A 8x8 dá suporte a ofertas em rápida expansão na nuvem, com uma plataforma de colocação em escala e confiável

A 8x8, provedora de nuvem, precisa desenvolver conexão de organizações, clientes e funcionários com as tecnologias e os processos de colocação em escala mais confiáveis possíveis. A Smartsheet ajuda a 8x8 em sua expansão executiva com uma infraestrutura madura e confiável de colaboração e de gerenciamento de projetos que pode ser colocada em escala rapidamente, possibilitando um crescimento eficiente e estratégico.

"Quando nossa quantia de clientes e a complexidade dos nossos projetos cresceram, soubemos que precisávamos adotar uma ferramenta capaz de compartilhar informações com os clientes e de interagir com eles fora de nossos firewalls", afirma Brian Myers, gerente sênior de entrega central de serviços profissionais na 8x8. "Um dos motivos pelos quais escolhemos o Smartsheet foi que podemos criar um ambiente separado de colaboração exclusivo para os clientes. Mas também obtemos uma ferramenta para agendamento e gerenciamento de projetos gerais. E também nos ajudou a aprimorar nossos processos."

Em mais de três décadas, a 8x8 se expandiu de uma startup para um provedor global de nuvem, com mais de 1.600 funcionários e planos de acelerar sua expansão nos próximos anos. Isso exige não só a oferta de produtos, mas também a infraestrutura que alimenta os processos da empresa, desde o TI, passando pelo desenvolvimento de produtos, incluindo o RH. A expansão levou Myers e seus colegas de trabalho a buscar uma plataforma para gerenciar comunicações e planejamentos internos que fosse fácil de aprender e usar e que coubesse tranquilamente no orçamento.

"Na nossa equipe, tudo está relacionado à colocação em escala", afirma Myers. "Conforme nosso portfólio continua crescendo, não significa que podemos sempre aumentar o número de funcionários para dar conta da demanda. Então estamos nos empenhando para maximizar a eficiência em nossa equipe."

O Smartsheet fornece à 8x8 uma plataforma de colaboração e comunicação com clientes, gerenciamento de projetos e análise e melhoria de processos.

Uma plataforma que pode ser colocada em escala para atender a demandas enormes

As grandes empresas globais, bem como as de pequeno e médio porte, dependem da 8x8 para obter serviços confiáveis e consistentes, incluindo comunicações unificadas, centro de contatos como serviço (CCaaS) e a capacidade de conectar sistemas internos de modo consistente, com aplicativos móveis de troca de mensagens para engajar os clientes das formas que eles preferirem. Conseguir atender às demandas de uso e manter a confiabilidade é mais do que uma questão de confiança, é essencial para as operações. A 8x8 demanda a mesma confiabilidade de seus parceiros de tecnologia, e é por isso que Alban Penot, diretor sênior do Centro de Excelência Técnica na 8x8, ficou satisfeito em saber que a Smartsheet está firmando uma parceria com a Amazon Web Services (AWS) para dar apoio à infraestrutura de computação na nuvem e de Software como serviço (SaaS).

"A 8x8 está no segmento de colocação em escala", afirma Penot. "Precisamos conseguir falar para nossos clientes importantes que se eles quiserem adicionar mais 20 mil ou mais 100 mil licenças, seremos capazes de disponibilizar recursos imediatamente. A infraestrutura é muito importante no nosso processo para o fornecedor seguinte, ele precisa ter uma estratégia de colocação em escala. A AWS é uma parceira muito importante e conselheira de confiança da Smartsheet. Com ela, ficamos despreocupados."

Economia de tempo e criação de valor elevado com automação

Os recursos de automação do Smartsheet impulsionaram enormes ganhos de eficiência para a 8x8, economizando tempo e esforço em processos manuais repetitivos. Um exemplo é o processo de envio de uma compilação de um cliente para uma equipe de desenvolvimento estrangeira. Ao definir os requisitos do projeto no Smartsheet e compartilhá-los com alguns cliques, Penot e sua equipe conseguem manter uma visibilidade clara de cada estágio do trabalho, independentemente do local.

"Adoro os lembretes automáticos, porque meus gerentes de projetos não precisam correr atrás das pessoas", afirma Penot. "Isso economiza muito tempo para que o gerente de projetos trabalhe mais entre os departamentos e troque ideias sobre como aprimorar a automação. Obter mais exposição na empresa é de extrema utilidade para eles. Geralmente nos esquecemos de que construir um relacionamento com toda essa tecnologia permite que os gerentes de projetos se relacionem de modo diferente, criando mais conexão e expandindo sua rede de influências. A marca deles é a marca da nossa equipe."

Os painéis oferecem transparência à geração de relatórios e ao acompanhamento para os clientes e os líderes da empresa. Os engajamentos com os clientes são gerenciados por meio de uma área de trabalho colaborativa baseada no Smartsheet, de acesso fácil via um painel que coleta todas as informações necessárias em uma visão unificada. Gerentes de projetos da 8x8 podem capturar insights sobre o uso do espaço pelo cliente para entender como as informações são obtidas e quais recursos podem ser mais eficientes para usuários específicos.

"Quando conversamos diretamente com o alto escalão, eles sempre querem entender bem rápido por que, quando e quanto", afirma Penot.  "Há uma enorme visibilidade entre nossos líderes sobre o quanto o Smartsheet nos ajuda a colocar maior integridade de processo em nosso protocolo em desenvolvimento. Eles ficam felizes por entender quais são as competências, o que fazer em seguida e o que podemos automatizar. Porque quanto mais automatizamos, mais recursos podemos colocar naquilo que é menos replicável e mais personalizado, com uma margem maior."

Myers e sua equipe também economizam tempo usando o aplicativo móvel da Smartsheet para gerenciar seus projetos de modo flexível. Ele afirma que é um recurso poderoso que diferencia a plataforma de outros sistemas.

"É mobilidade abrangente. O aplicativo do Smartsheet funciona", afirma Myers. "Eu e minha equipe o usamos o tempo todo. Ele é muito poderoso, porque várias ferramentas, softwares e aplicativos móveis de gerenciamento de projetos são terríveis. Com o aplicativo móvel do Smartsheet, consigo fazer meu trabalho em uma viagem de avião, por exemplo, consigo fazer rápidas atualizações em meu celular, em vez de ter que abrir minha mochila e pegar meu laptop. "Isso é tempo produtivo, que não é desperdiçado."

Um conjunto de recursos e conectores versáteis e fáceis de aprender

Além do aplicativo móvel, a 8x8 usa o DataMesh do Smartsheet para agregar informações que estão dispersas em diversas planilhas, além do conector Jira para integrar o sistema de registro de incidentes. Os planos estão em andamento para implementar o Control Center e o conector do Salesforce para uma integração de processos ainda maior. Penot aprecia o fato de que o Smartsheet é rápido de implementar e fácil de desenvolver, com diversos recursos para usar à medida que a organização identifica mais problemas que o Smartsheet pode ajudar a resolver.

"Não é preciso investir muito para começar, mas depois que começamos, queremos um pouco mais, e há pacotes que permitem que realizemos mais", afirma Penot. "Queremos colocar em escala e automatizar para evoluir de acordo com nossa presença global, de modo que as equipes sejam configuradas e os KPIs e objetivos estejam definidos. O que gosto no Smartsheet é que sempre que falo com nosso representante da Smartsheet, ele diz: 'Olha como você já consegue fazer isso', ou 'Você precisa de um pacote diferente, deixe que nosso especialista explica'. Sempre há uma resposta para essa necessidade, não está só no roteiro. É muito viável e passível de colocação em escala."