Como a Fox Sports na Austrália torna o planejamento das transmissões de 10% a 20% mais eficiente

Planejar e executar a transmissão ao vivo para TV de mil eventos esportivos por ano exige uma enorme organização e a supervisão dos mínimos detalhes. A equipe de transmissão externa na Fox Sports da Austrália queria simplificar a automatizar seus processos. Com a ajuda de consultores em produtividade na 6STEP e os recursos e funcionalidades do Smartsheet, a Fox Sports está poupando tempo e energia na transmissão de programação esportiva para uma nação de apaixonados por esporte.

"Nosso objetivo é garantir que capturemos o que é necessário para cada evento e não deixemos nada de lado", afirma Steve Barnes, gerente de transmissão externa na Fox Sports. "O Smartsheet está sendo muito útil para nós; a automação do gerenciamento de mudanças é excelente. Os produtores inserem informações, e eu consigo desconsiderá-las e priorizar o ponto de atenção do dia. Como lidamos com reuniões de estratégia e com tarefas sensíveis ao tempo com frequência, é um alívio saber que o Smartsheet está em segundo plano fazendo seu trabalho e garantindo que façamos o nosso."

Solução necessária para gerenciar a mudança constante

Barnes lidera uma equipe que engloba grupos esportivos especializados que planejam a transmissão e comentários de jogos ao vivo, incluindo partidas da Australian Football League (AFL), Super Rugby, boxe, vela, hockey, dardos, entre outros. Cada evento de transmissão tem uma longa lista de detalhes a serem gerenciados, como os horários de início e fim do evento, horário de início e fim da transmissão, número de câmeras em operação, anunciantes, equipamentos físicos como a mesa ou pódio do anunciante e drones para a cobertura aérea ao vivo. Os funcionários da Fox Sports coordenam as equipes para planejar os detalhes da cobertura, arquivamento e registro, compilação de dados estatísticos, conectividade por satélite ou fibra ótica e publicidade avançada.

A mudança é uma constante, e manter-se atualizado com relação a ela era uma tarefa que consumia muito tempo antigamente. Os membros das equipes buscavam novas atualizações manualmente nas planilhas ou dependiam dos colegas para compilar e enviar e-mails. Equipes que trabalham com esportes variam de 10 ou 20 a centenas de pessoas nas modalidades mais populares; assim, o número de atualizações e e-mails pode ser surpreendente.

"Ainda não mudamos nosso departamento de críquete", afirma Barnes. "Ele ainda envia uma planilha enorme, extremamente detalhada, com uma planilha principal que informa quais mudanças foram feitas. Na alta temporada, ele envia três ou quatro e-mails todos os dias. Desse jeito, você precisa parar o seu dia: você precisa ler o e-mail, ver o que mudou e pensar no impacto da mudança. E não se pode garantir que as pessoas vão ler esses e-mails todos os dias. Mal podemos esperar para integrá-los ao Smartsheet de modo que possamos receber todos os alertas em tempo real."

Barnes começou a procurar por um parceiro de solução que compreendesse as necessidades únicas da Fox Sports. Um contato na empresa de produção NEP Group recomendou a 6STEP, uma parceira platinum do Smartsheet na região Ásia-Pacífico. Rohann Chapman, fundador e CEO, e sua equipe trabalharam com Barnes para elaborar uma solução que simplificasse o planejamento de transmissões e pudesse ser implementada com rapidez, garantindo que não houvesse falhas no planejamento e na cobertura.

Painéis dão às equipes uma visão em tempo real das informações essenciais

Barnes e sua equipe na Fox Sports usam um conjunto de painéis do Smartsheet para executar coberturas ao vivo. Como cada equipe do ramo esportivo define seus códigos de transmissão de modos ligeiramente diferentes, a solução do Smartsheet usa DataMesh para agregar e alimentar os dados nos painéis para criar opções de visualização padronizadas sem a necessidade de reformatação. O Calendar App, um complemento premium, permite que as equipes planejem transmissões futuras por mês, semana ou dia, conforme suas necessidades imediatas.

