O guia essencial para um escritório de gerenciamento de programas

Especialistas recomendam várias práticas recomendadas para organizar e administrar escritórios de gerenciamento de programas. As práticas recomendadas incluem recrutar as pessoas certas para o quadro de funcionários de seu escritório, se comunicar bem e continuar evoluindo.

Algumas das práticas recomendadas incluem:

• Recrutar membros da equipe dedicados: você pode contratar de fora ou de outros departamentos internos. De qualquer forma, você quer contratar pessoas que sejam dedicadas ao trabalho que o escritório realizará. Não contrate pessoas resistentes a mudanças ou que não estejam dispostas a evoluir o modo como realizam o trabalho.
  
  "Recrute praticantes experientes que queiram fazer a diferença na forma como a organização funciona", diz Englund.
• Certifique-se de que o chefe de PgMO responda a um líder principal da organização: se o chefe do escritório de PgMO responder diretamente a alguém mais baixo da organização, o escritório pode não obter o apoio e a visibilidade necessários. Também é importante que o chefe de PgMO não responda ao chefe de um departamento específico. O escritório fará um trabalho para toda a organização. As pessoas não podem sentir alinhamento a um único departamento.
  
  "Tenha o relatório do escritório no alto da estrutura organizacional para que eles não sejam tendenciosos em relação a nenhuma área funcional", diz Englund.
• Obtenha apoio dos principais líderes organizacionais: como mencionamos acima, você quer ter certeza de ter o forte apoio de um líder organizacional principal antes mesmo de organizar o escritório de gerenciamento de programas. Então, à medida que você está organizando o escritório e começando a administrá-lo, você quer ter certeza de que ele tem alta visibilidade em seus objetivos e suas realizações iniciais.
  
  Certifique-se de que os principais líderes estejam cientes do que o escritório está fazendo e alcançando. O alto executivo que é seu forte apoiador pode ajudar com isso. Mas você precisa ter certeza de espalhar essa notícia de outras maneiras também. Você quer que os principais líderes entendam como o trabalho do escritório se alinha diretamente com o sucesso da estratégia de negócios.
• Mantenha tudo o mais simples possível: você não quer que os funcionários da sua organização vejam o novo escritório de gerenciamento de programas como focado em processos que todos devem seguir e ferramentas que todos devem usar.
  
  "Ganhe uma reputação conforme necessário e produtivo", diz Englund. "É preciso não ser visto como uma sobrecarga burocrática. 'Ah, aí vem aquele gerente de programa incômodo. Ele só precisa preencher o documento. E ele está me incomodando de novo. Se o gerente geral fechasse o escritório de gerenciamento de programas, eu ficaria tão feliz.' Isso não é uma coisa boa."
  
  Em vez disso, de acordo com Englund, o gerente de programas deve dizer aos funcionários de sua organização: "Estou aqui para ajudá-los a realizar as tarefas. O que posso fazer para ajudar?"
  
  "Simplifique, para que as pessoas entendam e apoiem o que você está fazendo. E que acreditem. Porque se não o fizerem, você encontrará resistência."
• Seja transparente: você vai querer ser transparente sobre a missão e os objetivos do escritório, bem como sobre como você planeja trabalhar para atingir esses objetivos no pipeline do projeto.
• Comunique-se sempre e conte às pessoas sobre suas vitórias: você vai querer se comunicar ampla e consistentemente com os funcionários sobre o que o escritório está realizando.
  
  Essa comunicação pode vir na forma de compartilhar as práticas recomendadas. Isso ajudará todos os funcionários a entender como se dar bem no gerenciamento de projetos e programas.
  
  Você também vai querer comunicar amplamente as primeiras conquistas do seu escritório. Isso o ajudará a ganhar apoio dos principais líderes e funcionários da sua organização.
• Ouça os céticos e converta-os: os céticos dentro de sua organização questionarão o valor do trabalho do escritório. Ouça o que eles têm a dizer. Explique os objetivos do escritório. E faça ajustes, caso façam sentido.
  
  "Dedique esforços para transformar aqueles que duvidam do valor (do escritório) em apoiadores", diz Englund.
• Priorize: as organizações devem priorizar projetos que as ajudem a atingir objetivos organizacionais. Escritórios de gerenciamento de programas devem fazer o mesmo. Eles devem se concentrar no trabalho mais importante e não ficar atolados em pequenos detalhes de vários programas e projetos.
  
  "A fluidez do escritório significa que muitas pessoas diferentes de toda a empresa vêm até nós para muitas coisas diferentes", diz Carroll. "E se não temos uma maneira padrão de priorizar não apenas o que apoiamos, mas quanto tempo gastamos apoiando, então estamos condenados a cair nessa função administrativa. Isso diminui ainda mais nosso valor para a empresa. E diminui ainda mais nossa validação para aumentar o escopo das coisas em que trabalhamos. É muito fácil ficar preso nessa função."
• Avalie e melhore continuamente: seu escritório de gerenciamento de programas provavelmente ensinará os funcionários como evoluir continuamente e melhorar processos e produtos à medida que trabalham em projetos e programas. Você deve tratar seu próprio escritório como um produto. Isso significa que seus processos também devem sempre evoluir e melhorar.
  
  “Não se prenda a certas coisas porque é assim que você sempre as fez”, diz Carroll.
  
  "Se praticarmos o que pregamos e começarmos a tratar nossas operações internas - nossas ferramentas internas, nossas práticas recomendadas, nossos processos - como nossos produtos e o resto da empresa como nosso consumidor, estaremos nós mesmos passando por essas etapas", diz ele. "Você deve estar continuamente em estado de descoberta. Você deve estar continuamente em um estado de iteração."

Abaixo está um gráfico que inclui alguns dos principais indicadores de desempenho (KPIs) para escritórios de gerenciamento de programas.