Com o Smartsheet, Motus economiza tempo e previne problemas antes de surgirem

Como gerente de Operações estratégicas da Motus, empresa de soluções de reembolso, Shea Pivnicka é responsável por determinar eficiências e soluções escaláveis em todas as equipes da empresa, especialmente no operacional. Por meio da implementação dessas eficiências, Shea ajuda no suporte das equipes da Motus, que fornece aos clientes uma solução para reembolsar com precisão despesas relacionadas ao trabalho para os funcionários.

“Nossa meta é deixar a vida profissional mais fácil para as pessoas, fornecendo soluções de reembolso para nossos clientes e para os funcionários deles”, conta Pivnicka. “Temos setores para veículos, dispositivos e locais e, com cada um dos três, fornecemos diferentes soluções para permitir que os clientes reembolsem adequadamente seus funcionários para usarem seus bens pessoais para uso comercial.”

Considerando que várias equipes diferentes colaboram na plataforma patenteada de soluções de reembolso da empresa, Pivnicka precisa se comunicar com vários departamentos diariamente. As equipes de suporte têm ideias sobre a melhoria do produto baseadas em suas interações com usuários finais, embora não haja processo em vigor para fornecer esse feedback adequadamente. A Motus já usou o Slack e o e-mail para comunicação dos funcionários, mas a equipe de Pivnicka criou um processo de feedback no Smartsheet que permitiu que membros da equipe inserissem sugestões de produto, que seriam enviadas em seguida para a equipe de produto. 

“O pessoal da equipe operacional tinha boas ideias e feedbacks para nossa equipe de produto, mas não tínhamos nenhuma plataforma para mediar a conversa e de fato criar ação para algumas ideias que o operacional tinha”, afirma Pivnicka. 

Não só o Smartsheet ajudou a Motus a melhorar a comunicação interdepartamental, mas poupou ao departamento operacional aproximadamente 15 horas por mês de processamento de dados. “Nesse ponto, os painéis do Smartsheet se tornaram de grande ajuda”, conta Pivnicka. “Nós os criamos, oferecemos à liderança e eles sempre estão disponíveis se desejarem vê-los novamente.”

Pivnicka afirma que recebeu “feedback extremamente positivo” de clientes que podem ver dados em tempo real nas próprias planilhas do Smartsheet. “Como havia esse feedback positivo dos nossos painéis de implementação externos, buscaremos usar os painéis do Smartsheet para outras atividades com contato com o cliente.” 

Utilizando recursos

Em 2019, a Motus começou a usar o Smartsheet para calcular pontuações de status do cliente, um recurso que a equipe de Pivnicka criou usando o Smartsheet Salesforce Connector. “Antes, monitorávamos o sentimento geral de um cliente; por exemplo, como estava a comunicação e a relação entre nossos gerentes de conta e os gerentes de sucesso do cliente e nossos clientes”, afirma.

“Contudo, somente quando começamos a usar o Smartsheet para calcular a pontuação de status do cliente que pudemos analisar o status do cliente em nível mais profundo e monitorar regularmente todas as mudanças na conta.” Isso permitiu que tivéssemos conversas mais proativas sobre clientes e prevíssemos com mais precisão nossas renovações anuais.”

A aquisição do Smartsheet Advance, um pacote de recursos como o Control Center e a Exibição dinâmica, permite que Pivnicka faça mais com o Smartsheet. Por exemplo, a Motus criou solicitações no JIRA durante a fase de teste de um de seus produtos. Os membros da equipe envolvidos no teste identificavam problemas ou erros e os enviavam como solicitações do JIRA para a equipe de produto. Quando o Motus implementou o conector do JIRA do Smartsheet, segundo Pivnicka: “Pudemos mostrar no Smartsheet o progresso das diferentes solicitações do JIRA. Na verdade, também criamos um segundo painel para a etapa de teste seguinte, e isso foi extremamente vantajoso para garantir que tivéssemos alinhamento com todos os avaliadores, o produto e o gerenciamento de projetos.”

A capacidade de integrar o Smartsheet e o JIRA não é a única forma de o Smartsheet Advance expandir o valor da plataforma. Automatizar o processamento de dados economizou tempo da Motus e permitiu que oferecesse maior visibilidade aos clientes durante seu processo de implementação, além de prevenir problemas por erro humano antes de acontecerem. O Smartsheet pode sinalizar alterações e dados que fazem diferença, em vez de exigir que a equipe da Motus verificasse a consistência ou identificasse problemas manualmente.

Os modelos do Control Center também permitiram que a Motus orientasse mais clientes mais rapidamente. Ao usar o Smartsheet para gerenciar seu modelo de pessoal e monitorar com mais eficiência a rotatividade e o efetivo, a Motus pode estimar melhor sua capacidade de aceitar mais trabalho. É mais uma forma de o Smartsheet ajudar a empresa a planejar o crescimento. 

Futura expansão com aplicativos do Smartsheet

Provavelmente, o maior benefício que o Smartsheet proporcionou à Motus é a substituição de processos manuais por automatizados. Não só o Smartsheet reduz o erro humano e fornece dados em tempo real, como a equipe de Pivnicka pode “atribuir acesso de administrador a certas pessoas, mas quem só precisa de acesso de visualização não conseguem alterar os dados subjacentes ou o painel. Como alguém que trabalha muito com análise de dados, acho que o Smartsheet é uma excelente solução”. Agora, ela pode manter os executivos atualizados, controlar a capacidade de edição de dados e compartilhar dados com diferentes equipes por meio de diversas opções de compartilhamento.

A capacidade de automação e consolidação do Smartsheet é útil para, nas palavras de Pivnicka, ”coisas que as fórmulas não podem fazer. Como não conseguem fazer tudo, grande parte da equipe [que estava usando o Smartsheet Advance] fazia, conseguimos fazer mais análises de dados e expandir o uso do Smartsheet para mais pessoas das nossas equipes”.

Pivnicka está animada para explorar a Exibição dinâmica e o Pivot no futuro próximo. “Tenho certeza que esses recursos beneficiarão ainda mais as pessoas em funções semelhantes à minha”, afirma. “Estamos constantemente buscando soluções escaláveis para deixar nossas equipes mais eficientes, de forma a podermos fornecer um melhor produto e fazer isso da forma mais produtiva e eficiente possível.”

O melhor de tudo, segundo Pivnicka, é que não houve uma grande curva de aprendizado quando começou a usar o Smartsheet. “Eu sou autodidata e é muito fácil entender, então a facilidade de uso foi muito boa”, afirma, “especialmente para associar planilhas e criar cálculos, no qual se faz referência a várias planilhas. Eu adoro que posso apresentar apenas certos subconjuntos de informações de uma planilha subjacente maior para certas partes interessadas ou equipes. Na verdade, isso foi mais fácil do que previ.” 

Tanto Pivnicka, que aprendeu a usar o Smartsheet sozinha, quanto outros funcionários da Motus tiveram feedback positivo sobre a facilidade de uso do programa, ou seja, continuarão a usá-lo para projetos cada vez mais ambiciosos no futuro. Ao automatizar processos e melhorar a comunicação, o Smartsheet fornece as ferramentas de que a Motus precisa para anos de crescimento contínuo. 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.