A automação transformou o modo como as organizações de transmissão externa fazem seu trabalho. Todas as atualizações e prazos acionam um alerta para as pessoas que precisam dessas informações. Não há necessidade de iniciar um novo segmento de e-mail quando uma lista de atletas é atualizada ou quando uma partida é reagendada e não há o risco de se esquecer de informar todas as pessoas cujas tarefas serão afetadas. O pessoal de logística sabe que todas as novas solicitações foram recebidas e abordadas, bem antes de chegarem ao estádio; os anunciantes no ar recebem cronogramas personalizados a tempo de se preparar para o jogo.

Como o Smartsheet é de fácil acesso via dispositivo móvel, as últimas atualizações estão sempre nas pontas dos dedos dos membros da equipe. No passado, equipes no local dependiam de cópias impressas do cronograma mais recente para pendurar na van de transmissão e elas eram marcadas à mão quando mudanças de última hora surgiam. Agora, o pessoal que trabalha no evento confirma a próxima etapa sem ter que andar por todo o estádio, economizando tempo, um bem precioso durante transmissões ao vivo.

"O Smartsheet nos aparelhos móveis é extremamente útil", afirma Barnes. "Sábado talvez eu não trabalhe, mas temos 15 transmissões externas nesse dia. Consigo verificar rapidamente o Smartsheet e ver que horas eles estão transmitindo e ver que estamos no ar, que os gráficos estão funcionando e que tudo está dentro da conformidade. Assim, consigo continuar minhas compras do mercado ou qualquer outra coisa que eu estiver fazendo."

Uma fonte central para detalhes aumenta a eficiência em 10% a 20%

Barnes fiz que o maior benefício do Smartsheet é que ele poupa tempo e melhora a precisão. Como as atualizações são refletidas no painel imediatamente, não há necessidade de ler uma trilha de e-mails para confirmar as mudanças nem risco de trabalhar com um plano desatualizado. A colaboração é simplificada porque é mais fácil para os colegas das diversas equipes ver quem é responsável por itens específicos. Barnes estima que sua equipe trabalhe com 10% a 20% a mais de eficiência.

"Antes do Smartsheet, eu ficava todos os dias atendendo telefonemas de pessoas que queriam saber o horário de início e de término de um evento", afirma Barnes. "No nosso setor, temos um horário de início para o evento, mas o tempo no ar pode ser diferente e o tempo de transmissão para o público também pode ser diferente. Além disso, há fusos horários diferentes na Austrália que precisam passar por verificação cruzada. Isso agora é inserido no Smartsheet com bastante clareza. Não ficamos recebendo e fazendo essas ligações. Eu sozinho economizo uma hora por dia e tenho uma equipe de sete membros que responde mais consultas do que eu."

Barnes também está satisfeito com um funcionário em tempo integral designado como usuário influente para treinar outros funcionários, assim, Barnes não teve que contratar outros funcionários para integrar as equipes ao sistema do painel. A colaboração da sua equipe com Chapman e os especialistas da 6STEP criaram uma plataforma que pode ser colocada em escala com facilidade à medida que mais equipes do ramo esportivo são incorporadas.

"Um dos pilares do sucesso desse projeto tem sido o compromisso para dar suporte ao projeto dentro da organização Fox Sports", afirma Chapman. "Na 6STEP, criamos soluções para manufatura, ensino, pesquisa, entretenimento, área médica e outros setores. Foi, de certa forma, um voto de confiança a Fox Sports e Steve nos engajarem na transmissão de rede, mas faz parte do nosso DNA garantir que tudo que produzimos e criamos com nossos clientes funcione para eles o tempo todo. Agora está totalmente integrado ao sistema deles. No mercado australiano, constatamos que os desafios no setor são bem similares, embora possam ter uma descrição diferente. A 6STEP criou um amplo portfólio de produtos que são soluções prontas para usar ou que fornecem um ponto de desenvolvimento avançado para a criação de uma solução sob medida.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.