O que é gerenciamento do portfólio de projetos corporativos?
Gerenciamento do portfólio de projetos empresariais (EPPM) é a prática de adotar uma estratégia de negócios de alto nível e dividi-la em iniciativas menores, a fim de entender o trabalho que precisa ser feito em um nível mais tático.
O EPPM efetivo aumenta o alinhamento entre os projetos, programas, portfólios e a estratégia geral de negócios de uma organização. As organizações que implementam o EPPM com sucesso estão em sincronia no nível da estratégia corporativa e produzem desfechos mais bem-sucedidos dos projetos a longo prazo.
O EPPM é frequentemente administrado por um escritório de gerenciamento de portfólio corporativo (EPMO), o que ajuda a estabelecer e supervisionar a governança desses programas e projetos específicos. Um EPMO integra e dimensiona as prioridades criadas pelos estrategistas de nível corporativo, a fim de garantir que as equipes aloquem os recursos eficientemente e atinjam suas metas.
O que o gerenciamento do portfólio de projetos corporativos faz por uma organização?
O EPPM fornece a visibilidade do trabalho ativo às organizações. Esse insight garante que todo o trabalho em andamento seja vinculado às estratégias e objetivos de uma organização.
Além disso, o EPPM permite que as organizações gerenciem melhor a execução de projetos e programas e adquiram insights importantes, por exemplo, se um projeto está impactando um objetivo estratégico, quais unidades de negócios estão trabalhando em projetos iguais ou semelhantes e quais são os recursos alocados para cada projeto e os custos projetados do projeto e do programa.
Com o EPPM, cada parte de uma organização pode se alinhar com os objetivos de negócios maiores e trabalhar em conjunto para evitar redundâncias e maximizar o ROI.
Para alcançar um EPPM efetivo, as empresas precisam alavancar o EPMO, o qual deve idealmente abordar os seguintes itens:
- Projetos a serem financiados
- Projetos a serem cancelados ou adiados
- Projetos com desempenho fraco ou que precisam de intervenção externa
- Insights sobre como melhorar o risco do projeto, bem como o gerenciamento e monitoramento de conformidade
- Atração, retenção e motivação de todos os funcionários e membros da equipe
- Custos de produtos e projetos, bem como as maneiras pelas quais eles podem melhorar ou prejudicar as margens de lucro
- Os projetos mais essenciais para a missão do próximo trimestre e ano
Por que as empresas precisam de um escritório de gerenciamento de portfólio corporativo?
As empresas precisam de um escritório de gerenciamento de portfólio corporativo (EPMO) para avaliar e priorizar projetos em relação a metas e objetivos maiores de negócios. Essa análise as ajuda a alocar melhor os recursos e o orçamento.
Jason Kinder é o diretor de marketing da Pinnacle Management Systems. “As organizações devem ser capazes de se adaptar e se mover rapidamente, o que exige a necessidade de reunir sistemas tradicionalmente desconectados em uma visão de nível empresarial”, diz ele.
A função do escritório de gerenciamento de portfólio corporativo
Um escritório de gerenciamento de portfólio corporativo também ajuda a resolver os seguintes problemas:
- Redundâncias entre as equipes
- Falta de visibilidade do trabalho que está sendo feito e como acompanha os maiores objetivos estratégicos
- Atrasos no projeto e prazos perdidos
- Gargalos de recursos
- Gastos desnecessários e ROI perdido
Em que aspectos o PPM corporativo é diferente do PPM tradicional?
Enquanto o gerenciamento do portfólio de projetos tradicional é focado na entrega de projetos no nível da unidade de negócios, o PPM corporativo abrange todos os projetos, programas e portfólios que se alinham com os objetivos estratégicos da organização.
