A Decision Foundry usa o Smartsheet para automatizar o acompanhamento de projetos e a comunicação com o cliente e impulsionar o crescimento dos negócios

Como integradora global da popular plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) Salesforce, a Decision Foundry é especializada em conectar pontos de dados díspares para ajudar as empresas a obter mais de seus dados. A empresa de tecnologia com sede em Nova York se concentra no suporte ao Salesforce Marketing Cloud, um fornecedor de software e serviços de automação e análise de marketing digital. “Integramos várias fontes de dados em aplicativos que construímos com base no Salesforce para empresas das áreas automotiva, de mídia, de publicações, de saúde e de ciências biológicas”, diz Ross Jenkins, CEO da Decision Foundry.

Todos os dias, a Decision Foundry usa o software Smartsheet para gerenciar o fluxo de todos os dados do projeto de implementação, disponibilizando informações de status em tempo real para todos, desde gerentes de projeto até executivos de contas e clientes. “O Smartsheet nos ajuda a automatizar o processo de comunicação e criar um alto grau de transparência e responsabilidade em alguns projetos de entrega de produtos de dados que são muito desafiadores”, diz Jenkins. “O Smartsheet mantém todos envolvidos para manter um nível de responsabilidade geral para todas as nossas partes interessadas.”

Antes de começar a usar o Smartsheet, a Decision Foundry gerenciava os projetos por meio de várias ferramentas, incluindo planilhas baseadas em nuvem, arquivos simples, planilhas herdadas e apresentações de slides. Conforme a empresa crescia e as implementações se tornavam mais complexas, a Decision Foundry percebeu que precisava de uma abordagem mais simplificada para o gerenciamento de projetos. “Muitos de nossos projetos do Salesforce levam algumas semanas, mas, se tivermos que projetar aplicativos personalizados para grandes eventos, esse cronograma pode se estender por vários meses ou mais por causa de todas as dependências e tarefas diferentes”, diz Jenkins. “Frequentemente, temos 25 partes interessadas gerenciando de 50 a 60 projetos por mês e precisamos ver claramente quais projetos estão em andamento, com que rapidez ou lentidão esses projetos estão avançando e quem está encarregado de cada etapa do processo. Mantínhamos todas essas informações em diferentes plataformas e acabávamos telefonando ou enviando e-mails para atualizar os clientes, o que não era nada eficiente.”

Acompanhamento de até 60 projetos de implementação por mês com o Smartsheet

No fim de 2020, a Decision Foundry começou a usar o Smartsheet para acompanhar todos os projetos de implementação e integração do início ao fim. A empresa coloca os dados do plano do projeto e as informações de orçamento da declaração de trabalho de cada cliente em modelos do Smartsheet. Essas informações incluem todos os marcos e proprietários do projeto.

“Agora, no início de cada reunião com o cliente, abrimos o Smartsheet e orientamos o cliente ao longo de todo o processo de implementação”, diz Jenkins. “Mostramos como acompanhamos cada etapa, o que transmite muita confiança no que estamos fazendo.”

Aproximadamente 125 analistas da Decision Foundry trabalham no Smartsheet diariamente, monitorando o status de até 60 projetos por mês. A empresa usa os painéis do Smartsheet para dar aos clientes visibilidade de cada projeto, desde a integração até a descoberta, a criação e a produção. “Os painéis são atualizados diariamente e mostram claramente a probabilidade de concluirmos um projeto no prazo”, diz Jenkins.

A Decision Foundry também configura fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet que são acionados sempre que um gerente de projeto ou analista faz uma edição ou atualização em um projeto. As alterações são enviadas por e-mail automaticamente aos executivos de contas para visibilidade. Outro fluxo de trabalho automatizado do Smartsheet aciona uma pesquisa que é enviada por e-mail para cada cliente conforme o projeto passa pelas diferentes etapas de conclusão. “As pesquisas basicamente pedem que os clientes deem feedback, então cada marco é uma oportunidade para corrigirmos o percurso, se necessário”, diz Jenkins.

Além disso, a Decision Foundry usa o Smartsheet para campanhas de marketing relacionadas ao lançamento de novos produtos e serviços. A empresa também usa o Smartsheet para gerenciar dados financeiros, como as taxas de cobrança e o valor transacional dos projetos.

Comunicação automatizada e aumento da responsabilidade 

A Decision Foundry está usando o Smartsheet para automatizar a comunicação, tanto internamente quanto com os clientes, permitindo maior confiança na entrega do projeto.

“Em um mundo em que a comunicação nem sempre é efetiva, a Smartsheet nos ajudou a melhorar nossa comunicação em escala”, diz Jenkins. “Por meio da comunicação automatizada, garantimos que nossos gerentes de projeto e clientes saibam a situação do projeto o tempo todo. Como resultado, estamos melhorando a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, aumentando as oportunidades de receita.”

Ao automatizar a comunicação interna e externa, a Decision Foundry pode garantir mais facilmente aos clientes que os projetos de implementação e integração fiquem dentro do prazo e do orçamento. “A responsabilidade é extremamente importante, quer um cliente tenha gastado US$ 100 ou sete dígitos conosco”, diz Jenkins. “A qualquer momento, posso acessar o Smartsheet e ver o histórico de cada etapa de um projeto até o momento. Isso nos ajudou a aumentar a produtividade de nossos negócios porque temos melhor visibilidade dos 60 projetos mensais que acompanhamos.” A empresa também está se tornando mais eficiente por ter acesso ao histórico completo de cada projeto. “Aprender com os erros do passado nos ajuda a ser uma organização mais madura”, reflete Jenkins. “Empresas maduras não criam as mesmas coisas repetidamente — elas pegam os processos existentes, os testam sob pressão com os clientes e se tornam melhores no que fazem.”

Várias horas economizadas semanalmente em apresentações para clientes

Com a automação no Smartsheet, a Decision Foundry não precisa mais passar várias horas criando apresentações de slides para cada reunião com o cliente.

“Normalmente, levaria pelo menos cinco horas para criar uma apresentação de slides para compartilhar com um cliente durante cada reunião”, diz Jenkins. “Em média, nos reunimos com um cliente duas vezes por semana, especialmente nas fases iniciais do processo, então estamos economizando várias horas na preparação para as reuniões com cada cliente todas as semanas.”

A Decision Foundry está atualmente em crescimento e planeja adotar recursos adicionais da Smartsheet, como o Resource Management by Smartsheet, para automatizar adicionalmente o gerenciamento do pipeline de projetos e impulsionar o crescimento de novos negócios. “Somos uma pequena empresa com grandes ideias e talentos, mas também precisamos da tecnologia certa porque temos um orçamento apertado, e nosso espaço para erros é menor”, conta Jenkins. “O Smartsheet cumpriu uma função fundamental em nosso crescimento desde 2020 e continuará sendo a plataforma de envolvimento com o cliente e automação da nossa empresa.” 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.