A Borrego Solar reduz para a metade o tempo das tarefas com o Smartsheet para Salesforce

"Os dados não eram totalmente confiáveis", afirma Emily Tam, diretora de TI e infraestrutura na Borrego Solar Systems, empresa sediada em San Diego. Ela se refere aos problemas que sua equipe de engenharia enfrentou ao manter o progresso dos projetos e evitar atrasos, alocação inconsistente de recursos e informações imprecisas.

Todos os problemas pareciam ser provenientes inserção inconsistente de dados do projeto.

A Borrego Solar desenvolve, constrói, instala e realiza a manutenção de sistemas de painéis solares e de armazenamento de energia para clientes comerciais e governamentais nos Estados Unidos. Um projeto específico — um painel solar sobre um aterro coberto — permitiu que a cidade de North Adams, Massachusetts, alcançasse o objetivo de ter 100% de energia solar.

Uma decisão simples gera um impacto duradouro

Inicialmente, a equipe de engenharia usava o Microsoft Project para gerenciar projetos offline, depois inseria manualmente as datas principais no Salesforce para difundir as informações em toda a empresa. E os membros ficavam frustrados. "Achamos muito difícil acompanhar o status e atrasos de todos os projetos", afirma Tam.

Buscando insights e controle melhores, o gerente de desenvolvimento de engenharia procurou uma ferramenta acessível para ajudar a equipe a elencar tarefas, acompanhar atrasos e capturar marcos para diversos projetos simultaneamente. Após pesquisar sobre o Smartsheet, ele inseriu rapidamente todos os projetos na plataforma de execução de trabalho.

Atualizações automáticas de dados do Salesforce

Os funcionários da Borrego Solar confiaram no Salesforce por mais de uma década e queriam continuar usando a ferramenta. Mas para isso, eles precisavam unir o Smartsheet ao Salesforce.

O Salesforce tinha todos os marcos de datas de projetos da empresa. "Mas não podíamos obter o nível de detalhe no Salesforce que queríamos", afirma Tam. "Nossos engenheiros usaram o Smartsheet para gerenciar o trabalho diário e os cronogramas gerais. Mas eles também tiveram que colocar os dados no Salesforce para que o restante da empresa os visse e usasse."

Isso leva tempo, que poderia ser melhor gasto nos projetos em si.

Então a equipe implementou o Smartsheet para o Salesforce, que sincroniza automaticamente os dados entre o Smartsheet e o Salesforce, independentemente de onde os dados são inseridos. Os engenheiros fazem atualizações nos projetos uma vez e as partes interessadas podem confiar em sua precisão.

A Borrego Solar enxergou o benefício imediatamente. "Quando definimos um projeto", afirma Tam, "o conector coloca suas datas e outros dados no Salesforce e os mentém atualizados, de modo que a gerência e o restante da empresa sempre saibam o progresso dos projetos".

Maior eficiência gera inovação

Agora que os engenheiros da empresa atualizam apenas o Smartsheet, sem ter que se preocupar com diversos pontos de inserção de dados, a eficiência aumentou. Além disso, outros departamentos agora usam o Smartsheet mais cedo em seu gerenciamento de projetos, e as equipes se comunicam melhor.

Essas tarefas, que levavam 12 dias para serem concluídas, agora levam metade do tempo. Algumas mudanças são mais difíceis de quantificar, mas são igualmente significativas. Tam diz que "as pessoas têm mais espaço para inovação e a capacidade de abordar projetos que ajudarão o departamento e a empresa no geral".

Agora a Borrego Solar pode priorizar a inovação e deixar as atualizações dos dados com o Smartsheet.