O EIS agiliza o gerenciamento do programa de saúde, como testes de PCR para os Jogos de Tóquio, usando o Smartsheet

Sediado em Manchester, no Reino Unido, o English Institute of Sport é uma instituição governamental que oferece serviços de medicina esportiva e ciência dos esportes para atletas de alto desempenho no Reino Unido, o que inclui os participantes britânicos dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos. 

Os serviços do EIS expandiram exponencialmente em seus 20 anos de existência, desde o suporte a esportes tradicionais, como medicina, fisioterapia e fortalecimento e condicionamento, até outros serviços, como biomecânica, inovação do desempenho, estilo de vida do desempenho e saúde mental. Tendo mais de 350 colaboradores trabalhando com mais de 40 esportes em todo o país, a organização contribuiu para mais de 1000 medalhas Olímpicas e Paralímpicas. 

Testes de PCR para os Jogos Olímpicos com a ajuda do Smartsheet

Quando a pandemia da COVID-19 se espalhou pelo mundo, muitos eventos esportivos foram cancelados ou organizados em circunstâncias muito difíceis. As organizações esportivas recorreram a ferramentas digitais para agilizar fluxos de trabalho e impulsionar a eficiência. Já usando o Smartsheet para muitos de seus processos internos, a Equipe de saúde do atleta do EIS decidiu adotar a ferramenta para novos casos de uso apresentados pela pandemia. 

“Em 2021, fomos indicados para executar todos os testes de PCR para atletas, equipes, partes interessadas e patrocinadores que viajariam para os Jogos Olímpicos e Paralímpicos de Tóquio. Os testes precisavam ser realizados por médicos de todo o país em um período específico concebido para os eventos: 14 dias, 96 horas e 48 horas antes da partida”, lembra Faye Hodson, Coordenadora de saúde do atleta do English Institute of Sport. Com mais de 500 atletas para fazerem testes, além de outras 600 pessoas da equipe de apoio, o desafio era grande. “Sem o Smartsheet, teria sido incrivelmente difícil para nós.”

Com o objetivo de sempre oferecer um nível de alta categoria, Hodson e sua equipe criaram um plano de projeto usando o Smartsheet, utilizando gráficos de Gantt integrados que permitiam que atribuíssem tarefas com prazos e automatizassem lembretes. Toda a informação era coletada e agrupada em um só lugar. Isso permitia que atletas, médicos e autoridades se mantivessem atualizados, independentemente da localização.

“Sem a ferramenta apropriada, teríamos vários e-mails e diferentes planilhas por toda parte”, lembra Hodson. “E, claro, alguém acabaria baixando e potencialmente não fazendo upload de forma adequada. Contudo, com o Smartsheet usado para o relatório de testes de PCR, tudo foi muito tranquilo.” 
Não era só sobre obter os dados, mas também sobre acessibilidade e conveniência. “O bom dos formulários era que podíamos enviá-los para os atletas em uma mensagem do WhatsApp”, afirma Hodson. “Eles adoravam! Todos têm um celular, mas nem todo munto tem um laptop na frente.” Essa facilidade de uso ajudou o EIS a cumprir sua missão com tranquilidade.

Gerenciamento de saúde de atletas em um só lugar 

O uso do Smartsheet pelo EIS começou anos antes dos jogos de Tóquio. Em 2018, a organização compôs a Equipe de saúde do atleta para reduzir doenças e lesões em atletas. Esse grupo de especialistas é responsável pela saúde física e mental, a saúde respiratória, a saúde feminina e os dados de desempenho dos atletas. As tarefas incluem análises o ano todo para acompanhar a evolução da população de atletas, levando em conta elementos como categoria do esporte ou temporada. “Temos até um sistema personalizado de prontuários médicos, chamado Performance Data Management System (PDMS)”, conta Hodson.

Devido à complexidade do seu trabalho, a gestão de equipes percebeu, desde o começou, que precisava de uma solução de software econômica de colaboração e gerenciamento de projetos. “Nós precisávamos de uma ferramenta acessível a partes internas e externas em um ambiente altamente seguro, pois lidamos com atletas e suas equipes de treinamento, não só partes interessadas internas do EIS”, afirma Hodson. “Por várias semanas, investiguei várias opções e o Smartsheet sempre estava entre as melhores. É fácil de usar e pode ser acessado interna e externamente com segurança. Pode ser usado para gerenciamento de projetos e cabe no nosso orçamento.”

A equipe rapidamente se prepara para trabalhar integrando projetos e dados. Assim que o ecossistema foi configurado, as pessoas começaram a usar a nova solução e descobriram mais formas de concluir tarefas diariamente. 

“Com o Smartsheet, podemos criar painéis para a gerência sênior, que deseja apenas um recurso visual rápido, e não um formulário completo”, detalha Hodson. “Também é possível detalhar permissões para uma única célula, e isso ajuda a cumprir a LGPD. Se precisar de uma atualização, basta enviar um e-mail e qualquer um pode executar diretamente, sem precisar se conectar a um sistema diferente. E o fato de poder ser integrado ao Microsoft Teams foi excelente para nós em termos de colaboração.”

Monitoramento de atividades e acompanhamento do engajamento a longo prazo

Para além de circunstâncias extraordinárias como a pandemia, a Equipe de saúde do atleta passa muito tempo em monitoramento de atividades e acompanhamento do engajamento. Ser capaz de acessar dados instantâneos é um aspecto necessário do trabalho. “O diretor pode ver apenas um painel instantâneo das nossas despesas. Achamos isso muito útil”, detalha Hodson. 

Contudo, para Hodson, a maior vantagem é a precisão dos dados. “Usar o Smartsheet reduziu a quantidade de erros cometidos porque os dados estão sempre em um só lugar”, afirma. 

“Estamos usando o Smartsheet desde 2018 e ainda encontramos novos usos para ele”, relata Hodson. “Objetivamos mais planejamento de projetos e recursos, continuar nossa atividade de monitoramento e acompanhar o orçamento. Também procuramos usar os formulários para feedback. Por exemplo, podemos perguntar às organizações esportivas e aos atletas o que acham do nosso desempenho e utilizar isso para analisar nosso trabalho.” 

Com uma excelente experiência comprovada do Smartsheet ao impulsionar a eficiência nos projetos da Equipe de saúde do atleta, o EIS também planeja implementar a ferramenta em outros processos e departamentos da organização.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.