De acordo com Keith Gillette, fundador e CEO da TaskTrain, "Em geral, o EPPM integra o PPM em todo o contexto operacional da organização como uma solução integrada de gerenciamento de negócios... o gerenciamento de projetos, programas e portfólio corporativo integra essas práticas e sistemas orientados a projetos à produção em andamento e apoia os processos de negócios da organização em alinhamento com os objetivos estratégicos para criar um único sistema de gerenciamento corporativo."
Margaret Meloni, presidente da Meloni Coaching Solutions, Inc., diz: “Quando penso no EPPM, penso no melhor, mais eficiente e bem-sucedido PMO, só que usando esteroides, no bom sentido. Usar esteroides significa que é grande e forte e capaz de levar a empresa ao sucesso por meio da execução bem-sucedida do projeto.”
Objetivos do gerenciamento do portfólio de projetos corporativos
O principal objetivo do EPPM é fornecer uma visão de alto nível e 360 graus de todos os projetos, programas, portfólios e esforços coletivos de uma organização. Essa visão geral é fundamental para administrar um negócio sem problemas e se adaptar às mudanças eficientemente.
De acordo com uma pesquisa da CB Insights, 60% das empresas levam mais de um ano para lançar um novo produto no mercado. Isso, por si só, é uma razão pela qual as organizações dependem fortemente do PPM para reunir todos os componentes de seus programas e garantir que os planos sejam executados sem problemas, com eficiência e rapidez.
O EPPM também deve reunir todos os componentes de um projeto ou programa, como contabilidade financeira, gerenciamento da cadeia de suprimentos e CRM.
Vantagens do gerenciamento do portfólio de projetos corporativos
O EPPM oferece muitas vantagens, incluindo maior alinhamento entre um projeto isolado e objetivos de negócios maiores, menos redundâncias e menos interrupção no trabalho.
Outras vantagens incluem:
- Melhor alocação de recursos e orçamentos
- Melhor previsibilidade em relação às estruturas e abordagens do projeto
- Menos decisões reacionárias
- Melhor priorização do projeto
- Melhor acompanhamento do ROI do projeto
Gillette reitera essas vantagens. “O EPPM promete às empresas a capacidade de alcançar a excelência operacional enquanto se adaptam à rápida mudança nas circunstâncias do mercado”, diz ele.
Kinder faz observações semelhantes sobre o EPPM: “Gerenciamento por exceção é algo que sempre defendi. Um sistema de EPPM aponta os problemas que requerem atenção imediata e evita que esses problemas se percam na confusão.”
Como construir um processo de gerenciamento do portfólio de projetos corporativos
Construir um processo efetivo de gerenciamento do portfólio de projetos corporativos pode ser um processo fácil e perfeito se você seguir um modelo. Para criar seu próprio processo, siga as etapas abaixo.
- Crie um inventário do projeto: comece identificando todos os projetos, programas e portfólios em toda a organização, incluindo informações importantes e detalhes do projeto. Em seguida, organize os projetos por prioridade e alinhamento com os objetivos estratégicos da organização. É aqui que um PMO pode cumprir uma função valiosa, ajudando você a decifrar quais projetos podem prosseguir.
- Pense em perguntas essenciais: à medida que você cria seu inventário de projetos, pense nas seguintes perguntas:
- Quais são os projetos mais essenciais a serem concluídos ao longo do próximo ano?
- Quais projetos devemos financiar?
- Quais projetos envolvem o risco mais alto e como podemos mitigar esses riscos?
- Quais projetos existentes apresentam baixo desempenho?
- Como podemos melhorar o monitoramento do projeto em relação ao risco e à conformidade?
- Como podemos atrair, manter e motivar efetivamente nossos funcionários a ter um bom desempenho?
- Como podemos gerenciar melhor os custos do projeto e melhorar as margens?
- Desenvolva seu EPMO: à medida que você trabalha com os projetos e programas e respectivas prioridades relevantes, comece a incorporar seu EPMO e posicione-o corretamente dentro da organização (normalmente, isso ocorre sempre que o planejamento estratégico acontece).
