A A.G. Coombs agiliza processos de trabalho e cumpre protocolos de segurança contra a pandemia usando o Smartsheet

A tecnologia digital é fundamental para a concepção e construção de novos edifícios inovadores. Fundada em 1945, a A.G. Coombs Group é a principal prestadora especializada de serviços de construção, fornecendo uma gama integrada de serviços técnicos para todos os sistemas em edifícios, desde ar condicionado e serviços mecânicos até proteção contra incêndio, eletricidade e iluminação e tecnologias de controle de edifícios.

O uso do Smartsheet permitiu que a A.G. Coombs simplificasse vários processos de trabalho, ajudando a melhorar os padrões de segurança, operações e prestação de serviços ao cliente.

“De longe, as ferramentas mais úteis que permitem flexibilidade são as baseadas na nuvem”, diz Gavin Cheetham, gerente de modelagem de informações de construção de grupo (BIM) da A.G. Coombs. “Elas podem ser usadas em qualquer lugar (trabalho, casa, cafeteria) e nos permitem enviar e-mails, compartilhar arquivos e comunicações onde quer que estejamos.”

Um dos gurus da informação digital da empresa, Cheetham se concentra em fornecer aos clientes uma abordagem consistente para a implementação e alavancagem da engenharia digital, desde o design inicial até o serviço e as operações contínuas. Seus 35 anos de experiência na indústria o ensinaram que a tecnologia pode ser um poderoso diferenciador nas operações de construção e no gerenciamento de processos de negócios. O Smartsheet faz parte de seu conjunto de ferramentas digitais e é parte integrante da capacidade da A.G. Coombs de aumentar o retorno sobre o investimento (ROI) de processos internos e serviços ao cliente.

“Fizemos comparações de ROI entre fluxos de trabalho manuais e do Smartsheet e descobrimos que são tão diferentes quanto água e vinho”, diz Cheetham. “A economia de tempo pode ser significativa. Além disso, é absolutamente crucial medirmos o que fazemos antes de uma mudança e depois da mudança; é claro que, para aprovar uma proposta de ROI, é preciso estimar como serão as alterações posteriores. Eu uso o Smartsheet para registrar vários investimentos que fizemos ao longo do tempo e uso lembretes mensais para registrar várias métricas importantes em cada um deles. Isso pode fazer com que um ROI prove que o investimento economizou tempo e dinheiro.”

A digitalização permite se preparar para o inesperado

A A.G. Coombs usa o Smartsheet desde 2017 para digitalizar processos físicos e ajudar a eliminar duplicações e ineficiências. Cheetham diz que, embora os fluxos de trabalho administrativos tenham obtido o maior benefício, o Smartsheet economizou um tempo significativo no projeto de engenharia, gerenciamento de segurança do local de trabalho e outras áreas voltadas para o cliente. A empresa digitalizou totalmente os processos de negócios, o que ajudou a facilitar a transição quando a pandemia de COVID-19 implementou lockdowns na região.

“No Natal do ano passado, fizemos um grande trabalho de governança para colocar em prática nossos sistemas de colaboração unificados”, diz Cheetham. “Fizemos algo semelhante com o Smartsheet ao mesmo tempo, então, quando a COVID apareceu, ampliamos a abrangência. Indicamos nosso pessoal para nossos sistemas e treinamento e aumentamos o uso do Smartsheet. O impacto de ter sistemas implantados foi muito importante. Nosso pessoal foi treinado ao longo do tempo para se alinhar com os padrões internos, portanto, sem esses padrões, haveria falta de confiança de nosso pessoal. Ainda estamos trabalhando em várias partes de gerenciamento de mudanças para garantir que ninguém seja deixado para trás.”

Apoio a vários requisitos de conformidade da COVID-19

Os trabalhos de construção puderam prosseguir durante a pandemia, com um grande número de requisitos de segurança implementados para ajudar a limitar o número de pessoas nos locais de trabalho, monitorar e relatar a conformidade dos funcionários e acompanhar possíveis exposições por meio do rastreamento de contatos. Isso exigia a captura e o rastreamento de uma ampla variedade de dados.

