O que é o sucesso do projeto?
O termo sucesso do projeto refere-se ao critério específico estabelecido pelo cliente e pela equipe do projeto antes do início do projeto. As equipes usam essas especificações, marcos e entregas para avaliar o sucesso do projeto após o encerramento dele.
A importância de medir o sucesso do projeto
É importante medir o sucesso de um projeto para que a equipe do projeto possa acompanhar o progresso e identificar quaisquer melhorias no processo. Medir o sucesso do projeto proporciona informações valiosas sobre a satisfação do cliente e da equipe, auxilia na melhoria contínua e apoia decisões futuras.
Hassan Osman, diretor do escritório de gerenciamento de projetos da Cisco e autor do blog The Couch Manager, afirma: “Avaliar o sucesso do projeto é importante porque é assim que você determina a eficácia real dele. Os fatores de sucesso geralmente dependem das metas iniciais do projeto, que incluem métricas objetivas e subjetivas.”
O papel do ciclo de vida do projeto no sucesso do projeto
Você pode medir o sucesso de um projeto observando cada fase do ciclo de vida dele, desde o início até o planejamento, execução e encerramento:
- Início: Esta fase identifica o escopo e os entregáveis do projeto. As entregas concluídas podem determinar o sucesso de um projeto.
- Planejamento: Estabelecer um fluxo de trabalho, recursos e orçamento. A precisão desse planejamento contribui para o sucesso de um projeto.
- Execução: Esta fase monitora o orçamento, a progressão e a qualidade do trabalho. O desempenho desses elementos pode medir o sucesso de um projeto.
- Encerramento: Esta fase analisa a conclusão de marcos e entregáveis, que afetam diretamente o sucesso de um projeto.
Avaliação de projetos
A avaliação do projeto permite que uma equipe de projeto reflita sobre o sucesso e o fracasso de um projeto com base nas métricas definidas pela equipe.
Como sugere Osman, “Definir adequadamente suas medições e níveis de tolerância antes de começar ajuda a definir as expectativas certas para todos. Uma prática recomendada é definir seus fatores de sucesso antes de iniciar o projeto. Uma ideia é imaginar como usar em uma das três principais restrições – tempo, custo e escopo – afetaria a medida de sucesso após o encerramento do projeto. Por exemplo, alguns projetos considerariam um adicional de duas semanas no cronograma e um aumento de 2% no custo como um grande sucesso. Com outros projetos, esse mesmo acréscimo no cronograma e aumento de custo pode ser um fracasso completo.”
Como medir o sucesso de um projeto?
Você pode medir o sucesso de um projeto revisando o escopo do projeto, avaliando as especificações do projeto, analisando o orçamento do projeto e analisando a satisfação interna e do cliente.
Essas etapas são descritas a seguir.
Etapa 1: Revise o escopo do projeto
Comece revisando os requisitos e entregáveis que a equipe concordou no início do projeto. Para cada entregável, anote os recursos necessários, as tarefas e o tempo que levou para ser concluído.
Etapa 2: Avalie as especificações do projeto
O projeto atendeu às expectativas e objetivos? Você pode determinar isso avaliando se todas as entregas foram concluídas ou não e se os acordos foram cumpridos dentro do prazo esperado.
Etapa 3: Analise o orçamento do projeto
O orçamento pode ser um indicador essencial do sucesso do projeto. Observe a quantidade de tempo gasto no projeto e se ele excedeu ou não o orçamento.
Etapa 4: Avalie a satisfação do cliente
A satisfação do cliente com o resultado do projeto é fundamental. Se eles não estiverem totalmente satisfeitos, devem poder dar um feedback, que você pode usar como insight para projetos futuros a fim de ajudar a gerar novos negócios.
Etapa 5: Analise o crescimento interno e a satisfação da equipe
É importante que a equipe do projeto se sinta bem com seu papel e com o resultado do projeto. O projeto foi desafiador e interessante? A equipe está satisfeita com a qualidade dos entregáveis? Esses fatores contribuem para a sensação de realização e satisfação no trabalho da equipe do projeto.
Modelo de e-mail de pesquisa do cliente
Baixar o modelo de e-mail de pesquisa do cliente – Microsoft Word
Use este modelo para enviar uma pesquisa por e-mail ao cliente para avaliar sua satisfação e solicitar feedback após a conclusão do projeto. A pesquisa abrange a interação com a equipe do projeto, satisfação geral e projetos futuros. As perguntas incluem opções do tipo sim/não e espaço para respostas por escrito, para que o cliente possa compartilhar suas reflexões e experiências.