- Alinhe seus projetos: agora que você tem uma ideia dos projetos que deseja avançar, alinhe-os com a estratégia e os objetivos gerais da organização para que você possa avaliar como orçá-los e planejá-los.
- Nomeie uma equipe de implementação: essa equipe deve ser composta por partes interessadas, gerentes de portfólio, programa e projetos e os membros da equipe que facilitarão os novos sistemas envolvidos no EPPM.
- Lance seu EPPM: implemente seu EPPM recém-desenvolvido usando uma plataforma de EPM central, que deve acompanhar o progresso de todos os projetos em andamento, as métricas de sucesso de cada projeto, recursos internos e externos do projeto, objetivos estratégicos e outros detalhes importantes.
- Monitore a execução e a conformidade: seu sistema de EPPM deve monitorar o status e o progresso do projeto regularmente para que você possa manter as partes interessadas informadas continuamente. Além disso, seu sistema deve garantir a governança do projeto adequada para responsabilidade e alinhamento entre as equipes de projeto e a organização como um todo.
- Obtenha insights de negócios acionáveis: seu sistema de EPPM deve ser capaz de revelar insights baseados em função, para que você sempre tenha informações sobre as responsabilidades de cada função e como os membros da equipe estão acompanhando o progresso geral do projeto.
Como diz Kinder, “Funções diferentes requerem dados diferentes. Certifique-se de que os painéis sejam específicos à função e forneça os dados certos para que o usuário tome decisões informadas.” - Configure padrões de acompanhamento: para tornar seu EPPM o mais efetivo possível, você precisará rastrear quem, o quê e quando para cada projeto e programa e garantir que todas as ações estejam alinhadas com os objetivos principais. Isso garante que cada função tenha acesso às informações certas e não precise perder tempo procurando os dados corretos para tomar decisões de negócios.
- Crie um documento com as lições aprendidas: esse documento deve incluir as lições aprendidas de cada projeto e servir como um post-mortem. Dessa forma, você pode repetir as ações que correram bem e eliminar todos os detalhes que atolaram um projeto. Esse documento deve ser de fácil acesso para todas as partes da sua organização.
Ciclo de vida do portfólio de projetos corporativos
Três componentes principais constituem o ciclo de vida do portfólio de projetos corporativos: tomada de decisão de inicialização, investimento e manutenção do orçamento e planejamento da estratégia de saída.
- Tomada de decisão de inicialização: também conhecida como sinal verde ou obtenção da adesão das partes interessadas e aprovação do negócio, essa parte do ciclo de vida aborda as métricas de sucesso que serão usadas para rastrear e classificar cada projeto. Documente quaisquer alterações feitas nessas decisões iniciais em um registro ou log de alterações.
- Investimento e manutenção do orçamento: uma vez que o EPPM esteja em andamento, você deve monitorar constantemente as despesas planejadas versus as reais, para ter uma visão precisa do orçamento. Isso também ajudará você e outras partes interessadas importantes a determinar se devem ou não interromper projetos ou repensar uma estratégia de negócios.
- Planejamento de estratégia de saída: também chamado de desativação ou planejamento de aposentadoria, essa parte do ciclo de vida deve ajudar você a criar uma estratégia de saída para um projeto ou programa, se necessário.
Dicas para implementar o EPPM
Algumas das dicas mais úteis de especialistas em PPM corporativo incluem priorizar os riscos do projeto e identificar soluções. Se possível, você deve cancelar os projetos que não estão mais alinhados com as estratégias da organização e evitar o microgerenciamento.
Mais dicas sobre o gerenciamento do portfólio de projetos corporativos incluem:
- Forneça aos membros da equipe autonomia e flexibilidade para concluir seu trabalho com base no EPPM, simplificando o gerenciamento de tempo e tarefas.
- Priorize a captura de dados em tempo real para que você possa tomar decisões de negócios mais rapidamente e cumprir melhor os requisitos e prazos do projeto.
