Gerenciamento de múltiplos projetos vs. gerenciamento de programas
Enquanto o gerenciamento de programa está mais preocupado com as metas estratégicas gerais de uma organização, o gerenciamento de múltiplos projetos exige que você se concentre em entregas e prazos específicos, como faria ao gerenciar um único projeto.
Portanto, embora o gerenciamento de múltiplos projetos possa parecer que se enquadre na categoria de gerenciamento de programas, os dois conceitos são distintos.
| Características | Gerenciamento de múltiplos projetos | Gerenciamento de programas |
|---|---|---|
| Escopo | Todos os projetos têm seus objetivos definidos e limitados. | O programa tem um escopo mais amplo relacionado à missão e aos objetivos gerais da organização. |
| Planejamento | Os gerentes de projeto definem os objetivos e como realizá-los. | Os gerentes de programas desenvolvem um programa global e estabelecem uma visão organizacional para o trabalho no programa. |
| Como definir o sucesso | Cada projeto inclui produtos resultantes específicos que a equipe conclui em prazos pré-determinados. | A equipe avalia o benefício geral do programa para a organização. |
| Ciclo de vida | Temporário. | Permanente e contínuo. |
Gerenciamento de múltiplos projetos vs. Gerenciamento de um único projeto
Em vez de gerenciar um único projeto, gerenciar vários projetos exige que os gerentes tenham uma compreensão das diferentes prioridades e adotem várias habilidades.
Aqui estão algumas das diferenças e habilidades necessárias no gerenciamento de múltiplos projetos:
- Pensamento holístico: você precisará entender como os projetos se complementam e pensar em por que cada projeto é importante para sua organização. Considere tudo isso à medida que sua equipe prioriza tarefas com recursos limitados.
- “Gerenciar múltiplos projetos não é a mesma coisa que gerenciar um projeto. Você não pode simplesmente adotar as mesmas abordagens e fazê-las duas vezes, aplicando o mesmo processo a todos os projetos", diz Elizabeth Harrin, diretora da Otobos Consultants, sediada no Reino Unido, e autora, treinadora e palestrante em gerenciamento de projetos. "Isso é mais trabalho para você, e não se adéqua à maneira como suas partes interessadas estão pensando. Eles gerenciam sua carga de trabalho de forma holística, como um todo, e você deve fazer isso também. Você não pode tratar todos os projetos de modo isolado."
- Estabelecimento e reavaliação de prioridades: com um único projeto, você pode priorizar tarefas com facilidade, e às vezes simplesmente realizá-las em sequência. Com múltiplos projetos, no entanto, os líderes de equipe e seus membros devem inicialmente estabelecer prioridades entre diferentes tarefas e projetos e reavaliá-las continuamente à medida que o trabalho avança para garantir que concluam as tarefas mais importantes primeiro.
- Comunicação e registros regulares: quando os membros da equipe estão trabalhando em vários projetos, é ainda mais importante a comunicação contínua e o fornecimento à equipe do acesso a todas as atualizações de progresso. Os líderes da equipe devem fazer registros regulares com os membros da equipe, para que todos saibam que o trabalho mais importante está sendo feito e como está sendo feito.
- Gerenciamento da agenda: os líderes das equipes precisam entender e gerenciar o cronograma dos membros da equipe. Isso garantirá que as tarefas recebam a atenção que precisam e que a equipe não perca nenhum prazo.
Como gerenciar múltiplos projetos
Você deve ter uma estratégia para gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo, e para fazer isso bem é necessário que você avalie continuamente prioridades e equilibre as tarefas.
Aqui estão algumas diretrizes para gerenciar múltiplos projetos:
- Planeje com antecedência: gestores e gerentes de projetos enfrentam um problema comum: gastar muito tempo em uma tarefa. Preveja o tempo necessário para concluir as tarefas existentes antes de se comprometer com novos projetos. Em seguida, crie um escopo de projetoabrangente e agende tarefas adequadamente. Se você não fizer isso, poderá encontrar-se pulando de um projeto para o outro, sem saber quais tarefas concluir para manter-se no caminho certo.
- Avalie tarefas do projeto: separe as tarefas do projeto por data de vencimento e organize-as por subcategorias (diárias, semanais e mensais). Siga um processo para priorizar cada tarefa com base na categoria e no prazo do projeto para que você possa lidar com todas elas de forma eficaz durante todo o cronograma do projeto e evitar dificuldades.
