A Boomi aumenta a produtividade em 70% e escala para o crescimento com o Smartsheet

A Boomi, uma empresa da Dell Technologies, tem ajudado empresas a integrar seus sistemas e processos há 20 anos. Como a Boomi cresceu de algumas centenas para mais de 13.000 clientes, a liderança da empresa percebeu que suas ferramentas e seus métodos para gerenciamento de processos e trabalho precisavam ser capazes de escalar no mesmo ritmo. O Smartsheet ajudou a Boomi a automatizar processos, melhorar e eficiência e a transparência além de possibilitar a visualização de dados e, ao mesmo tempo, sendo fácil de aprender e acessível em qualquer lugar por meio da nuvem.

“O Smartsheet foi um facilitador e catalisador de nossa cultura central de inovação e empreendedorismo”, afirma Chris Port, diretor de operações na Boomi. “Nós constantemente nos perguntamos: com nossos mais de 13.000 clientes, como podemos gerar mais inovação em suas organizações? Como geramos mais inovação em nosso produto e mantemos a liderança? O Smartsheet foi um facilitador que realmente permitiu às pessoas inovar, continuar a ser empreendedores dentro da Boomi e, de fato, criar soluções, aplicativos, painéis e projetos exclusivos”.

Um dos maiores desafios da maioria das empresas de hoje é a fragmentação dos sistemas de negócios, sejam eles dados isolados, múltiplas plataformas para uma única função, como financeiro ou logística, ou canais de comunicação separados. A Boomi oferece uma série de soluções de iPaaS (plataforma de integração como um serviço) que conectam tudo no ecossistema digital de uma empresa.

A empresa cresceu demasiadamente nos últimos anos, ultrapassando os limites de seus sistemas para gerenciar projetos, processos de negócios e comunicação. A Boomi começou a procurar por uma plataforma que pudesse escalar facilmente, fornecer informações em tempo real, permitir a visualização de dados e ser acessível de qualquer lugar por meio da nuvem. O Smartsheet era o que eles precisavam.

A automação impulsiona a eficiência e a visibilidade

Hoje, a Boomi usa o Smartsheet para capturar e obter visibilidade de dados em tempo real de uma variedade de funções em toda a empresa, incluindo suporte ao cliente, compras, planejamento estratégico e muito mais. A empresa usa painéis para visualizar prioridades diárias, acompanhar operações e gastos financeiros e monitorar o status de sites que estão sendo configurados em todo o mundo. Um painel sobre a pandemia da COVID-19 acompanha não apenas a saúde e o bem-estar dos funcionários, mas também as necessidades do cliente e as previsões e adaptações dos negócios enquanto a imprevisível crise sanitária acontece.

Os principais atrativos do Smartsheet eram sua facilidade de adoção, a funcionalidade dinâmica, a automação e os fluxos de trabalho que aumentam a eficiência em toda a organização.

“Eu lembro muito bem de procurar por funcionalidades e recursos específicos”, afirma DJ Krebsbach, chefe de gabinete de Chris McNabb, CEO da Dell Boomi. “Fluxo de trabalho multifuncional; a capacidade de ter instantaneamente dados em tempo real e visualizações diferentes. Um CEO não precisa ver a mesma coisa que nosso CFO ou alguém da engenharia, mas todos precisam ver o mesmo resumo do projeto. A capacidade de fluxo de trabalho multifuncional era o que eu mais estava procurando em um produto, e as outras coisas vieram na sequência”.

A automação é outro recurso importante que economizou um tempo significativo da Boomi para uma grande variedade de processos. Krebsbach se refere ao seu conjunto de lembretes automáticos como “Nag-Bot 2000” porque ele possibilitou a criação de responsabilidade nos projetos que ela gerencia sem que houvesse a necessidade de acompanhar manualmente todos as pessoas que exercem uma função. Cada peça do projeto tem potencial para afetar o resultado dos negócios; a automação ajuda essas peças e se encaixarem no lugar sem precisar de tempo e esforço excessivos do responsável pelo projeto. E todos podem criar automação em suas próprias soluções.

“Um recurso avançado do Smartsheet é a capacidade que indivíduos ou mesmo uma equipe podem ter para automatizar determinadas funções sozinhos”, afirma Port. “Pessoas em toda a Boomi aproveitam isso. Nossa função de compras é um ótimo exemplo. Com a COVID, nós baixamos o limite do que os líderes podem gastar sem aprovação adicional. Acima desse limite, ele dispara um fluxo de trabalho automatizado para mim. Eu posso fazer perguntas a pessoas específicas antes da aprovação ou recusa, mas também posso aprovar diretamente na ferramenta. É um outro nível de rigor que conseguimos adotar para ficarmos atentos ao dinheiro que estamos gastando, tudo totalmente automatizado”.

