A lumenomics aumenta a visibilidade, simplifica a comunicação e economiza US$ 200.000 ao gerenciar projetos de instalação de iluminação com o Smartsheet

A lumenomics é uma empresa de iluminação natural focada no ser humano, com sede em Seattle, Washington, especializada na concepção, instalação e manutenção de sistemas de iluminação para edifícios comerciais. A empresa conta com tecnologia inteligente para ajudar proprietários de edifícios a gerenciar mais facilmente a eficiência energética e maximizar o uso da luz natural.

A diversidade é uma parte fundamental do modo como a lumenomics faz negócios. Fundada por mulheres e pessoas LGBT, a empresa tem uma equipe diversa: 41% de minorias étnicas e 46% de mulheres. “É meu objetivo pessoal incluir pessoas que não vemos com frequência no setor de construção”, diz Marti Hoffer, fundadora, CEO e presidente da lumenomics. “Muitas das nossas funções de liderança e gerenciamento são ocupadas por mulheres, minorias étnicas e pessoas da comunidade LGBTQ.”

Todos os dias, a lumenomics usa o Smartsheet para gerenciar projetos de design e instalação, além de se comunicar e colaborar da melhor maneira possível. “Gostamos muito do Smartsheet porque ele trabalha enquanto estamos dormindo”, diz Hoffer. “Ele está sempre operando nos bastidores, garantindo que todos os nossos projetos estejam atualizados.” Antes, a lumenomics usava e-mails e planilhas para gerenciar projetos e se comunicar internamente e com os clientes. Por isso, era difícil organizar as informações dos projetos de modo eficaz e criar relatórios para as equipes de liderança. “Não tínhamos uma boa visibilidade sobre o status dos projetos”, conta Hoffer. “Nossos funcionários que estavam nos locais dos clientes tinham dezenas de mensagens de texto com fotos das instalações da iluminação, o que dificultava a criação rápida de relatórios. Com isso, às vezes, os clientes ficavam insatisfeitos, porque não recebiam atualizações a tempo.”

Para resolver o problema, a lumenomics procurou um jeito melhor de gerenciar os projetos. “Precisávamos de ferramentas ágeis e dinâmicas”, diz Hoffer.

Monitoramento de todas as instalações de iluminação do início ao fim com o Smartsheet 

Hoffer encontrou no Smartsheet, que ela descobriu em 2019, a solução para os desafios da empresa. “Percebi que gostei muito do Smartsheet e passei horas todos os dias tentando recriar nossos processos com essa ferramenta”, diz ela. O restante da empresa logo adotou o Smartsheet, e os gerentes de projeto e as equipes financeira, de contabilidade e de marketing passaram a usar o software para monitorar os projetos do início ao fim.

Os gerentes de projeto da lumenomics são os principais usuários do Smartsheet, utilizando o aplicativo móvel Smartsheet nos locais das obras para atualizar dados de pesquisa e fotos de luminárias, além de informar os gerentes no escritório principal. Cada planilha do Smartsheet contém uma coluna de conclusão do projeto que é marcada como finalizada depois que os gerentes de projeto realizam o processo de controle de qualidade. Esses dados são reunidos em um relatório de conclusão enviado aos líderes com informações importantes sobre o projeto e fotos em miniatura mostrando a instalação de iluminação final.

“Os executivos podem usar o Smartsheet para ver o status de cada projeto e analisar os detalhes do projeto em poucos minutos”, diz Hoffer. 

Depois que um projeto é marcado como concluído no Smartsheet, a equipe de contabilidade da empresa usa uma integração entre o Smartsheet e a Acumatica, a solução de planejamento de recursos corporativos da lumenomics, para efetuar um cálculo que mostra a porcentagem concluída para cada trabalho. Além disso, os funcionários da produção industrial da lumenomics usam os painéis do Smartsheet para ver rapidamente em que estágio as persianas estão na área de montagem. “Usamos o Smartsheet na área de montagem para ver o cronograma atualizado, e todas as nossas equipes têm acesso a ele na ferramenta”, diz Hoffer.

Mais visibilidade sobre os projetos e comunicação mais eficiente 

Com o Smartsheet, a lumenomics tem uma solução simples e fácil de usar para monitorar todos os projetos. “Pense em um mapa que mostra a localização de todas as luminárias de um prédio organizadas por número. O Smartsheet exibe tudo isso em uma grade que qualquer pessoa pode ver”, diz Hoffer. “Depois, os gerentes de projetos em campo anexam a cada número uma foto que mostra o trabalho concluído. Eles também podem fazer comentários sobre cada luminária e marcá-la como concluída ou não. É muito fácil e simples.” 

Com mais visibilidade, a comunicação entre as equipes também melhora. Por exemplo, um gerente de projetos pode deixar um comentário no Smartsheet para que os diretores de instalação vejam quais projetos foram concluídos. “Antes, a comunicação entre o pessoal do campo e do escritório ocorria por mensagens de texto”, diz Hoffer.

“Se você estivesse gerenciando 30 projetos ativos e tivesse 100 fotos para cada projeto no telefone, teria muita dificuldade para administrar tudo isso. Agora, o Departamento de Contabilidade pode ver o status atualizado no Smartsheet e determinar rapidamente o motivo de um projeto ter ultrapassado o orçamento, por exemplo. Assim, entendemos melhor os projetos do ponto de vista do orçamento.”

Atualizações mais rápidas e fáceis para os clientes

A lumenomics está aproveitando a visibilidade mais alta e os dados mais precisos dos projetos para atualizar os clientes sobre o progresso das instalações de modo mais rápido e fácil. “Temos um cliente da área da saúde para o qual estamos fazendo coberturas (cortinas) para janelas, e podemos procurar no Smartsheet e dizer quais pedidos estão na etapa de corte do tecido e a quantidade adicional de produção necessária”, diz Hoffer. “Também podemos dizer exatamente quando esperamos enviar os pedidos para ele. Antes, não conseguíamos passar essas informações para os clientes com rapidez. Agora podemos.”

Mais de US $ 200.000 em economia

Usando o Smartsheet para monitorar projetos e orçamentos, a lumenomics também está reduzindo os custos operacionais.

“Tínhamos uma grande instalação com 30 projetos e partes interessadas diferentes em cinco fusos horários”, diz Hoffer. “Antes, seriam necessários de quatro a cinco gerentes de projetos, mas o Smartsheet permite reduzir isso em 75%, porque simplifica tudo e dá a todo mundo visibilidade total sobre o processo. Com uma redução de 75% na necessidade de funcionários, economizamos mais de US$ 200.000 nesse trabalho, o que aumenta nosso lucro.”

No futuro, a lumenomics espera expandir o uso do Smartsheet para promover o crescimento contínuo dos negócios. “Como a empresa está crescendo, continuaremos nossa parceria com o Smartsheet e esperamos usar mais ferramentas e recursos premium”, diz Hoffer. “Nosso objetivo é sempre tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente e econômico, e o Smartsheet nos ajuda a fazer isso.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.