O que são lições aprendidas no gerenciamento do projeto?
O termo lições aprendidas refere-se à experiência que você obtém ao participar e concluir um projeto. Uma equipe deve aplicar lições passadas aprendidas no início de um novo empreendimento e compilar novas descobertas durante e após sua conclusão.
Embora seja essencial coletar lições aprendidas no final de um projeto, pode ser benéfico reunir informações enquanto está no meio de um também.
Para saber mais sobre os modelos gratuitos de lições aprendidas de gerenciamento do projeto para gerentes do projeto, gerentes do produto, coordenadores do projeto, moderadores, patrocinadores do projeto e muito mais, consulte o artigoModelos Gratuitos de Lições Aprendidas de Gerenciamento do Projeto.
Qual é o propósito das lições aprendidas?
O objetivo de documentar e aplicar as lições aprendidas é incentivar a melhoria em termos de boas práticas para projetos futuros. O objetivo é criar uma equipe que aprenda com seus erros e repita e melhore seus sucessos.
Patti Armanini é gerente de qualidade da Festo USA e tem mais de uma década de experiência em gestão. Ela incentiva os gerentes de projeto a "revisar as lições passadas aprendidas para evitar cometer erros semelhantes da próxima vez. Mas [é] tão importante quanto alavancar as vitórias daqui para a frente, ajudar a agilizar o projeto e ajudar a eliminar os impedimentos antes que eles aconteçam.”
Um gerente de projeto bem-sucedido reconhece os processos que ajudam e prejudicam uma equipe. Eles também podem implementar as lições que aprenderam para melhorar esses processos continuamente.
Busque informações sobre as lições aprendidas de todos os envolvidos em um projeto. Os membros da equipe em todos os níveis dentro da hierarquia têm contribuições essenciais para a discussão e é sensato reunir o máximo de informações possível do maior número de pessoas possível. Este processo pode até ser uma experiência de construção de equipe em si mesmo, porque todos se fazem ouvir.
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Processo de Lições Aprendidas no Gerenciamento de Projetos
O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) descreve as lições aprendidas do processo no gerenciamento de projetos em cinco etapas.
- Identificar
Identifique os itens com os quais você pode aprender. Isto deve incluir áreas de melhoria, bem como ênfase no que sua equipe fez bem.
Exemplo: A equipe identifica que não poderiam fornecer resultados até o prazo final na Fase Dois. Os resultados deviam ser entregues duas semanas após a receção do resumo, mas foram entregues em três semanas. - Documentar
Documente e crie uma lista das lições aprendidas. Esta lista deve ser um esforço de grupo e conter informações de todos os membros da equipe.
Exemplo: Inclua o prazo falhado na lista, juntamente com os outros itens apresentados pela equipe. - Analisar
Analise as lições aprendidas, crie um relatório e compartilhe-o com membros da equipe e outras partes aplicáveis. Às vezes, você precisará criar vários relatórios com informações pertinentes para diferentes públicos.
Exemplo: Deveria ter sido programado mais tempo para que os resultados fossem fornecidos na Fase Dois. (Nota: Inclua estas informações nos relatórios da equipe e gerenciamento, mas não nos relatórios dos acionistas, pois é irrelevante para eles porque a equipe concluiu o trabalho a tempo.) - Armazenar
Organize e guarde estes relatórios em um local acessível a todas as partes interessadas, geralmente em uma unidade ou no armazenamento cloud.
Exemplo: Cataloge esses relatórios na unidade compartilhada usando o processo de nomenclatura padrão da empresa. - Recuperar
Use palavras-chave ao armazenar seus relatórios para torná-los mais fáceis de procurar e recuperar para projetos futuros.
Exemplo: Ao finalizar o calendário dos próximos projetos, pesquise palavras-chave como prazo para encontrar referências a lições passadas aprendidas sobre calendários realistas para projetos concluídos.
O que é um documento de lições aprendidas?