Levando a integração com a tecnologia a um novo nível

O Smartsheet facilita para a Boomi a integração de dados de tecnologias diferentes em soluções para criar uma visualização única dos negócios, o que não é diferente do modo como a Boomi integra a tecnologia de seus próprios clientes na camada de software intermediário para impulsionar a eficiência dos negócios. 

“Com o Smartsheet, você pode ter tudo”, afirma Krebsbach. “Você pode pegar coisas do Power BI ou Google Sheets e conectá-las ao JIRA e a todos esses aplicativos e sistemas. É como se fosse uma cola para tudo que você necessita. Mas podemos ir um pouco mais além e usar o Smartsheet com nossa própria tecnologia e torná-lo mais eficaz para nossos usuários. É a plataforma única para colaboração, entregas e até mesmo fluxos de trabalho”.

Christine Lindgren, consultora de compras, economiza tempo para ela e seus colegas usando o Smartsheet Data Shuttle e o Smartsheet para Salesforce Connector para inserir informações no Smartsheet sem ter que reinserir dados manualmente. Ela consegue rapidamente atualizar os registros de clientes e de vendas para obter uma visualização dos negócios em tempo real.

Digitalizar o processo de compras transforma o modo como as equipes trabalham

Lindgren usou o Smartsheet para levar os processos de compras baseados em papel da Boomi para o mundo digital. Ela começou com um formulário simples para coletar e encaminhar aprovações de crédito. Agora, ela tem um sistema automático que captura informações de crédito e de compras em um lugar e alerta as partes interessadas para que forneçam suas informações e vejam quais ações são exigidas por parte delas. 

“O Smartsheet definitivamente deu à empresa muito mais visibilidade sobre todas as solicitações, e cada parte interessada tem visibilidade sobre suas próprias solicitações”, afirma Lindgren. “Ele proporciona uma grande economia de tempo. Em vez de pagar alguém para fazer essas tarefas, o Smartsheet simplesmente faz isso por nós. Ele realmente permite que nossa equipe faça coisas que são menos tediosas para que possamos nos concentrar em trabalhos de alto nível que são mais interessantes do que ficar inserindo dados”.

Lindgren afirma que é fácil resolver problemas usando o Smartsheet. Por exemplo, quando um dos processos da empresa estava indo muito devagar, ela configurou uma solução com alertas e um panorama diário que ajuda a equipe a priorizar áreas com problemas. E quando a pandemia da COVID-19 forçou as equipes a trabalhar remotamente, ter o sistema de compras já acessível por meio da nuvem ajudou todo mundo a continuar trabalhando sem interrupções adicionais.

De novo usuário a premiado em apenas alguns anos

Um dos maiores motivos para o sucesso da Boomi com o Smartsheet é que a plataforma é fácil de aprender e de usar. Port afirma que como há muitos usuários avançados na empresa, qualquer pessoa pode começar imediatamente com apenas um convite para uma planilha. Lindgren completa dizendo que é simples aprender mais com a documentação e os tutoriais on-line do Smartsheet no Centro de aprendizagem e ajuda, na Comunidade Smartsheet e na conferência anual de clientes Smartsheet ENGAGE. Lindgren adquiriu a certificação do Smartsheet e recentemente ganhou um prêmio Dell CFO pelas soluções de compras que criou, um grande reconhecimento pela diferença que ela fez na Boomi.

“O Smartsheet tornou minha vida incrivelmente mais fácil e eficiente”, afirma Lindgren. “A quantidade de trabalho que eu consegui concluir por ter essas automações implementadas é simplesmente incrível. Tem sido ótimo para minha carreira poder ter um alto desempenho desses. Eu posso fazer muito porque tenho o Smartsheet me apoiando”.

Krebsbach também credita ao Smartsheet sua capacidade de realizar mais. Ela se descreve como alguém que gosta de usar materiais, como quadro branco e pôde substituir seus marcadores e notas adesivas por uma solução colaborativa que é acessível a todos. Seus colegas perceberam o nível de eficiência que ela atingiu e querem seguir seu exemplo.

“Eu gosto muito quando estou em uma reunião como observadora e o executivo pergunta ‘onde está o link do Smartsheet para isso?’” Krebsbach afirma. “Esse é um momento de orgulho porque eles sabem onde e o que procurar, o que é o oposto de perguntar se as coisas estão nos trilhos. É ótimo que as coisas estejam nos trilhos, mas de quem é a responsabilidade por isso? Quais são as próximas etapas? Como podemos criar aquele produto de acordo com a vontade da equipe executiva? Eu realmente fico satisfeita quando eles dizem ‘agradeço pela atualização, mas não quero um PowerPoint, onde está o link do Smartsheet?’”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.