A JLL usa o Smartsheet para unir sistemas corporativos e criar relacionamentos mais fortes com os clientes

Como muitas grandes empresas globais, a líder imobiliária corporativa JLL investiu recursos significativos para criar soluções de dados personalizadas a fim de gerenciar o portfólio de trabalho da empresa. Mas quando um grande cliente comercial pediu para não usar o sistema da JLL devido a desafios de interoperabilidade com sua própria tecnologia de gerenciamento de projetos, a JLL passou a precisar de outra ferramenta para extrair dados e gerenciar a supervisão e os relatórios do programa. O cliente recomendou o Smartsheet para superar essa exclusão digital. Hoje, o Smartsheet provou ser mais do que capaz de otimizar o processo de compartilhamento e o acompanhamento de grandes volumes de dados de projetos imobiliários entre as duas empresas.

“Estamos executando projetos de construção em todo o país”, diz Betsy Solomon, líder de Operações de Contas da JLL. “O que estamos gerenciando é o pipeline geral e a colaboração nas organizações clientes, desde a equipe jurídica imobiliária e as equipes de execução até a equipe de estratégia de negócios. Garantimos que todos tenham acesso ao pipeline de trabalho que estamos executando no presente, bem como um ou dois anos no futuro e aquilo que fizemos no passado”.

Solomon e a gerente de projetos associada, Becca Fecht, trabalham em estreita colaboração com seu cliente global para gerenciar uma longa lista de propriedades comerciais, desde o início do processo de aquisição até a reforma, o desenvolvimento e a conclusão das construções. Elas precisam ser capazes de saber a qualquer momento o status de detalhes do projeto, como o desempenho de empreiteiros, permissões de construção, conformidade com os regulamentos municipais ou regionais aplicáveis, o status do pipeline de propriedades e muito mais. E elas precisam compartilhar informações relevantes com várias equipes, tanto da JLL quanto da organização cliente.

“A tendência nos últimos dois anos para a maioria das indústrias é a informação: dados e análises”, diz Solomon. “O que podemos fazer com esse grande volume de dados que estamos coletando e como isso pode ser útil em nossos projetos? E a mentalidade que está permeando a indústria no momento é treinar as pessoas para irem à fonte dos dados, em vez de produzir os dados internamente e distribuí-los”.

Para facilitar o acesso a dados cruciais a todas as pessoas que precisam deles, Solomon e Fecht extraem informações do sistema do cliente e as inserem em uma solução do Smartsheet que apresenta alertas em uma linha do tempo, painéis e muito mais. Os recursos do Smartsheet permitem que Solomon e Fecht capturem os menores detalhes, reúnam todos em exibições abrangentes e usem painéis para compartilhá-los em tempo quase real com as partes interessadas.

“Isso elimina a necessidade de extrair informações”, diz Fecht. “Nós já reunimos tudo, eles só precisam acessar. Antes, recebíamos solicitações pontuais; agora que está tudo no painel, podemos simplesmente apontar o caminho para encontrar as informações desejadas. Isso foi útil para reduzir o número de e-mails eram trocados”.

Antes de usar o Smartsheet, Solomon e Fecht compilavam dados em planilhas e pastas de trabalho e distribuíam atualizações semanais e mensais. Hoje, os dados do cliente capturados no Smartsheet são sempre atualizados e todos os usuários podem obter informações precisas a partir de uma única fonte. Com o tempo que Solomon e Fecht pouparam na atualização de planilhas e na geração de relatórios, elas agora podem se concentrar na orientação estratégica e na supervisão do portfólio de projetos do cliente. Solomon admite que estava preocupada em perder o controle dos dados, mas, na verdade, ganhou insights e visibilidade e pode proporcionar maior visibilidade e propriedade às equipes que mais precisam, além de otimizar a comunicação oportuna entre as duas organizações.

“Eu realmente ficava estressada ao pensar que iria abrir a fonte de dados para os 225 usuários que temos em nossa implantação principal do Smartsheet, mas me surpreendi positivamente”, diz Solomon. “Eu acho que uma das maiores vantagens do Smartsheet foi que o cliente conseguiu integrar diferentes grupos que estavam isolados dentro da sua empresa e fazer com que começassem a colaborar de forma mais eficaz, gerando um impacto positivo nos projetos em andamento”.

Solomon e Fecht puderam deixar de apenas reportar dados e passaram a analisar mais a fundo o que os números têm a dizer. Elas podem examinar o portfólio completo e ver se há muitos inícios de projeto agendados para um período específico, o que poderia levar a gargalos durante as etapas de revisão do cliente. Eles podem se aprofundar para ver se o trabalho está avançando em um ritmo apropriado em uma região específica ou se concentrar em locais específicos para descobrir por que a construção está atrasada ou adiantada demais. Os fluxos de trabalho automatizados permitem direcionar possíveis problemas para as pessoas certas na JLL ou nas equipes jurídicas ou de execução do cliente, com antecedência suficiente para evitar atrasos significativos no projeto.

O Smartsheet também simplificou os relatórios para a liderança dos clientes e da JLL. Solomon e Fecht podem fornecer seus próprios insights, com suporte nas visualizações do Smartsheet, fáceis de entender e de se aprofundar. Como documentos e imagens podem ser carregados no acompanhamento de projeto, é fácil fundamentar as avaliações e as recomendações com fatos concretos, o que permite passar mais rapidamente da análise para a ação.

“Os números não mentem”, afirma Salomão. “Se todos conseguem ver os números e os dados, não é preciso gastar tempo conversando sobre o motivo de estarmos onde estamos; podemos passar direto para parte em que discutimos a solução. Eles estão começando a enxergar as possibilidades e agora querem fornecer mais dados para que possamos fazer mais.

Para obter mais informações

Para mais informações sobre o Smartsheet, visite https://www.smartsheet.com/.

Para obter mais informações sobre a JLL, visite https://www.us.jll.com/.