Um documento de lições aprendidas são os resultados coletados das pesquisas e das informações de membros da equipe ao longo do ciclo de vida de um projeto. Crie um processo para coletar informações em pontos-chave durante o projeto, depois registre e use-o para criar relatórios detalhados.
É importante registrar essas observações iniciais, para que você possa acessá-las posteriormente. Este documento contém os dados brutos que você usará para escrever seus relatórios.
Como documentar as lições aprendidas
Um gerente de projeto é responsável por documentar e identificar as lições aprendidas ao longo do ciclo de vida de uma tarefa ou projeto. Um gerente de projeto bem-sucedido usará as seguintes estratégias:
- Decida sobre as métricas que deseja documentar para seus relatórios. Estes podem ser efeitos esperados versus resultados, itens acionáveis ou oportunidades para aproveitar as lições de projetos anteriores.
- Pergunte à equipe o que deu certo e o que pode ser melhorado. Realize uma pesquisa ou registre respostas ao se reunir com a equipe.
- Organize estas respostas em um documento fácil de ler e referenciar. Estes documentos devem ser posteriormente usados para criar seu(s) relatório(s) de lições aprendidas.
- Colete e guarde estes documentos para referência em projetos futuros. Devem ser armazenados em um servidor na cloud ou em uma unidade compartilhada, de modo que sejam acessíveis para futuras referências a todos os membros da equipe a qualquer momento.
Você e as futuras equipes usarão esse feedback para aprender com sua experiência. É importante criar processos que agilizem a captura e o compartilhamento dessas informações.
Como captar lições aprendidas no gerenciamento de projetos
Uma ótima forma de captar as lições aprendidas é pesquisando as pessoas que trabalham e observando o projeto. Você pode descobrir que consegue extrair respostas mais diversas realizando uma pesquisa durante um projeto em vez de apenas depois de ele terminar.
Um benefício de uma pesquisa a meio do projeto é que você pode identificar e corrigir problemas antes que eles se tornem um problema real. Armanini ajudou a criar este exemplo de uma pesquisa a meio do projeto para gerentes de projeto:
Lições aprendidas da pesquisa a meio do projeto
Outra excelente maneira de captar comentários da equipe é realizar reuniões de lições aprendidas, por vezes chamadas de análise. Para obter mais informações sobre análises, leia nosso guia para executar uma análise e baixar modelos gratuitos de análises.
Como executar uma reunião de lições aprendidas
As reuniões de lições aprendidas podem ocorrer a qualquer momento durante um projeto. Durante a reunião, sua equipe deve compartilhar feedback sobre o que correu bem e o que precisa ser melhorado. Essas reuniões também são uma atividade eficaz de construção de equipe, pois são mais colaborativas do que realizar pesquisas individuais.
Suas reuniões de lições aprendidas devem seguir um formato semelhante e geralmente começam com uma agenda definida. Informe sua equipe sobre o que você vai abranger e o que você espera que eles contribuam. Em seguida, incentive uma discussão em grupo robusta sobre as lições aprendidas durante o projeto e certifique-se que nomeou alguém para lavrar a ata. Esta discussão deve incluir uma avaliação crítica das lições aprendidas e um plano sobre como utilizá-las em projetos futuros.
Para saber mais, leia nosso guia sobre como realizar uma reunião de lições aprendidas.
Como escrever um relatório de lições aprendidas no gerenciamento de projetos
Uma das etapas mais críticas na aplicação de lições aprendidas é a criação de relatórios de lições aprendidas. O objetivo de escrever um relatório de lições aprendidas é consolidar as informações da sua equipe e apresentá-las a uma audiência de maneira concisa e legível.
Passo a passo: Escreva um relatório de lições aprendidas
Ao escrever um relatório, considere o seguinte:
- Determine a audiência do seu relatório. Este relatório é para as partes interessadas ou membros da equipe do projeto? Os relatórios dos membros da equipe se concentrarão mais nas operações diárias do projeto, enquanto os relatórios das partes interessadas destacarão o quadro geral.
