes. Os motoristas tinham que voltar para o escritório com seus tíquetes, que quase sempre eram perdidos entre a visita ao local e a sede. Alguns dos funcionários até mesmo guardavam dúzias desses tíquetes em suas mesas, causando atrasos no pagamento.
Ao usar o Smartsheet para desktop e dispositivos móveis, a equipe de contas a pagar recebe atualizações imediatas do campo, do rastreamento de quantidade até o acúmulo de custos.
“Nós criamos um formulário do [Smartsheet]. Agora, quando um caminhão entra, pode-se inserir as informações no formulário, tirar uma foto dele e pronto, o trabalho está feito.”
Paul Andrews
Controlador de distrito
Kiewit Bridge and Marine
A equipe de contas a pagar agora pega os formulários enviados e atualiza a planilha principal imediatamente para que os fornecedores sejam pagos mais rapidamente por seus serviços.
A Chipman Design Architecture escala os processos e agrada os clientes
A função do arquiteto é produzir, de maneira firmemente coordenada e deliberadamente detalhada, um conjunto de documentos de permissão, concorrência e construção para minimizar problemas descobertos no campo que podem levar a perda de receita.
Antes de adotar o Smartsheet, a Chipman Design Architecture não tinha um cronograma mestre para toda a organização nem uma maneira de monitorar melhorias de processo, exceto lucros e perdas financeiras. Eles desenvolveram uma meta entre o ENGAGE’17 e o ENGAGE’18, trabalhando para aproveitar o poder de escala da plataforma Smartsheet e para promover uma visibilidade ampla entre as diversas equipes e contas. No nível do projeto, eles podem destacar prazos definidos pelo cliente e o formato e a frequência desses dados.
No nível da organização, eles divulgam as principais métricas nos painéis do Smartsheet usando o Microsoft Power BI, adaptando essas métricas com base no tipo da parte interessada. Em alguma medida, todos os membros da equipe acessam a plataforma Smartsheet.
“Criar uma estrutura de vocabulário compartilhado para que você possa espalhar dados esclarecedores, o sucesso e o desafio ou a supervisão de uma pessoa ou uma equipe para toda a organização é fundamental e a razão de haver tal oportunidade no [uso] do Smartsheet.”
Kyle Chipman
Gerente de processo
Chipman Design Architecture
Para obter mais dados esclarecedores sobre como essas construtoras líderes inovam com o Smartsheet, incluindo um painel de discussão e um segmento aberto de perguntas e respostas, assista ao vídeo da sessão abaixo:
