O Banco Rioja adota a transformação digital para acelerar a inovação

Como muitas instituições financeiras pelo mundo, o Banco Rioja precisava modernizar as operações para levar suas práticas bancárias tradicionais para o século XXI. Os líderes da empresa sabiam que criar novos serviços e produtos que usassem Big Data, inteligência artificial e aprendizado por máquina poderiam elevar, potencialmente, o Banco Rioja acima da concorrência. No entanto, o esforço necessita de um processo de gerenciamento de projetos mais simplificado e padronizado do que o banco tinha desenvolvido ao longo dos anos no setor.

Ao trabalhar com a Systec, o Banco Rioja, um parceiro de soluções platinum do Smartsheet, adotou o Smartsheet Control Center para transformar suas operações e estabelecer uma base para expansão e inovação aceleradas.

"Fazemos parte de grandes mudanças que ocorrem no setor financeiro e no modelo de negócio bancário no geral", afirma Pablo Noriega, líder do escritório de projetos (PMO) no Banco Rioja. "Se não agirmos rápido, podemos perder espaço para a concorrência, não apenas outros bancos, mas novos concorrentes, como fintechs ou, pior ainda, para nossos clientes. Bancos grandes e tradicionais podem ter dificuldade de ser ágeis, mas também estamos em uma boa posição, porque temos recursos, incluindo o poder do Big Data, que os concorrentes menores podem não ter."

Escritório de projetos (PMO) padronizado leva a mudanças construtivas

O Banco Rioja é sediado na capital do estado de La Rioja no nordeste da Argentina, que se divide em Rioja, cinco comunidades estaduais menores e Buenos Aires como parte do principal distrito financeiro do país, e é totalmente controlado pelo governo do estado. Satisfazendo demandas crescentes dos clientes por serviços bancários digitais e enfrentando uma concorrência crescente das empresas de tecnologia financeira (fintechs), o Banco Rioja está empenhado em contribuir para o desenvolvimento social e econômico da região.

Para atingir suas metas ambiciosas, o Banco Rioja precisou padronizar sua organização de gerenciamento de projetos do escritório de projetos (PMO) e melhorar a colaboração entre equipes. As equipes estavam criando projetos inovadores, mas não tinham um modo centralizado e único para acompanhá-los e prestar informações sobre eles nem uma configuração consistente nem um processo de referência. Como consequência, os esforços e o foco dos membros da equipe não estiveram sempre totalmente alinhados às estratégias da empresa.

"Um dos maiores problemas era que a organização não tinha metodologias padronizadas", afirma Noriega. "O modo como gerenciávamos projetos era mais informal. Tínhamos várias iniciativas, mas não tínhamos um plano nem metas. Por aumentarmos o número de projetos que gerenciávamos, precisávamos de uma solução que nos ajudasse a trabalhar com mais eficiência em uma escala maior."

O Banco Rioja cooperou com a Systec, uma consultora terceira de soluções com sede no México e que atende o mercado da América Latina, para desenvolver e implementar uma solução no Smartsheet. A Systec não apenas criou e instalou a ferramenta de software, como também forneceu orientação sobre como redefinir as estruturas de processos e automatizar etapas essenciais, incluindo a adoção do Smartsheet Control Center para simplificar a supervisão executiva e o gerenciamento do trabalho no processo.

Hoje, a solução no Smartsheet do Banco Rioja estabelece uma metodologia consistente para criar, planejar e executar projetos executivos em diversas equipes. A implementação começou com a equipe de TI e expandiu de modo a incluir processos de conformidade regulatória, incluindo auditorias e avaliações pelo National Central Bank (BCRA), bem como a adoção do Programa de Modernização de Agências. Noriega espera lançar o Smartsheet para projetos em Recursos Humanos, segurança em TI, análise de risco operacional e continuidade de negócios, além de outras áreas principais.

"Trabalhar com a Systec foi uma excelente experiência, porque ela nos ajudou a automatizar e melhorar nossos processos", afirma Noriega. "Conforme adotamos novas melhorias e implementamos outras soluções e outros aplicativos premium, eles serão uma parte importante da nossa jornada".

Mais reuniões eficazes com painéis 

Com o Smartsheet Control Center, o Banco Rioja criou painéis que fornecem aos proprietários de projetos e aos líderes do banco uma visão em tempo real do status e dos pontos de atenção do projeto. As reuniões com os órgãos reguladores e os executivos são mais dinâmicas, já que os participantes podem fazer avaliações e tomar decisões com base nas informações mais recentes, sem ter que esperar por relatórios subsequentes ou esclarecimentos. 

As equipes do escritório de projetos (PMO) também podem colaborar com mais eficiência com os proprietários de projetos em diversos locais e departamentos, principalmente com trabalhadores remotos. E o Smartsheet facilita o compartilhamento de informações de projetos com fornecedores terceiros, melhorando a comunicação e a integração em iniciativas principais.

Gerenciamento de 10 vezes mais projetos

O Smartsheet possibilitou que Noriega e seus colegas expandissem drasticamente o número de projetos que gerenciam em um dado momento. Quando Noriega começou a trabalhar no Banco Rioja dois anos atrás, a equipe de TI gerenciava cerca de 10 projetos principais. Ao simplificar a administração e automatizar partes essenciais do processo, o Smartsheet possibilitou que a equipe gerenciasse um portfólio atual de 70 a 80 projetos. Noriega espera que esse número chegue a 100 até a metade de 2020.

Um dos principais desafios para o Banco Rioja era melhorar sua classificação regulatória, que tinha caído para o menor nível durante um período de crise econômica nacional e que atingiu o estado de La Rioja com bastante força. Usar o Smartsheet para gerenciar iniciativas digitais e regulatórias possibilitou que o banco fizesse melhorias duradouras em suas práticas e no desempenho do negócio, resultando em uma nova classificação na Auditoria de Sistemas pelo BCRA que reposicionou o banco para uma excelente reputação.

O desempenho regulatório aprimorado do Banco Rioja é resultado de seu trabalho intenso para transformar os processos e o gerenciamento da empresa. O Smartsheet Control Center tem contribuído bastante para essa mudança, porque a solução em si é rápida de aprender e facilitou a adaptação dos funcionários do Banco Rioja aos novos processos e padrões necessários para impulsionar a transformação digital da empresa.

"O Smartsheet nos deu muitos recursos e ferramentas fáceis de usar", afirma Noriega. "Se tivéssemos escolhido uma solução diferente, poderia ter sido difícil implementar nossas metodologias de negócio, porque teria sido difícil aprender a usar a ferramenta. Adotar o Smartsheet simplificou tudo, porque as pessoas aceitaram a solução e se familiarizaram rápido com ela."