- Identifique as lições aprendidas em seu documento que são importantes para o seu público-alvo.
Organize as respostas e feedback da sua pesquisa pelo tipo de relatório ao qual elas se aplicam. Muitas respostas podem acabar em mais de um tipo de relatório. - Resuma as lições aprendidas. Ofereça sugestões de melhorias dos processos. Também não se esqueça de identificar o que correu bem.
- Distribua e guarde o relatório. Crie uma pasta na cloud ou em uma unidade compartilhada para referência e para uso em projetos futuros.
Exemplo de relatório de lições aprendidas
Baixar o Relatório Completo da Amostra de Lições Aprendidas
Você pode usar do relatório de amostra de lições aprendidas acima para exibir as conclusões de suas pesquisas e reuniões, bem como suas próprias observações como gerente de projeto. Baixe a versão completa e use-a para referência. Você também pode editá-la e personalizá-la com base em informações importantes para o seu público-alvo.
Baixar Modelo em Branco de Lições Aprendidas
Baixe uma versão em branco do modelo que atenderá às suas necessidades.
Como compartilhar lições aprendidas
A melhor maneira de compartilhar suas descobertas é criar relatórios específicos para diferentes níveis de envolvimento. O objetivo de criar um relatório de lições aprendidas é distribuir as conclusões do seu grupo entre um público-alvo.
- Conheça sua audiência: Membros em vários níveis de um estabelecimento se preocupam com diferentes graus de lições aprendidas. Você deseja apresentar relatórios personalizados com base no envolvimento do seu público na organização.
- O que dar às partes interessadas: As partes interessadas devem ver o escopo maior de um projeto. Eles estarão interessados em coisas como preocupações orçamentárias e margens de lucro, cronogramas de longo prazo e prazos e o alinhamento do seu projeto com outras metas no setor.
- O que dar aos membros da equipe: Os membros da equipe estão interessados no dia-a-dia do projeto. Dê a eles um relatório com ênfase em prazos individuais (cumpridos e perdidos), coesão e comunicação da equipe e sucesso geral do projeto. Certifique-se de avisá-los do que fizeram bem também.
- Guarde relatórios em um Repositório Central: Você deve guardar relatórios em um banco de dados totalmente acessível, como uma unidade compartilhada ou armazenamento na cloud, para que diferentes membros da organização possam referenciá-los a qualquer momento.
- Crie uma lista de lições do projeto: Crie um esboço básico de suas descobertas, sem entrar em excesso de detalhes. Esta lista pode ser compartilhada com um público-alvo maior, talvez por e-mail ou newsletter da empresa.
Quais são os exemplos de lições aprendidas em um projeto?
Todo o projeto concluído oferece experiências para as pessoas que trabalham nele, quer tenha sido ou não um sucesso. Estas lições podem ser universais ou específicas para a tarefa. Abaixo encontram-se exemplos de lições aprendidas para diferentes níveis em uma organização.
Exemplos de lições aprendidas para gerentes de projeto:
- Apoie sua equipe: Delegue tarefas de forma adequada e aplique prazos realistas. Promova um ambiente que incentiva a colaboração.
- Comunique claramente: Fale com frequência com a equipe e mantenha as linhas de comunicação abertas. Seja claro com suas expectativas.
- Dê elogios com frequência: Informe sua equipe quando eles fizeram algo bem. Como Armanini diz: "Não se esqueça de recompensar-se por essas vitórias!”
Exemplos de lições aprendidas para gerentes de projeto:
- Peça conselhos: Peça a informação de que você precisa de líderes e colegas de equipe.
- Fale com frequência: Comunique com eficácia com todos os níveis de envolvimento do projeto e atualize seu(s) gerente(s) em intervalos regulares.
- Melhore seu trabalho: Pegue o feedback e use-o para melhorar. Isso o ajudará a aprender com seus erros e aumentar seus sucessos.