Abaixo estão algumas dicas para lidar com um grande volume de tarefas:- Tarefas com código de cores por nível de importância.
- Conclua pelo menos um item acionável em sua lista de tarefas todos os dias. Isso não precisa ser uma tarefa enorme, mas deve ser algo que você terminou naquele dia.
- Elenque (e realize) tarefas menores para ajudar a fazer com que objetivos maiores pareçam gerenciáveis. Acompanhe essas tarefas para criar um senso pessoal de realização que você pode informar durante as atualizações de progresso.
- Priorize resultados: não importa o quão organizado você seja, gerenciar múltiplos projetos pode ser desafiador se você não priorizar tarefas baseadas nos resultados desejados. Engaja sua equipe para ajudá-lo a configurar um sistema que identifique e acompanhe prioridades.
Antes de parar de trabalhar em uma tarefa, pergunte a si mesmo o que acontecerá com o projeto se você não concluí-lo dentro do prazo. Considere como cada projeto se alinha aos objetivos principais da empresa. Então, identifique o trabalho que terá mais impacto.
Abaixo estão algumas coisas importantes para ter em mente ao trabalhar em múltiplos projetos:- Evite começar pelos projetos mais fáceis. Em vez disso, priorize o trabalho com base no que terá o maior impacto.
- Comunique-se com os membros da equipe regularmente para ver quais tarefas precisam ser concluídas antes que um projeto possa progredir para a próxima tarefa.
- Defina expectativas: antes de começar a trabalhar em qualquer projeto, gerencie as expectativas obtendo uma compreensão clara dos objetivos do projeto e do prazo ideal (mas realista). Se não conseguir cumprir os objetivos do prazo original, converse com os líderes do projeto e faça ajustes.
Dicas para gerenciar múltiplos projetos
Especialistas ressaltam que gerenciar vários projetos exige que você acompanhe continuamente metas, empregue excelentes habilidades de comunicação e aprenda a dizer às pessoas quando você não pode assumir trabalhos adicionais.
Aqui estão algumas dicas adicionais para gerenciar múltiplos projetos:
- Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo: para gerenciar e concluir com eficiência múltiplos projetos a tempo, evite mudar de tarefa a todo momento. Em vez disso, dê toda a sua atenção a uma única tarefa por um período de tempo definido (pelo menos 45 minutos a 60 minutos). Defina um alarme e se atenha à tarefa até o alarme tocar. Se possível, estenda o período definido para uma tarefa.
Ao se mudar de tarefa com frequência, perde-se produtividade. Seu cérebro precisa de tempo para se ajustar a cada mudança antes de trabalhar produtivamente em uma nova tarefa. - Estabeleça uma estrutura sólida de processo: Kristen Jourdanis, Gerente Sênior de Produtos Técnicos da Airspace, uma empresa de transporte e logística da Califórnia, oferece o seguinte conselho: "Estabelecer uma linguagem comum e um processo consistente de alto nível é o mais importante. Se eu não puder me comunicar efetivamente com a equipe, ninguém entenderá do que estou falando, e o resultado não atenderá ao propósito do projeto. Se ninguém souber o que deve ser realizado em um dado momento no projeto, eles não fornecerão informações críticas quando algo estiver sendo realizado no momento errado. Tento criar um sistema autônomo no qual os membros da equipe são capacitados para informar seu progresso de forma automatizada."
- Comprometa-se com a comunicação: a comunicação eficiente é fundamental para garantir que tudo corra bem. Com tanto trabalho diário e tantos projetos, é fácil perder de vista ou negligenciar uma tarefa importante. Crie um sistema organizacional que esclareça as prioridades do projeto sem a necessidade de comunicação excessiva e microgerencie sua equipe. Concentre-se em comunicar o que é essencial para o êxito do projeto.
- Diga não: você não será capaz de avançar com eficiência em múltiplos projetos se aceitar todo e qualquer trabalho novo. Outras pessoas podem querer atribuir a você novas tarefas com frequência, e você deve ser capaz de dizer "não" a qualquer tarefa que não seja capaz de assumir realisticamente — caso contrário, as tarefas existentes serão prejudicadas, pois você perderá prazos, produzirá trabalho de baixa qualidade ou ambos.
