A equipe do setor público da Cisco economiza mais de 80 horas por semana com o Smartsheet para PPM (Gerenciamento de portfólio e projeto)

A Cisco Systems Inc., uma das líderes do setor de tecnologia, está constantemente desenvolvendo novas maneiras de atender melhor a seus clientes de rede em todo o mundo. A equipe do setor público da Cisco está no meio de uma iniciativa de experiência do cliente (CX) que visa ajudar os clientes e ter sucesso em todos os estágios da jornada tecnológica.

De modo similar, Jessika Thompson, gerente de projetos e arquiteta de soluções para STRIDE (Strategic Initiatives and Delivery Enablement, Iniciativas estratégias e viabilização de entrega) do setor público, está usando o Smartsheet para dar apoio ao sucesso de sua equipe interna criando soluções eficientes que automatizam e simplificam o gerenciamento de projetos e dados.

“No nível da experiência do cliente, estamos engajados em um novo tipo de modelo de entrega de serviço”, afirma Thompson. “Nos últimos anos, estivemos mais focados em nossos clientes, no ciclo de vida útil (a repetição daquela figura em forma de oito, se você me entende) no qual nós aprendemos quais são as necessidades de nossos clientes, proporcionamos a solução para eles, garantimos que a solução esteja funcionando bem por meio do sucesso do cliente, voltamos, medimos, verificamos que há algo mais que eles precisam e continuamos trabalhando nisso. O que eu faço segue o mesmo modelo no lado interno”.

A equipe do setor público não tinha um processo consistente para seus projetos internos e nenhum local único para gerenciamento e acompanhamento dos dados do projeto. Thompson se juntou à equipe logo depois que o Smartsheet foi implementado.

“O Smartsheet proporcionou a todos nós a capacidade de trabalhar a partir de um mesmo lugar com o mesmo conjunto de dados e ter diversas pessoas acessando, atualizando e salvando dados, e sempre tendo o conjunto mais atualizado de informações”, afirma Thompson. “A partir daí, começamos a extrair métricas para entender quantos projetos tínhamos em andamento e quanto temos em cada domínio específico de tecnologia. Coisas que provavelmente poderiam ter sido feitas com Excel, mas não em tempo real com facilidade. Eu não acho que elas teriam a precisão e a confiabilidade que tivemos com o Smartsheet”.

A plataforma Smartsheet forneceu um sistema de registro com recursos sofisticados para geração de relatórios e compartilhamento de informações, mas a equipe ainda estava fazendo inserções manuais de dados para se manter atualizada com as novas iniciativas e mudanças nos projetos atuais.

Aproveitando o poder da automação

O trabalho da equipe com sua BAT (Bulk Administration Tool, ferramenta de administração em massa), que acompanha dados de atribuição de recursos, é um bom exemplo de como uma nova abordagem transformou as operações. A BAT não tinha a capacidade de gerar relatórios personalizados ou extrair métricas, então a equipe criou uma solução Smartsheet que pudesse fornecer essas informações. Isso exigia que um membro da equipe importasse os dados brutos da BAT de forma contínua.

“Tínhamos um especialista de projeto literalmente copiando e colando os dados no Smartsheet”, afirma Thompson. “Esse era o trabalho dele o dia inteiro. Se algo saísse de sincronia ou fosse atualizado em nossa ferramenta de gerenciamento de recursos, nosso especialista teria que ir lá verificar e atualizar os dados no Smartsheet. Quando entrei, fiz uma avaliação de todas as nossas soluções Smartsheet e perguntei o quanto disso nós poderíamos automatizar. Nós essencialmente tivemos duas pessoas de volta em uma equipe de oito pessoas ao automatizar aquela lista principal de projetos”.

Thompson configurou uma API que importava automaticamente novas solicitações de projetos da BAT para a solução Smartsheet uma vez por dia. Isso deu à equipe informações atualizadas sem a entrada de dados imprecisos ou duplicados e liberou 80 horas-homem disponíveis para tarefas de maior valor, como planejamento estratégico, análises e avaliações ou design de solução.

“Quando automatizamos nossa solução Smartsheet com a API, isso foi um divisor de águas”, afirma Thompson. “Nossa equipe realmente mudou seu nome de ADRT PMO para STRIDE, que significa 'iniciativas estratégicas e viabilização de entrega', pois naquele ponto nós assumimos todas essas diferentes soluções. Como devolvemos a essas duas pessoas seu tempo, conseguimos começar a assumir novas coisas. Quanto mais automatizamos, mais tempo temos para fazer mais”.