Modelo de e-mail de pesquisa de equipe
Baixar modelo de e-mail de pesquisa de equipe – Microsoft Word
Use este modelo para enviar uma pesquisa por e-mail à equipe do projeto para obter feedback após a conclusão do projeto. A pesquisa abrange liderança, trabalho em equipe e experiência geral de trabalho no projeto. As perguntas incluem opções do tipo sim/não, respostas em escala e tipos de resposta livre, para que a equipe possa compartilhar seus pensamentos e experiências.
Status do projeto e modelo de relatório de marcos
Baixar o modelo de relatório de status e marco do projeto – Microsoft Excel
Use este modelo para gerar um relatório que possibilita a análise do avanço do projeto e se ele foi bem-sucedido ou não no cumprimento de cada marco. O modelo destaca três marcos principais do projeto e seus critérios de sucesso. Além disso, você pode avaliar o status do projeto e se ele atendeu ou não ao cronograma projetado.
Como documentar os critérios de sucesso do projeto
Os critérios de sucesso do projeto abrangem o gerenciamento geral do projeto e os entregáveis do projeto. É importante documentar os critérios de sucesso do projeto para garantir que o custo, o escopo e o tempo esperados estejam no caminho certo para atender às expectativas. A documentação dos critérios pode assumir a forma de orçamentos, marcos e cronogramas.
Para saber mais sobre como determinar os critérios de sucesso do projeto, leia nosso guia completo.
Exemplos de sucesso do projeto
Em seu artigo de 2017 “Fatores de sucesso do gerenciamento de projetos”, os autores Dr. Mladen Radujkovic e Mariela Sjekavica fornecem um detalhamento do sucesso do gerenciamento de projetos para destacar três categorias distintas de fatores de sucesso do projeto:
- Elementos das competências de gerenciamento de projetos: Os elementos incluem as competências técnicas, comportamentais e contextuais do gerente do projeto e dos membros da equipe do projeto. A competência é medida pelo conhecimento das práticas recomendadas e pela capacidade de atender aos padrões esperados dentro do ambiente do projeto.
- Elementos de organização: Os elementos incluem a estrutura, cultura, atmosfera e competência da organização. A organização é especialmente importante para equipes que gerenciam mais de um projeto por vez.
- Elementos de metodologias, métodos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos: Os elementos incluem metodologias, software, ferramentas, técnicas de tomada de decisão, ferramentas de avaliação de risco e ferramentas de suporte de tecnologia de comunicação da informação. Um gerente de projeto deve saber quais ferramentas e métodos serão melhores para cada projeto.
Como Radujkovic e Sjekavica escrevem: “Teoricamente, se você tem um gerente de projeto competente, equipe competente, gerente e equipe coordenados, estrutura organizacional, cultura, atmosfera e competência adequadas, bem como alto uso de metodologias de gerenciamento de projetos, métodos, ferramentas e técnicas, seu projeto deve ter um gerenciamento de projetos altamente bem-sucedido e permitir o sucesso do projeto”.
Exemplos de sucesso do projeto incluem o seguinte:
- Execução de tarefas e marcos
- Conclusão do projeto no prazo
- Conclusão do projeto dentro do orçamento
- Impacto positivo sobre o futuro da empresa
- Realização da equipe do projeto com seu trabalho concluído
- Entregáveis de qualidade são executados e concluídos para a satisfação do cliente
Você pode aprender mais sobre os fatores de sucesso do projeto neste artigo.
Outras maneiras de as equipes remotas medirem o sucesso do projeto
Uma equipe remota funciona quase da mesma forma que uma equipe não remota, mas pode ter maneiras adicionais de medir o sucesso de um projeto. Por exemplo, uma equipe remota pode ver como sua equipe de projeto navega bem (ou mal) pela comunicação e coordenação, apesar de abranger diferentes fusos horários e diferenças culturais.
Leia nosso artigo sobre estratégias de comunicação de equipe remota para saber mais.
Como observa Osman, “Na maioria das vezes, trabalhar em um projeto com uma equipe remota não afeta necessariamente as métricas de sucesso do projeto se você estiver visando a um resultado final mensurável. Isso porque, com o trabalho remoto, a principal diferença está em como e onde o trabalho é feito, em oposição ao que é feito. Dito isso, as coisas que podem diferir entre equipes remotas e equipes localizadas são as medidas subjetivas de colaboração, comunicação e dinâmica da equipe. Com equipes co-localizadas, essas medidas tendem a ser um pouco mais altas devido à maior coesão e intimidade da equipe, o que pode resultar em melhor resultado geral do projeto. No entanto, o efeito disso é altamente contextual e depende do tipo de equipe com a qual você trabalha.”
Você pode aprender mais sobre ferramentas de colaboração remota neste guia abrangente.
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