"A restrição mais significativa (no gerenciamento adequado de múltiplos projetos) é não ter horas suficientes no dia", diz Harrin, da Otobos Consultants. "Isso é um problema de gerenciamento de recursos e de priorização de portfólio, pois os chefes esperam que as pessoas aceitem todas as novas iniciativas. Não há disposição para uma conversa honesta sobre a probabilidade realista de entregar todos os projetos com êxito." - Evite distrações: nos ambientes de trabalho atuais, existem muitas distrações — e-mails, mensagens do Slack, mensagens no celular, reuniões e chamadas telefônicas ou do Zoom. Você deve evitar essas distrações por um período de tempo definido, a fim de progredir em tarefas e metas do projeto. Defina um alarme e silencie e-mails, textos e outras notificações.
Para obter mais dicas úteis sobre formas de se concentrar e gerenciar o tempo de modo eficaz, leia nosso guia de dicas e técnicas de gerenciamento de tempo. - Atente-se para a responsabilidade da equipe e para a sua própria: agende registros regulares com sua equipe (alguns podem ser reuniões entre você e mais uma pessoa ). Também é recomendável agendar reuniões em equipe ou reuniões em um grupo menor onde as pessoas possam discutir progressos e problemas que estão tendo, bem como relatar o que planejam realizar na próxima semana (ou outro período de trabalho definido). O gerente do projeto também deve informar sobre tarefas e problemas.
"Faça registros regulares e construa relacionamentos com sua equipe", diz Harrin. "Eles deverão se sentir à vontade para falar sobre desafios ou sobre as próximas folgas deles para que você possa melhorar suas agendas. Ensino as pessoas a usar um calendário que mostre os principais marcos e pontos essenciais de todos os projetos, para que elas sempre tenham o panorama geral em mente." - Crie uma indicação à empresa: forneça indicações aos colegas de trabalho quando você não puder ser incomodado em determinados momentos — exceto em emergências. Essas indicações podem ser as seguintes:
- Uma placa em sua porta ou espaço de trabalho afirmando que você não pode ser perturbado por um determinado período
- Uma resposta automática por e-mail que informe que você só responderá a e-mails emergenciais até uma data específica
- Datas bloqueadas em seu calendário
- Sempre verifique as metas: Jourdonais, da Airspace, recomenda que as equipes "estabeleçam uma linha de base frequente para o valor pretendido dos projetos e vejam se os projetos estão acompanhando a entrega desse valor. Estou acostumado a trabalhar em empresas onde os mercados em que operamos estão evoluindo de modo incrivelmente rápido. A intenção de um projeto nem sempre se alinha com os resultados projetados, devido a fatores comerciais instáveis. Eu acompanho de perto quando as coisas podem estar se afastando do caminho pretendido. Às vezes isso é aceitável, e percebemos que precisamos mudar o caminho e as nossas prioridades.
"É desafiador manter o controle de tudo, mas eu peco com o excesso de comunicação e de documentação sobre como essas mudanças estão acontecendo, para que ninguém fique perdido com relação aonde estamos em cada projeto hoje." - Tarefas delegadas: pode ser difícil passar o trabalho para os outros, mas às vezes é essencial — principalmente para os gerentes — de modo a concluir todo o trabalho importante a tempo.
Delegar trabalho pode ser o uso mais eficiente do tempo das pessoas. Se você não é o gerente, certifique-se de que um gerente aprove todas as transferências possíveis de trabalho. - Gerenciar expectativas: à medida que seu projeto avança, continue a se comunicar com os líderes do projeto sobre quaisquer obstáculos que você experimente na conclusão de determinadas tarefas ou quaisquer outros problemas. Ajude-os a entender por que determinados objetivos e prazos do projeto podem precisar mudar bem antes de atingido o prazo.
- Entenda sempre as próximas tarefas: Thomas Cagley é presidente da Tom Cagley and Associates, uma consultoria que ajuda empresas com desenvolvimento e manutenção de Software. "Ter uma única lista de tarefas pendentes é fundamental", diz ele. "A lista de pendências precisa fornecer uma visão geral do trabalho a ser priorizado e precisa ser associada a todos os sistemas de gerenciamento de trabalho que estejam sendo usados."
Estratégias e metodologias para gerenciar múltiplos projetos
Especialistas recomendam uma série de estratégias e metodologias de gerenciamento de projetos para gerenciar múltiplos projetos simultaneamente. Para implementar algumas dessas estratégias e metodologias, você pode usar as seguintes ferramentas básicas:
- Gráfico de Gantt: um gráfico de Gantt é uma visão da linha do tempo de um projeto que monitora tarefas, bem como recursos, dependências entre tarefas, e a progressão geral do projeto. (Para saber mais sobre os gráficos de Gantt e baixar modelos gratuitos de gráficos Gantt, acesse " Free Gantt Chart Templates for Multiple Projects (Modelos de gráficos de Gantt gratuitos para múltiplos projetos).")
