A Alchemy usa o PPM moderno do Smartsheet para agilizar as implementações de projetos do Workday e responder com mais agilidade aos clientes do ensino superior

A Alchemy se empenha em ser a principal parceira de soluções e implementação na comunidade do ensino superior para os produtos Workday, uma plataforma de aplicativos em crescimento para unificar a gestão de alunos, HCM, finanças, folha de pagamento, orçamento, subsídios, planejamento e análise. A Alchemy é parceira de instituições de ensino superior em todo o território dos Estados Unidos, fornecendo serviços, ferramentas, conhecimento e programas de aprendizado para capitalizar com sucesso o investimento do cliente em suas soluções Workday.

Há vários anos, a Alchemy vem usando o gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) moderno do Smartsheet para acompanhar e gerenciar projetos de implementação de clientes e fornecer dados atualizados de projetos aos executivos por meio de painéis em tempo real.

“Nossos clientes querem transparência total do projeto em tempo integral, e o Smartsheet nos ajuda a fazer isso”, explica Jonathan Zaretsky, diretor de sucesso do cliente da Alchemy. 

Antes de adotar o PPM moderno do Smartsheet, a Alchemy contava com uma variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos e software de planilhas, e tinha dificuldade em fornecer relatórios executivos agregados para a liderança interna da empresa. “Tínhamos uma tecnologia desatualizada que não tinha a automação ou a flexibilidade de que precisávamos”, conta ele. “Era preciso muito trabalho manual para encontrar informações atualizadas sobre o status do projeto e compartilhá-las entre as equipes.”

A Alchemy também não tinha um método fácil de fornecer instantâneos dos projetos aos líderes empresariais. “Usávamos principalmente e-mails e mensagens do Slack para fornecer informações, mas sempre havia uma discrepância entre os dados que saíam do Workday e nossa interpretação interna do status de um projeto”, comenta Zaretsky. “De modo geral, nossas ferramentas não nos permitiam prestar serviços aos nossos clientes no nível que desejávamos.”

Usando o PPM moderno do Smartsheet para acompanhar todos os projetos e apresentar painéis de controle executivos 

Depois de avaliar e testar várias ferramentas de software de gerenciamento de projetos, a Alchemy adotou o PPM moderno do Smartsheet. “Testamos algumas soluções, mas o Smartsheet logo se tornou nossa primeira opção. Desde então, nós o usamos e estamos extremamente satisfeitos”, afirma.

Os gerentes de projeto da Alchemy usam o PPM moderno do Smartsheet para acompanhar o status de vários projetos de implementação por meio de modelos criados no Smartsheet Control Center. Cada projeto contém detalhes atualizados sobre cronogramas, gerentes responsáveis, tarefas atribuídas e datas de entrega. “Com o Smartsheet, qualquer pessoa pode ver ou atualizar rapidamente um projeto quando quiser”, comenta Joseph Lynch, gerente de projetos da Alchemy. A empresa usa o Smartsheet Calendar App para conectar dados e formulários do Smartsheet para exibir reuniões ou outros eventos.

Conforme a Alchemy adicionava mais usuários ao Smartsheet e começava a utilizar outros recursos da ferramenta, a empresa optou por adotar a solução Smartsheet Advance Gold. O Smartsheet Advance Gold inclui integrações e fluxos de trabalho inteligentes que conectam o Smartsheet a diferentes sistemas. A Alchemy agora conta com o Bridge para integrar dados de planilhas do Google e com o Smartsheet Salesforce Connector para extrair dados da solução de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) do Salesforce da empresa. A Alchemy também usa o Smartsheet Data Shuttle para importar automaticamente os dados do projeto para o Smartsheet. 

O Bridge, o Data Shuttle e o Smartsheet Salesforce Connector permitem que a Alchemy combine dados externos armazenados em vários locais para uma única fonte confiável no Smartsheet. “Agora, todos os nossos sistemas se comunicam entre si por causa do Bridge e do Data Shuttle”, afirma Lynch.

