O UTHealth aumenta as vacinações dos funcionários e os relatórios de dados com o Smartsheet

Quando a Food and Drug Administration (FDA) dos EUA permitiu o uso emergencial das primeiras vacinas para COVID-19, o The University of Texas Health Science Center em Houston (UTHealth) precisou de uma maneira de gerenciar o processo de vacinação de seus 12.000 funcionários. O UTHealth trabalhou com o Smartsheet para configurar uma solução que simplificou o agendamento de consultas, acompanhamentos e relatórios dos principais dados de saúde para as autoridades estaduais e federais.

"Nossa missão é fornecer a Houston e suas áreas vizinhas o melhor atendimento possível na região e, em muitos casos, em todo o país", diz Lindy Anderson-Papke, diretora de melhoria de desempenho de operações clínicas da UT Physicians, uma clínica médica em grupo da McGovern Medical School do UTHealth. "Minha equipe trabalha para melhorar as operações e o desempenho, e contamos com o Smartsheet para isso."

O UTHealth é líder regional e nacional em cuidados de saúde e educação médica, com 12.000 funcionários em seis escolas e quatro consultórios clínicos. Com a prioridade de vacinar sua equipe contra a COVID-19, o UTHealth precisava implementar um processo administrativo o mais rápido possível.

"Quando as vacinas foram disponibilizadas, avaliamos nossas opções de documentação e rastreamento", diz Anderson-Papke. "Nossas escolhas eram usar papel ou descobrir uma maneira digital de fazer isso. Usamos o Smartsheet para automação, coleta de informações por meio de formulários e gerenciamento e geração de relatórios de dados."

Além de agendar consultas, a equipe do centro de vacinação precisava registrar os fabricantes e os números dos lotes das vacinas e monitorar os funcionários quanto a efeitos colaterais em vários pontos após suas vacinas. O UTHealth também precisava compartilhar os dados dos números de vacinação e relatórios de acompanhamento com os grupos de liderança e supervisão de saúde da organização, e era obrigado a relatar dados todos os dias ao Departamento de Gerenciamento de Emergências do Texas (TDEM), que compartilhava essas informações com os CDCs (Centers for Disease Control and Prevention, Centros de Controle e Prevenção de Doenças) nos EUA.

Criação de um sistema

Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, especialista em melhoria de desempenho operacional da UT Physicians, e Anderson-Papke trabalharam com uma equipe do Smartsheet para criar uma solução, começando com um conjunto de campos identificados no sistema de registro eletrônico de saúde (EHR) existente da instituição. A primeira versão ficou pronta para implementação em uma semana, com ajustes feitos de acordo com a experiência da equipe do UTHealth. A estrutura criada para o UTHealth forneceu uma base para o conjunto de modelos de vacina contra COVID-19 que o Smartsheet agora oferece.

O processo de vacinação em massa dos funcionários do UTHealth começou com o agendamento de consultas, que foi gerenciado por meio de formulários do Smartsheet. Lembretes automáticos foram enviados com antecedência dos agendamentos, tanto para a primeira quanto para a segunda dose, com links para formulários de preenchimento e orientações sobre onde estacionar e fazer o check-in. Os funcionários do UTHealth passaram por ciclos para ajudar uma média de 200 funcionários a receber vacinas todos os dias, sete dias por semana.

Quando os funcionários chegavam para as vacinas, a equipe usava o sistema para fazer o check-in, registrar os números dos lotes das doses da vacina e registrar quaisquer sintomas observados durante o período de observação pós-vacinação. E-mails automáticos foram enviados em intervalos após uma dose com um formulário simples que perguntava aos funcionários sobre quaisquer sintomas que tivessem vivenciado.

Relatórios

A solução ajudou a equipe a agendar as consultas com antecedência e alocar funcionários suficientes para as vacinas de cada dia. O complemento do sistema permitia que a equipe visualizasse apenas os campos necessários para check-in e registro de doses. No auge das vacinações, isso reduziu o tempo que os funcionários esperavam na fila para serem vacinados.

Phuthomdi criou painéis para simplificar os relatórios para TDEM e ImmTrac, o registro de vacinas do estado, a liderança executiva do UTHealth e os grupos de saúde e doenças infecciosas dos funcionários da organização. Quando o centro de vacinas fechava à noite, ela conseguia obter rapidamente os números em tempo real para mostrar o progresso do dia. Desde o início do esforço de imunização, as agências solicitam detalhes de relatórios adicionais, e Phuthomdi consegue atualizar os painéis ou criar novos para atender a essas demandas.

Um aplicativo móvel do Smartsheet ajudou Anderson-Papke durante as visitas de campo ao centro de vacinas. Ela conseguia localizar um registro de agendamento e confirmar se um funcionário havia recebido Pfizer ou Moderna como dose anterior.

Próximas etapas

Como a maioria dos funcionários tomou todas as doses da vacina, Phuthomdi e Anderson-Papke estão planejando os próximos estágios de imunização de seus colegas. As informações capturadas no Smartsheet ajudarão o UTHealth a estabelecer um processo para garantir que os novos contratados tenham a oportunidade de ser vacinados, bem como planejar a administração de vacinas de reforço se as autoridades de saúde confirmarem que serão necessárias.

"Todo o processo era novo para todos nós", diz Anderson-Papke. "Mas conseguimos enviar informações à nossa liderança e ao estado e outras entidades em tempo hábil."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.