Apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos? Access Information Management Corporation ("Access") usa o Smartsheet para gerenciar a expansão em novos mercados e apoiar os objetivos da empresa

As planilhas do Excel e o SharePoint só levam você até certo ponto, segundo Jeni Hinds.

Hinds chegou a essa conclusão depois de uma experiência considerável. Ela é diretora de gestão de integração global da Access, o maior provedor privado de serviços de gerenciamento de registros e informações do mundo. Hinds é responsável pela integração das empresas que a Access adquire e pela supervisão de gerência de projetos responsável por implementar essas integrações. 

Cada aquisição é tratada como um projeto extremamente complexo para integrar as principais áreas operacionais (por exemplo, setores de finanças, RH e TI) à controladora, proporcionando uma experiência contínua e positiva aos clientes.

Tradicionalmente, a gerência da Access monitorava tudo isso com planilhas do Excel publicadas em páginas do SharePoint. Não era o ideal. Era difícil trabalhar com as planilhas, segundo Hinds, porque só era possível fazer alterações enviando tíquetes para a TI. Como resultado, todas as pessoas que gerenciavam projetos conseguiam cuidar de apenas um ou dois projetos de integração por ano. 

Como a Access tinha grandes metas de crescimento, esses processos manuais não davam o suporte necessário nem podem ser colocados em escala.

Mais do que apenas gerenciamento de projetos

Hinds conhecia o Smartsheet de empregos anteriores e gostava dele como uma solução de gerenciamento de projetos. Mas não foi por isso que a Access o adotou. Em vez disso, Hinds e seus colegas avaliaram várias tecnologias concorrentes e escolheram o Smartsheet.

“Escolhemos o Smartsheet pelos recursos que iam além do gerenciamento de projetos, como a capacidade de estender e compartilhar com facilidade processos com vários departamentos em toda a empresa”, diz Hinds. “O Smartsheet também era muito econômico em comparação com as soluções de outras empresas. E gostei muito da interação que tivemos com o Smartsheet, pois estávamos fazendo uma diligência prévia em cada um de nossos negócios de adoção.”

A Access iniciou a adoção do Smartsheet com um painel e os relatórios e métricas de suporte necessários. Ela usou os serviços de instalação da Smartsheet para acelerar a implementação. Em apenas 45 dias, 200 pessoas na Access estavam usando o Smartsheet. 

“Quatro meses depois de iniciar o processo do Smartsheet aqui na Access, aumentei minha produtividade em 60%”, afirma Hinds. “Passamos de uma função tática de gerenciamento de projetos para uma muito mais estratégica. Com os rollups e as automações do Smartsheet, o(a) proprietário(a) da tarefa pode fazer atualizações, e o(a) gerente de projeto pode se concentrar no panorama geral de vários projetos ao mesmo tempo.  A gerência de projetos não precisa mais classificar linha por linha no SharePoint para criar à mão um relatório de resumo. O que cada pessoa levava horas/dias para fazer manualmente agora tem um resumo automático no painel do Smartsheet. Antes, fazíamos uma chamada de 1 hora com cada departamento para executar as tarefas a cada semana. Agora, fazemos uma chamada holística de 30 minutos a cada duas semanas para falar do status das tarefas com todos os departamentos exibindo painéis e relatórios do Smartsheet. Todas essas mudanças aumentaram a eficiência e a agilidade para priorizar as atividades. Adoramos!

Ela não era a única com maior produtividade. De um ou dois projetos por ano, os gerentes da Access logo passaram para 10 ou 12, um aumento de 5 a 12 vezes. E, mesmo assim, pediam a Hinds mais projetos para gerenciar. 

“As gerências de projeto não estavam apenas aceitando mais trabalho. As pessoas entenderam melhor os projetos e como, por exemplo, as interações com a contabilidade afetavam o setor de finanças e, por sua vez, o de marketing”, diz Hinds. “Colocar o trabalho no Smartsheet e criar essas interdependências tornou isso possível.”

Por exemplo, o marketing

Um dos departamentos da Access que adotou o Smartsheet foi o de marketing. Lá, os modelos de calendário e orçamento substituíram calendários isolados e, às vezes, redundantes. Os membros da equipe tinham calendários independentes no Excel, Word e SharePoint para fazer o gerenciamento de projetos de marketing fundamentais em diferentes campanhas. Havia um calendário para o envio de e-mails, outro para blogs e um terceiro para webinars. 

“Passamos de todos fazendo as próprias tarefas separadamente para uma colaboração fácil e rápida com processos consistentes e rigorosos usando o Smartsheet”, diz Jude O'Neill, diretor de estratégia e marketing digital da Access. Como resultado, a equipe de marketing tem mais visibilidade dos cronogramas dos projetos em todos os canais e produtos. 

Bridge by Smartsheet apoia a colaboração internacional, diversidade cultural e inclusão

A Access é uma empresa sediada na América do Norte com grande presença internacional e em expansão. Um número cada vez maior de funcionários e parceiros fala idiomas diferentes do inglês. A Access usa o Bridge para criar fluxos de trabalho automatizados para traduzir documentos importantes no Smartsheet e abordar a lacuna de idiomas para que os falantes de espanhol, português, francês e inglês possam trabalhar de forma mais integrada e produtiva entre si. 

Com o Bridge by Smartsheet, as principais informações do modelo agora são traduzidas automaticamente para vários idiomas com o módulo do Google Tradutor, e as partes interessadas podem acessar com facilidade as informações traduzidas dos projetos nos painéis do Smartsheet, reforçando a comunicação produtiva.

“As chamadas fluem com mais naturalidade e, quando pessoas que falam diferentes idiomas terminam uma chamada, elas têm certeza de que os outros participantes as entenderam”, diz Hinds.

“Como resultado do uso dos serviços de tradução do Bridge by Smartsheet, as pessoas sentem que são ouvidas e culturalmente aceitas. A diversidade e a inclusão são importantes para nós e esta é uma boa maneira de implementar esses valores.”

Hinds e seus colegas organizaram o Bridge by Smartsheet com um parceiro Smartsheet em algumas semanas. Eles acharam fácil manter e aplicar novas planilhas e modelos por conta própria. 

A adoção rápida incentiva o uso em toda a empresa

A Access está lançando o Smartsheet de forma mais ampla em toda a empresa. Para Hinds, “ver o Smartsheet sendo usado por mais pessoas em mais tarefas é como acompanhar uma onda pelo oceano.” A gerência agora está descobrindo usos para a tecnologia no grupo de serviços profissionais, no escritório de gerenciamento de projetos, na contabilidade, no atendimento aos clientes e muito mais.

“O Smartsheet é tão fácil e intuitivo de usar que a adoção é muito rápida”, diz Hinds.

O'Neill concorda. "Antes do Smartsheet, a maioria dos profissionais de marketing tinha suas próprias maneiras de gerenciar calendários e outras funções. Não seria precipitado concluir que gostariam de mudar isso. Mas nossa equipe viu logo os benefícios do Smartsheet e isso nos incentivou a explorar diferentes maneiras de usar a ferramenta, como no orçamento.”

O Smartsheet se tornou uma ferramenta importante à qual muitos funcionários da Access recorrem naturalmente para trabalhar com mais eficiência. 

“As pessoas agora pensam automaticamente em colocar seus projetos no Smartsheet”, diz Hinds. “E elas mesmas têm a iniciativa de nos informar sobre mudanças no processo porque entendem como essas mudanças podem afetar os outros. Há mais adesão e engajamento com os processos e maior compreensão e entusiasmo sobre a melhoria deles em toda a empresa, impulsionados pelo Smartsheet.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.