- Gráfico PERT: esse tipo de gráfico fornece uma visão gráfica sequenciada de todas as tarefas programadas em um projeto, bem como projeções dos períodos mais curtos, longos e prováveis necessários para a conclusão de um projeto, juntamente com a duração mais provável do projeto. (Leia nosso guia sobre gráficos PERT e veja os modelos.)
- Diagramas de Ishikawa ou de espinhas de peixe: usado para a análise de causas principais, esse tipo de diagrama se parece com o esqueleto de um peixe. Anote o problema que você está analisando na cabeça do peixe, e quaisquer possíveis causas como barbatanas saindo da espinha dorsal. [Para saber mais sobre diagramas de espinhas de peixe e outras técnicas Lean, acesse "The Indispensable Guide to Lean Process Improvement with Templates and Case Studies (O guia indispensável para a melhoria de processos Lean com modelos e estudos de caso)."]
- Estrutura analítica do projeto (WBS): essa ferramenta visual ajuda você a definir e monitorar todos os pequenos componentes e produtos que compõem um projeto. (Leia o nosso guia WBS para saber mais.)
Aqui estão algumas estratégias e metodologias importantes que podem ajudá-lo a gerenciar múltiplos projetos simultaneamente:
- Cascata: essa é a metodologia de monitoramento de projetos mais tradicional, na qual os membros da equipe mapeiam um projeto em fases sequenciais. O monitoramento constante permite ver como as fases subsequentes só podem começar depois que uma anterior terminar. (Leia nosso tutorial sobre Cascata para aprender a criar esses gráficos.)
- Agile: esse método é baseado no desenvolvimento iterativo e começou como uma estratégia para o desenvolvimento de Software. O trabalho e as soluções evoluem à medida que equipes colaborativas trabalham constantemente na base de tentativa e erro para ajustar e aprimorar os processos. [Você pode aprender mais sobre o Agile acessando "Everything You Need to Know about Agile Project Management" (Tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento Agile de projetos).]
- Scrum: uma das metodologias Agile mais comuns, o Scrum é um pouco mais estruturado do que o Agile simples. O Scrum fornece uma maneira para as equipes pensarem sobre como algo pode funcionar melhor e faz testes e melhorias contínuas. (Leia nosso guia para a metodologia Scrum para saber mais.)
- Sprints: em projetos Agile, sprints são iterações de trabalho específico que uma equipe conclui em um período de tempo fixo. Os sprints geralmente duram cerca de duas semanas, e nunca mais do que um mês. Cada sprint se concentra em terminar uma tarefa específica a partir dalista de pendências de produtos, que é a lista de tarefas que devem ser concluídas.
Jourdonais, da Airspace, diz que ela pode usar, em alguns projetos, um híbrido da Cascata, mais tradicional, e do Agile.
"É difícil obter a adesão de toda a empresa para os principais locatários de muitas das características do Agile com prazos necessários que estão em vigor com alguns projetos", diz Jourdonais. "Eu costumo trabalhar em sentido inverso a partir de um prazo fixo usando a Cascata, com partes do trabalho pretendido em cada sprint de duas semanas. Então, com o Agile, eu faço uma nova linha de base e atualizo o projeto à medida que descobrimos o quanto é viável cada prazo. Você começa a perceber rapidamente quais projetos têm prazos reais à medida que descobre sua trajetória em cada período de sprint e faz ajustes." - Kanban: essa é uma técnica de coordenação, muitas vezes usada na fabricação e na produção, em que as equipes usam pequenos cartões do Kanban para representar tarefas. Os membros da equipe movem essas cartas em um quadro Kanban que tem colunas diferentes, que representam as etapas do processo de fabricação ou do projeto.
- Scrumban: essa metodologia de gerenciamento de projetos combina características de Scrum e Kanban. Ela combina a estrutura do Scrum com o aumento da flexibilidade da equipe em Kanban." Uso a abordagem Scrumban para projetos internos", diz Thomas Cagley. "O trabalho é priorizado, refinado e, em seguida, vinculado ao trabalho em andamento à medida que há capacidade disponível."
- Scaled Agile Framework (SAFe): essa é uma metodologia que utiliza a estrutura Agile, mas funciona melhor para organizações maiores.