A Alchemy usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para notificar automaticamente os gerentes de projeto sobre prazos importantes ou alertá-los quando o status de um projeto está amarelo ou vermelho, o que indica um obstáculo. “Se a cor de um projeto mudar para vermelho, nossos gerentes e executivos poderão verificar a mudança de status assim que ela ocorrer, para que possamos agir”, comenta ele. Além disso, a Alchemy usa o aplicativo Smartsheet Pivot para criar tabelas dinâmicas com resumos da previsão de recursos, para que os consultores possam ver um detalhamento das horas trabalhadas por mês.

Usando os dados do Smartsheet, a Alchemy também disponibiliza painéis de projetos para os executivos, que exibem visualizações em tempo real de projetos, recursos, previsões orçamentárias e escalonamentos de projetos que precisam ser feitos.

Maior visibilidade dos projetos e mais transparência para os clientes

Com o PPM moderno do Smartsheet, a Alchemy tem uma solução padronizada de gerenciamento de projetos que oferece aos proprietários dos projetos uma maior visibilidade dos detalhes de todos os projetos em um único local. Por exemplo, os gerentes podem visualizar mais facilmente as horas trabalhadas em um projeto sem precisar fazer pesquisas manuais para encontrar as informações.

“Usando o Smartsheet, o gerente pode ver os fluxos de trabalho e os recursos em uma determinada semana para a implementação de um cliente específico, sem ter que consultar várias linhas em diversas planilhas”, diz Lynch. “Em vez de passar seis horas lidando com um arquivo de dados, o gerente pode obter os dados mais precisos de utilização de recursos em tempo real.”

Com a centralização dos dados do projeto no PPM moderno do Smartsheet, a Alchemy tornou-se mais transparente quanto ao status de cada projeto. “Nossos clientes conseguem ver exatamente o que está acontecendo em um projeto de implementação. Se o nosso lado está vermelho, eles estão vendo a mesma coisa”, afirma Lynch. “Os dados são sempre transparentes, para que não haja surpresas para nossos clientes, executivos ou para o Workday.”

75% menos tempo gasto na previsão de horas faturáveis

Com a automação do fluxo de trabalho do PPM moderno do Smartsheet, a Alchemy não precisa mais gastar tempo prevendo manualmente as horas faturáveis dos projetos. “Nosso modelo de negócios inteiro é baseado em horas que devem ser cobradas de nossos clientes.  Para isso, estimamos o tempo dos consultores apenas para as necessidades de nossos clientes e informamos à liderança quando há capacidade disponível.  Assim, os recursos podem ser atribuídos a outras necessidades dos clientes, de modo que a previsão correta das horas é muito importante”, explica Lynch. No passado, tínhamos que copiar e colar as informações das planilhas no Workday duas vezes por semana para tentar acompanhar manualmente as atualizações. Agora, graças ao PPM moderno do Smartsheet e a ferramentas como o Smartsheet Salesforce Connector, o Data Shuttle e o Bridge, gastamos menos tempo em atividades de projeto que não agregam valor e mais tempo com nossos clientes no que é realmente importante para o projeto.”    

Antecipação de obstáculos e maior rapidez na resposta aos clientes 

Através dos painéis de projeto no PPM moderno do Smartsheet, os líderes empresariais e gerentes de projeto da Alchemy podem antecipar melhor os possíveis obstáculos que podem comprometer o sucesso de um projeto. “Não queremos que um projeto fique amarelo ou vermelho sem o conhecimento e a supervisão executiva”, diz Zaretsky.

“Os painéis do Smartsheet nos permitem identificar problemas imediatamente e responder melhor aos nossos clientes. Quando recebemos alertas, nossos clientes gostam de ser informados no mesmo instante. Com o tempo, poderemos prever quando um projeto pode ficar amarelo. Assim, poderemos ser realmente proativos em vez de reativos. O Smartsheet é a única ferramenta que reúne tudo de que precisamos e nos conduz ao futuro.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.