A Domino’s entrega comunicações da empresa de modo mais rápido e eficaz com o Smartsheet

Entregar uma pizza quente e deliciosa exige mais do que uma massa perfeitamente assada e um motorista habilitado. A Domino’s se tornou líder do setor ao ser a pioneira na adoção da tecnologia para otimizar os processos da cozinha e simplificar o acompanhamento de pedidos e entregas on-line em mais de 86 mercados globais. Enquanto novas tecnologias e novos processos são lançados, a Domino’s precisa compartilhar atualizações e alertas oportunamente com sua base de funcionários corporativos e sua rede de proprietários de franquias. O Smartsheet ajuda a Domino’s a garantir que todas as mensagens cheguem na hora, quando e onde elas são necessárias.

“Usamos o Smartsheet para unir as pessoas como uma equipe multifuncional”, afirma Stacie Barrett, diretora de comunicações internas na Domino’s. “Nós o usamos como um início de conversa para pessoas que estão trabalhando com afinco nas coisas certas, mas podem não estar cientes das outras coisas que as pessoas estão fazendo. Quando criamos essa conscientização, também geramos eficiência – não apenas no meu departamento, mas em outras partes da empresa – de modo que não estamos duplicando o esforço, estamos sendo atenciosos sobre quando e como nos comunicamos e assim podemos trabalhar mais rápido”.

Simplificação da comunicação para reduzir a sobrecarga de informações

A equipe de comunicações internas na Domino’s gerencia diversos veículos de comunicação para compartilhar atualizações importantes em nossa tecnologia, novos programas e mudanças nos processos e nas ofertas existentes. Isso inclui boletins informativos regulares para a equipe corporativa e para as franquias, além de e-mails pontuais para os anúncios mais importantes. A equipe também organiza o Domino’s Worldwide Rally, um evento presencial que reúne mais de 9.000 pessoas a cada dois anos. Compartilhar tanta informação criou um grau de sobrecarga que foi deixando as pessoas menos informadas, não mais.

“Antes do Smartsheet, tínhamos várias pessoas se comunicando com muitas pessoas de diversas formas diferentes”, afirma Barrett. “Todo mundo achava que sua mensagem era a mais importante e que a melhor maneira de fazê-la chegar ao destino era enviar uma comunicação separada. As pessoas estavam recebendo muitas informações repetitivas e perdendo o que era mais importante”.

Barret sabia que sua equipe precisava de uma abordagem mais estratégica. O Smartsheet foi a plataforma que tornou isso possível. Hoje, a equipe de comunicações internas insere tópicos de boletins informativos e anúncios independentes em um calendário de conteúdo, o que permite a ela planejar vários meses cuidadosamente. À medida que tópicos são adicionados, a equipe pode ver se determinadas datas estão ficando sobrecarregadas, colaborando com os proprietários de conteúdo para reagendar anúncios se necessário.

O planejamento do Worldwide Rally é feito por meio do Smartsheet também. A equipe de Barrett pode acompanhar o status e a propriedade de todas as tarefas. Se alguém entrar de férias, fica fácil para os colegas cobrirem o trabalho porque as necessidades e os prazos estão claramente detalhados. Alertas automáticos permitem que os proprietários das tarefas saibam quando um prazo está se aproximando ou quando uma tarefa passou do prazo para que colegas e gerentes possam ajudar a resolver os problemas.

“Com o Smartsheet, eu tenho um calendário de comunicação que avança por meses”, afirma Barrett. “Eu posso ter pessoas diferentes inserindo, atualizando e mantendo as informações em movimento. O mesmo acontece com nosso rally mundial. Eu tenho uma grande equipe multifuncional com muitas interdependências, então, ao criar mais transparência acerca do que precisa ser feito e de quem precisa fazer, podemos trabalhar juntos para resolver problemas e fazer as coisas mais rapidamente”.

Taxas de leitura mais altas mostram que menos realmente é mais

O Smartsheet melhorou drasticamente o modo como a equipe de Barrett se comunica em toda a empresa. Os boletins informativos da equipe costumavam ter uma taxa de leitura de apenas 4%. Hoje, com as mensagens otimizadas e um melhor planejamento estratégico, a taxa de leitura atingiu 100%.

“As pessoas achavam que suas mensagens não estavam sendo enviadas, mas na verdade elas estavam sendo enviadas em seis momentos diferentes”, afirma Barrett. “As pessoas estavam cansadas de receber as mesmas mensagens repetidas, então elas paravam de ler assumindo que já sabiam da informação. Usar o Smartsheet nos permitiu criar um plano de comunicações mais holístico e inteligente e reduzir a repetição no mesmo veículo”.

Executar mais com o mesmo tempo

Ao tornar seus processos mais estratégicos e otimizados, a equipe expandiu seus recursos. Barrett afirma que sua equipe costumava colaborar regularmente com quatro equipes, e agora trabalha com oito, sem ter que gastar tempo adicional nem aumentar o efetivo de colaboradores.  E mesmo que Barrett insista que “não é uma pessoa da TI”, ela conseguiu, sozinha, configurar todas as planilhas e alertas sem recorrer aos colegas de TI para que eles não se afastassem de inciativas tecnológicas maiores em toda e a empresa.

Barret afirma que seus colegas também acharam o Smartsheet fácil de aprender e de usar. Um de seus maiores desafios é acompanhar as solicitações por novas licenças. Quanto mais pessoas descobrem como o Smartsheet pode simplificar e automatizar a carga de trabalho, mais elas querem usá-lo.

Se você estiver trabalhando em uma equipe multifuncional e precisar de automação e controles, mas não tiver orçamento para esse nível de suporte de TI, o Smartsheet é uma solução fácil de usar que realmente funciona”, afirma Barret. “Nós temos melhor visibilidade, melhor transparência e melhor colaboração, e temos tudo isso com o Smartsheet.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.