- Método de caminho crítico: esse método para identificar a sequência de tarefas que uma equipe deve concluir para finalizar um projeto. Ele mostra a maior duração possível do projeto, que fornece insights sobre o cronograma do projeto. [Para saber mais sobre essa prática, acesse "The Ultimate Guide to the Critical Path Method (O Guia Definitivo para o Método de Caminho Crítico)."]
- Cadeia crítica ou gerenciamento de projetos em cadeia crítica: Cadeia crítica é semelhante ao caminho crítico, mas leva em conta os recursos de uma organização na previsão do tempo que levará para concluir um projeto.
- Processo Unificado Racional (RUP): esse é um processo que se originou em uma divisão da IBM, sob o qual se divide o desenvolvimento de Software ou o trabalho do projeto em quatro fases: início, elaboração, construção e transição.
- Método de quatro quadrados: nesse método, os usuários criam uma lista de tarefas e, em seguida, escolhem em qual dos quatro quadrados as tarefas se enquadram: importante, não importante, urgente, não urgente. Os membros da equipe, então, realizam o trabalho com base nessas escolhas.
Kit inicial para gerenciamento simultâneo de múltiplos projetos
Esse kit inicial inclui um modelo de visão geral para ajudar sua equipe a monitorar vários projetos ao mesmo tempo, além de modelos para ajudar nesse processo. Especificamente, você encontrará modelos para propor um projeto, criar um estatuto de projeto, acompanhar múltiplos projetos ao mesmo tempo, incluindo detalhes de monitoramento, responsabilidades e prazos para cada projeto.
Baixe o kit inicial para gerenciamento de múltiplos projetos
Modelo de visão geral para gerenciamento de múltiplos projetos
Baixe o modelo de visão geral para gerenciamento de múltiplos projetos - Microsoft Excel
Sua equipe pode usar esse modelo para ajudá-la a monitorar e gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo. O modelo inclui entradas para ajudar no monitoramento de todo o processo. Ele também inclui detalhes e links para outros modelos que podem ser úteis para monitoramento de múltiplos projetos. Você pode personalizar o modelo para atender às suas necessidades.
Modelo de projeto proposto
Baixe o modelo de projeto proposto
Use esse modelo para propor um projeto e oferecer detalhes sobre o projeto proposto, incluindo a metodologia. Esse modelo inclui entradas para detalhes sobre o projeto proposto, para o modo como a proposta se relaciona com as metas da organização e uma data de início proposta. Você pode personalizá-lo para atender às suas necessidades.
Modelo de estatuto de projeto
Baixar modelo de estatuto do projeto
Microsoft Excel | Microsoft Word
Sua equipe pode usar este modelo de estatuto de projeto para criar um estatuto para o seu projeto. O modelo permite que você forneça detalhes sobre o projeto, seu escopo, cronograma e custos. Sua equipe pode personalizar o modelo para atender às suas necessidades.
Modelo de acompanhamento de múltiplos projetos
Baixe o modelo de acompanhamento de múltiplos projetos
Use esse modelo para acompanhar múltiplos projetos simultaneamente. O modelo inclui espaço para inserir detalhes sobre múltiplos projetos e tarefas dentro desses projetos. Ele também permite que sua equipe acompanhe vários prazos em um gráfico de Gantt, para que você possa ver como prazos em várias tarefas e projetos se conciliam.
Modelo de linha do tempo de projeto
Baixar modelo de linha do tempo de projeto
Sua equipe pode usar esse modelo de linha do tempo de projeto para fornecer uma descrição detalhada de um projeto, incluindo todas as responsabilidades e prazos dos membros da equipe. Você pode incorporar essas tarefas e prazos com base nas responsabilidades dos membros da equipe em outros projetos e personalizar o modelo para atender às suas necessidades.
Desafios no gerenciamento de múltiplos projetos
É comum sentir-se sobrecarregado ao trabalhar em vários projetos, pois pode ser desafiador monitorar tudo, coordenar o trabalho da melhor maneira e se comunicar com eficiência.
Aqui estão alguns dos desafios mais comuns de gerenciar múltiplos projetos:
- Falta de visibilidade em todos os projetos: pode ser difícil ver e avaliar em um só lugar todo o trabalho e as metas gerais de cada projeto.