As soluções do Smartsheet da A.G. Coombs para a COVID-19 incluem uma lista de verificação de limpeza de escritório com lembretes detalhados; mapeamento da equipe local para registrar exatamente onde todos os funcionários estiveram ao longo de um dia de trabalho; e levantamento diário da equipe para rastrear possíveis sintomas e contatos com outras pessoas, permitindo que a equipe de RH acompanhe adequadamente os casos confirmados entre os membros da equipe ou seus contatos, se necessário.

“Tínhamos um sistema para rastreamento e isolamento de contatos. O Smartsheet deu suporte a esse resultado muito bem e continuamos a usá-lo até hoje”, diz Cheetham. “Mesmo com os casos tão baixos, nossos governos ainda são muito rigorosos em garantir que permaneçamos com o que chamamos de planos COVIDSafe, e o Smartsheet ainda desempenha um papel fundamental.”

Os dados são capturados em um painel que permite que os gerentes monitorem o status de suas equipes e lembretes automatizados garantem que as pessoas concluam pesquisas e listas de verificação necessárias para suas funções. Como o Smartsheet é fácil de usar e aprender, a A.G. Coombs foi capaz de desenvolver e implantar rapidamente uma variedade de soluções especializadas para atender aos requisitos do governo em locais de trabalho e atividades.

“Temos cerca de 50 soluções relacionadas ao COVID criadas no Smartsheet”, diz Cheetham. “Isso inclui planilhas, métricas, relatórios, painéis. Para ser franco, não poderíamos ficar sem o Smartsheet. Isso nos permitiu criar nossa pesquisa diária sobre COVID em cerca de uma hora. Não há entradas especiais do desenvolvedor. Apenas uma solução simples, sofisticada e adequada à finalidade.”

Uma plataforma de crescimento e inovação

Cheetham diz que o Smartsheet é uma parte importante da adaptação da empresa às condições de trabalho durante a pandemia, até porque pode ajudar a restaurar os tipos de comunicação natural que costumavam acontecer em escritórios físicos. Mesmo quando os lockdowns terminarem, esses recursos continuarão sendo importantes à medida que a empresa continua crescendo.

“Experimentamos uma absorção significativa de tecnologia, especialmente em torno de sistemas de colaboração unificados”, diz Cheetham. “Isso inclui vídeo, audioconferência, bate-papo; tudo isso agora é um negócio normal. Também estamos experimentando um aumento nos fluxos de trabalho de aprovação digital impulsionados pelo Smartsheet, é claro.”

Os futuros projetos do Smartsheet em andamento incluem uma iniciativa em toda a empresa para desenvolver um repositório de padrões que fornecerá um único local para informações essenciais. A A.G. Coombs também está desenvolvendo iniciativas voltadas para o cliente, como um sistema de gerenciamento de ativos que agregará sinais de sensores e dados de observações no local para rastrear o status dos sistemas prediais e permitir a manutenção preventiva. Cheetham diz que o aumento no número de projetos exigirá uma abordagem mais abrangente de treinamento, apoiada pela grande quantidade de informações disponíveis no Centro de aprendizagem do Smartsheet e na comunidade online.

“Uma excelente vantagem do Smartsheet é a quantidade de conteúdo que está online no Centro de aprendizagem”, diz Cheetham. “Há um conteúdo muito bom, especialmente sobre como usar fórmulas, que podem se tornar bastante complexas, especialmente em várias planilhas.”

O Smartsheet também ajuda os funcionários da A.G. Coombs a trabalhar colaborativamente com mais eficiência. Cheetham diz que um relatório recente mostrou que quase 100 usuários licenciados foram capazes de compartilhar informações com mais de 1.000 colaboradores externos.

“Isso, para mim, é um resultado incrível”, diz Cheetham. “São pessoas que não pagam pelas licenças, mas, no final das contas, colaboram com a A.G. Coombs. Esses números continuam aumentando à medida que avançamos em nossa jornada no Smartsheet. Estamos economizando uma quantidade significativa de tempo e fizemos algumas coisas incríveis.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.