- Use ferramentas e softwares de EPPM automatizados para simplificar seus processos e manter todos informados com relatórios em tempo real.
- Obtenha a adesão das partes interessadas o mais rápido possível.
“EPPM é um conjunto de ferramentas de nível corporativo para o uso dos principais executivos na tomada de decisões estratégicas”, diz Gillete. “Portanto, é fundamental que a implementação tenha a adesão dos principais executivos.”
Meloni expressa um sentimento muito semelhante sobre adesão e implementação: “A implementação realmente começa no coração e na mente de seu pessoal. Não há lugar para políticas negativas e tomadas de poder. Deve haver um espírito de colaboração e confiança. Todos devem entender que o avanço na carreira vem através do suporte ao sistema, não do boicote.”
Para começar com seu EPPM usando modelos úteis relacionados ao PPM, visite este artigo com uma grande variedade de modelos gratuitos e disponíveis para download.
Métricas do portfólio de projetos corporativos
O sucesso de um EPPM pode ser medido por uma série de métricas, incluindo financeiras (por exemplo, ROI), bem como dados mais qualitativos, como a satisfação dos funcionários.
Você também pode incluir critérios do cartão de pontuação equilibrado para identificar e medir a estratégia e o sucesso do EPPM. Além disso, você pode medir o sucesso específico dividindo as métricas por função. Por exemplo, um gerente de projetos pode classificar o sucesso com base no custo e nos dias para concluir um projeto, enquanto um executivo contábil pode medir o sucesso com base nos valores a pagar, valores a receber e números de faturas.
Como diz Gillette, “As melhores medições do sucesso da implementação do EPPM são aquelas que a empresa já usa para julgar a si mesma: os principais indicadores de desempenho do atual sistema de medição de desempenho da empresa melhoraram um ano após a implementação? O lucro, a receita ou a participação de mercado aumentaram para representar um retorno sobre o investimento para os custos da implementação do EPPM?”
Kinder, por outro lado, afirma que a adoção dos usuários é a principal métrica de foco. “O sistema de EPPM é bem-sucedido se eu exceder nossa meta de número de usuários. Isso me indica que o sistema é benéfico e fornece os dados corretos para tomar decisões fundamentadas.”
Meloni tem pensamentos semelhantes. “Embora existam algumas métricas de escopo, cronograma, orçamento, qualidade e mudança que são amplamente utilizadas, as métricas corretas são aquelas que dão suporte ao seu motivo para implementar o EPPM. Trata-se de medir o que é importante para sua organização”, diz ela.
Desafios do gerenciamento do portfólio de projetos corporativos
Os principais desafios do PPM corporativo incluem uma governança complexa de projetos e programas únicos, bem como o desenvolvimento de um plano de execução estratégico, bem pensado e bem documentado.
Outros desafios do PPM corporativo:
- Gerenciamento financeiro rigoroso: não há espaço para erros quando se trata de autorizar, registrar e relatar as finanças associadas aos seus projetos e programas. Para aumentar o ROI e remover ineficiências, uma organização deve se dedicar a controles financeiros e conformidade rigorosos.
- Falta de habilidades de gerenciamento específicas: ao implementar um EPPM, você deve considerar atentamente as habilidades da equipe do projeto e implementar o treinamento, se necessário.
- Escolha das ferramentas de EPPM: como diz Kinder: "Dedique o tempo necessário para definir os requisitos e avaliar as ferramentas. Já vi várias vezes que a decisão de comprar uma ferramenta foi tomada sem uma avaliação completa e, em um ou dois anos, eles estão procurando uma substituta.”
- Sobrecarga de KPI: certifique-se de não ter muitos KPIs para monitorar e executar. Kinder recomenda "quatro a seis KPIs em um painel e, em seguida, começar a investigar a raiz do problema. Não sobrecarregue as pessoas com dezenas de KPIs porque nem todas as métricas são essenciais.”
Simplifique o gerenciamento do portfólio de projetos corporativos com o Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.