"Se você não pode imaginar o trabalho, gerenciá-lo torna-se muito difícil", diz Cagley. - Inconsistências em entregas e processos: alguns projetos são gerenciados de forma diferente ou por meio de uma série de sistemas diferentes, que podem introduzir ineficiências se os processos e entregas forem inconsistentes.
- Incerteza na priorização de tarefas: com tantas tarefas e tantos projetos, pode ser desafiador para os líderes de equipe e para os membros priorizarem as tarefas mais importantes em um dado momento.
- Trabalho duplicado: se sua equipe não coordenar bem seu trabalho, os membros da equipe podem acabar trabalhando na mesma tarefa sem saber disso.
- Informações ausentes ou perdidas: quando você não acompanha o básico de cada projeto, sua equipe pode perder informações vitais para a sua conclusão.
- Má comunicação com a equipe: ao trabalhar em múltiplos projetos simultaneamente, podem ocorrer falhas de comunicação e, como resultado, ineficiências.
- Alocação ineficaz de recursos: ao monitorar e coordenar todo o trabalho e todos os objetivos do projeto de modo ineficaz, você pode usar muitos recursos para algumas tarefas e recursos insuficientes em outras.
- Trabalho em equipe dificultado ao trabalhar remotamente: os líderes da equipe e os membros da equipe descobriram que um trabalho sólido pode ser feito remotamente. Mas a colaboração ainda é às vezes mais eficaz quando os membros da equipe podem se encontrar pessoalmente, pelo menos periodicamente.
"Com trabalho remoto, a colaboração eficiente pode ser um grande desafio entre plataformas de ferramentas e fusos horários", diz Jourdanis. "Eu sempre prefiro me sentar em uma sala com as partes interessadas para orientar projetos. É difícil ler uma sala e ganhar intuição sobre fatores mais sutis quando não há espaço, pois nem sempre é possível ver se os participantes estão engajados ou ouvindo. É difícil saber como se conectar com todos de modo eficiente."
Automação do fluxo de trabalho para gerenciamento de múltiplos projetos
Automatizar o fluxo de trabalho pode ser útil em todo o gerenciamento do projeto, principalmente no gerenciamento de múltiplos projetos. Você pode automatizar tarefas repetitivas, como aprovações, atualizações e lembretes. A tecnologia pode economizar tempo para os membros da equipe realizarem trabalhos mais complexos.
Sua equipe pode considerar Softwares com pouco código ou sem código para gerenciar múltiplos projetos. As plataformas fornecem uma interface gráfica de usuário que ajuda na programação de soluções simples para sua equipe sem precisar criar nenhum código. Exemplos desses Softwares incluem Visual LANSA, GeneXus, Creatio e Smartsheet.
Você pode aprender mais sobre essas ferramentas lendo nosso guia para automação de fluxo de trabalho.
Modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
Baixe o modelo de fluxo de trabalho do gerenciamento de projetos
Microsoft Excel | Microsoft Word
Os modelos podem ajudá-lo a descobrir e monitorar o fluxo de trabalho adequado ao gerenciar múltiplos projetos. Esse modelo gratuito para download é útil para desenvolver novos planos de projetos, criar etapas e garantir a aprovação das partes interessadas.
Encontre modelos gratuitos de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos para projetos específicos.
Como automatizar fluxos de trabalho em múltiplos projetos
Você pode automatizar parte do fluxo de trabalho da sua equipe para adiantar vários projetos ao mesmo tempo. Você pode aprender mais baixando esta lista de verificação, que inclui solicitações de como introduzir com sucesso a automação em vários projetos.
Baixe a lista de verificação de automatização de processos para gerir múltiplos projetos — Adobe PDF
Gerenciamento de múltiplos projetos com Software de gerenciamento de projetos
Gerenciar múltiplos projetos pode ser bem complicado sem Softwares de gerenciamento de projetos, que oferecem uma gama de ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar melhor vários projetos ao mesmo tempo.
O Software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a fazer o seguinte:
- Reunir todos os documentos, anotações e mensagens sobre um projeto em uma única plataforma. A plataforma também geralmente fornece um resumo rápido do status das tarefas do projeto e o status geral.
- Agendar tarefas e subtarefas em um calendário em tempo real que todos os membros da equipe podem ver.
- Criar relatórios diários ou semanais que forneçam uma visão geral do progresso individual e da equipe.
- Criar listas de tarefas automatizadas.
- Criar relatórios de monitoramento sobre recursos disponíveis e sobre gerenciamento de recursos.
Simplifique o gerenciamento de múltiplos projetos com o Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.