Exemplos de lições aprendidas para a liderança da empresa:
- Esboço da imagem geral: Defina claramente as suas expectativas. Equacione as questões de orçamento e prazo no início do projeto.
- Proteja-se do risco: Examine áreas de alto risco. Tente se manter à frente de atrasos em larga escala.
- Eduque sua equipe: Use sua experiência contínua (e a das pessoas ao seu redor) para melhorar os processos em todos os níveis.
Por que as lições aprendidas são importantes na gestão de projetos?
Organizações que captam e utilizam lições aprendidas de projetos anteriores podem evitar erros mais facilmente, repetir seus sucessos e minimizar riscos em trabalhos futuros. Os gerentes de projeto desempenham um papel integral neste processo e permitem que suas equipes prosperem.
De acordo com o Bureau of Labor Statistics, cerca de metade de todas as novas empresas falham nos primeiros cinco anos. Uma empresa que se compromete a documentar e melhorar seus processos tem uma chance muito melhor de sobrevivência do que aquela que não o faz. A contratação e manutenção de gerentes de projeto excecionais garantem que estes processos irão melhorar continuamente.
Benefícios das lições aprendidas no gerenciamento de projetos
Ao identificar as lições aprendidas, você pode aproveitar seus sucessos e anota seus erros. Os benefícios adicionais das lições aprendidas na gestão de projetos incluem o seguinte:
- Aprenda com a experiência: Capitalize seu sucesso e evite erros do passado. “Registre as lições aprendidas em tempo real para que você não esqueça nada ao longo do caminho", sugere Armanini.
- Identifique áreas de ineficiência: Elimine processos redundantes e simplifique esforços futuros. Livre-se de qualquer coisa que não ajude a equipe a conquistar seus objetivos.
- Documente seus processos: Deixe que futuras equipes usem sua experiência a seu favor. Compartilhe seus conhecimentos com aqueles que vêm depois de você.
- Demonstre crescimento: Demonstre produtividade e resultados com relatórios organizados que remontam a projetos anteriores. Compare-os com relatórios no futuro para acompanhar seu progresso ou identificar lugares onde você ainda fica pendurado.
- Promova equipes mais coesas: Aumente a moral conseguindo mais vitórias como uma equipe.
- Melhore a comunicação: Envolva sua equipe no processo desde o primeiro dia. Encoraje-os a se manterem envolvidos ouvindo suas informações.
- Estabeleça boas práticas: Descubra o que funciona melhor para sua equipe, depois implemente e aplique essas mudanças.
Desafios das lições aprendidas nos projetos
Ao implementar lições aprendidas de processos com sua equipe, você provavelmente irá enfrentar alguns desafios. Eis alguns exemplos de desafios que os gerentes de projeto enfrentam:
- Implementação futura: Pode ser um desafio implementar as lições que você aprendeu em projetos futuros. “Sendo um profissional da qualidade, em relação a coisas que não correram tão bem, tenho tendência para me inclinar para a causa raiz, ação corretiva (RCCA) e investigação do tipo 8D. Ambos os métodos indicam o problema, identificam causas e, em seguida, propõem correções para eliminar ou reduzir as causas, tudo em um formato estruturado", explica Armanini.
Para saber mais sobre análises da causa raiz e baixar modelos gratuitos da causa raiz, leia "Modelos Gratuitos de Análise da Causa Raiz: Coleção Completa.” - Gerenciamento do tempo: Quando você tem um prazo apertado, encontrar tempo para reunir os comentários de sua equipe pode parecer impossível. Certifique-se que compreende as oportunidades para coletar e analisar os dados de lições aprendidas para que você não os deixe de fora.
- Organização: Armanini reflete sobre as mudanças feitas por sua empresa ao organizar seus dados de lições aprendidas. “No início, eram notas manuscritas em questionários pré-preenchidos ou em notebooks ou notas em um quadro branco ou flipchart, depois fotos das notas para referência futura. Para nos mantermos mais organizados, começamos a usar o Microsoft Teams e uma página do OneNote.”