Impulsionando a produtividade em mais de 90% com o Smartsheet para PPM

Hoje, a equipe do setor público da Cisco usa o Smartsheet e seu conjunto de produtos premium para criar soluções personalizadas não abordadas pelas ferramentas existentes da empresa. Aplicativos premium, como DataMesh e Control Center, têm reduzido ainda mais horas e esforço do dia de trabalho.

Com o DataMesh, Thompson pode gastar menos de cinco minutos para concluir um projeto de transferência de dados que costumava exigir dois dias para copiar, corrigir e reconfirmar. O DataMesh mapeia automaticamente os dados nas colunas à direita e concilia as falhas técnicas de formatação. Ela afirma que sua própria produtividade cresceu em pelo menos 90%.

“Tudo está no Smartsheet agora”, afirma Thompson. “Se tivéssemos adquirido o Control Center e eu fosse e única pessoa da minha equipe com uma licença, ainda poderíamos justificar a compra de 1.000 licenças por conta do tempo que eu economizei. Eu tenho um modelo bem legal que realmente gosto de copiar. Entre copiar e colar manualmente, renomear coisas, refazer minhas métricas e apontar para novos links de célula, eu provavelmente gastaria de três a quatro horas a cada vez. Ao passo que agora, eu levo cerca de cinco minutos. Isso me possibilitou assumir mais soluções; foi exponencial”.

Quando uma nova solicitação de solução é feita, Thompson trabalha com seus colegas de análise e administração para criar um fluxo de solução e identificar as melhores ferramentas a serem usadas, os componentes existentes que possam ser copiados ou adaptados e os novos elementos a construir. Ela colabora com a equipe técnica na criação e no teste reais. Uma solução normal pode ficar pronta para uso em cerca de um mês, seguida de iteração e melhoria contínuas.

Uma das suas criações que lhe traz mais orgulho é uma planilha de adoção central que fornece métricas sofisticadas sobre como são criadas as equipes para os projetos dos clientes. Apresentando quase 200 fórmulas, a planilha extrai dados de múltiplas fontes, incluindo o Salesforce, para acompanhar detalhes, como local, implementação de tecnologia, orçamento e até mesmo fatores que evitaram a criação da equipe de um projeto. A informação valiosa dá à liderança do setor público dados esclarecedores para divulgar o planejamento e a estratégia para engajamentos futuros dos clientes. Então, não é de se admirar que a planilha tenha ganhado elogios das principais lideranças da empresa, como Alvio Barrios, vice-presidente sênior de experiência do cliente, Américas.

Um fluxo contínuo de novos produtos e novas ferramentas

Thompson sempre descobre novas maneiras de otimizar o trabalho e iniciar novos projetos com o Smartsheet, da supervisão de projetos do cliente à integração de funcionários e planos de ação. Um bom exemplo é um conjunto de listas dinâmicas de equipes que extrai dados atualizados para que elas estejam sempre em dia. É um recurso útil que demoraria muito se a criação fosse manual, o que demonstra apenas um dos fluxos constantes de benefícios do Smartsheet que Thompson acha muito empolgante.

“No momento, o WorkApps é provavelmente meu favorito”, afirma Thompson. “Fiquei empolgada quando o WorkApps foi lançado porque eu estava querendo permissões de nível de pasta havia muito tempo, e o WorkApps era a segunda melhor opção. Esse recurso facilita a concessão de permissões referentes a determinadas coisas a um grupo específico de pessoas. Posso colocar toda a minha área de trabalho do WorkApps e compartilhar qualquer parte que eu quiser: nível de pasta, seminível de pasta, parte de uma pasta, parte de outra área de trabalho, e juntar tudo em uma ótima apresentação para quem eu quiser dar acesso”.

O Smartsheet fornece a Thompson mais do que apenas uma plataforma e aplicativos. Os especialistas do Smartsheet que fornecem informações sobre produto, instrução, resolução de problemas e apoio moral são uma parte importante do sucesso de sua equipe.

“Uma das minhas partes favoritas do Smartsheet é nossa equipe de conta”, afirma Thompson. “Eu posso entrar em contato com eles a qualquer momento; eles estão sempre intercedendo a nosso favor. Esta é a primeira vez que eu estou neste lugar onde posso realmente fazer algo e me sentir orgulhosa pela minha contribuição, e sei que não conseguiria estar aqui sem vocês, pessoal. Então, agradeço por possibilitarem isso”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.