- Culpa: “Torne seu questionário anônimo para uma equipe que não está acostumada a compartilhar coisas ruins", aconselha Armanini. Evite culpar qualquer membro da equipe por erros. Além disso, ela diz: "Tente encontrar alguém para organizar sua sessão. Se eu estiver realizando a sessão, precisa ser com uma equipe que confia em mim completamente para obter um feedback honesto. Especialmente se for um projeto que não correu muito bem, use um organizador. Isso pode ajudar a eliminar um pouco da emoção da sessão.”
Como aplicar lições aprendidas
O passo mais crucial para aplicar lições aprendidas a projetos futuros é identificar essas lições em primeiro lugar. Crie um sistema de pesquisa e colaboração sobre informações com sua equipe e certifique-se de registrar essas respostas para que possa acessá-las posteriormente. Organize-o por equipe, por tarefa ou pelo sistema mais pertinente para você.
Estabeleça diálogos oportunos com os membros da sua equipe. Realize reuniões informais entre reuniões formais e crie um sistema de coleta de feedback semanal ou mensal, dependendo do escopo de seu projeto. Você pode usar essas avaliações para verificar as lições aprendidas passadas e identificar novas à medida que elas surgem.
Não tenha medo de implementar as lições aprendidas no mesmo projeto, em vez de esperar até ao próximo. Na verdade, um sinal de um gerente de projeto eficiente é saber quando você precisa empurrar um processo em outra direção. Use as lições coletadas de sua instituição para levar sua equipe ao sucesso.
Boas práticas das lições aprendidas no gerenciamento de projetos
É vital equacionar as boas práticas para sua equipe única. Algumas boas práticas universais relacionadas com lições aprendidas no gerenciamento do projeto são as seguintes:
- Reúna informações com frequência: Observe sua equipe e realize reuniões informais. Quanto mais dados, melhor.
- Documente suas descobertas: Certifique-se de que seus relatórios estão bem documentados e pesquisáveis no armazenamento para que você possa encontrar facilmente lições relevantes aprendidas com empreendimentos anteriores.
- Revise lições passadas: Estabeleça um processo de revisão das lições aprendidas em cada etapa de um projeto e atualize este processo à medida que você avança.
- Envolva toda a equipe: Todos os envolvidos em um empreendimento, do estagiário ao gerenciamento, devem ter a oportunidade de dar informações.
- Não culpe ninguém: A equipe tem sucesso e comete erros como um todo. Promova a camaradagem e a colaboração, não a animosidade.
- Feche o ciclo: Realize uma retrospectiva do projeto para encerrar as operações. Para obter mais informações sobre as retrospectivas do projeto, confira nosso guia para o encerramento do projeto.
Considerações para coletar lições aprendidas em um ambiente de trabalho em casa
Em um mundo perfeito, você terá a oportunidade de realizar reuniões de lições aprendidas e pesquisas pessoalmente. Porém, quando toda ou parte de uma equipe trabalha em casa, você pode ter considerações adicionais.
“É fácil ser complacente quando não se trabalha em um ambiente de escritório estruturado. Não apenas as roupas, mas também a perda de interesse durante as reuniões porque é online e não presencial. Mas como trabalho em um ambiente de produção em uma indústria essencial, não ficamos completamente desligados por muito tempo. Estou de volta ao escritório em tempo integral desde meados de janeiro. Os engenheiros, as compras e semelhantes ainda trabalham principalmente em casa", diz Armanini.
“Transformamos as salas de reunião em grandes salas de pausa com poucas mesas para melhor espaçamento e tempos de intervalo rotativos para manter menos membros da equipe no intervalo ao mesmo tempo.” Ela sugere manter-se flexível para cumprir os calendários e os prazos de pesquisa, sempre que possível, para acomodar ambos os grupos.
Leia nossas "Dicas de Especialistas e Truques para Trabalhar em Casa" para saber mais sobre como prosperar em um ambiente de trabalho em casa.
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