Populous cria eventos esportivos globais com base no Smartsheet

Grandes eventos como a Final Four e os Jogos Olímpicos atraem olhares de todo o mundo. Para a Populous, a principal empresa de arquitetura esportiva do mundo, isso significa que todos os detalhes, desde a construção do local até o fluxo do tráfego e a iluminação local serão vistos por milhares de participantes e milhões de telespectadores. É preciso um extenso planejamento e a colaboração de centenas de parceiros e fornecedores para criar e executar essas reuniões em grande escala, sem espaço para atrasos ou erros. Smartsheet permite à Populous gerenciar de forma simples todas as tarefas e os prazos, a fim de cumprir sua missão de aproximar as pessoas.

“Somos uma empresa formada basicamente por arquitetos e fornecemos soluções de maneira bastante invisível”, afirma Marc Klein, diretor da Populous. “É fácil sentir a diferença entre um evento da Populous e um evento de outra pessoa devido ao nível de arquitetura profissional que trazemos para os eventos - eles parecem perfeitos. Realizamos os eventos mais desafiadores e fazemos com que tudo pareça estar em seu devido lugar”.

Quando Klein ingressou na Populous como o principal responsável pelo gerenciamento de projetos, há mais de 10 anos, um de seus objetivos era padronizar processos para que os arquitetos pudessem se concentrar no design e no desenvolvimento de locais memoráveis. Ele precisava de uma ferramenta que pudesse substituir a dependência de seus colegas de trabalho em papeis e planilhas e que permitisse uma abordagem consistente para uma ampla variedade de eventos exclusivos.

“Precisávamos elevar nossos métodos e ferramentas até o alto nível de eventos que estávamos sendo solicitados a realizar”, disse Klein. “Toda a nossa inovação foi no design, não nos métodos e processos de entrega que estávamos implementando”.

Klein avaliou uma ampla variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos para encontrar a combinação perfeita de recursos e flexibilidade. Ele não podia se dar ao luxo de fazer concessões: gerenciamento de orçamentos e prazos, compartilhamento de arquivos e a capacidade de compilar atas e agendas rapidamente eram apenas uma parte de uma longa lista de itens obrigatórios. O estilo de trabalho também era crucial: “Arquitetos odeiam gráficos de Gantt”, afirma Klein, e a solução certa precisava ser simples para qualquer um aprender. O Smartsheet atendeu aos requisitos mais importantes de Klein: flexibilidade, relatórios avançados, custos razoáveis e facilidade de uso.

Uma solução flexível para projetos exigentes

Desde os eventos da NHL e as finais da NCAA até os Jogos Olímpicos, todos os eventos em que Populous trabalha são complexos e únicos. Klein descobriu que muitas soluções de gerenciamento de projetos contam com modelos ou processos rigidamente definidos que não se encaixam no trabalho que ele e suas equipes precisam fazer. Modelos pré-criados do Smartsheet e a capacidade de criar modelos a partir de planilhas existentes ajudam Klein a padronizar processos e abordagens, ao mesmo tempo definindo áreas espaços de trabalho personalizadas para cada evento.

“Para cada projeto que realizamos, lidamos com uma nova cidade, com novas pessoas, um novo estádio, novos fornecedores...”, afirma Klein. “Tenho que ter processos e métodos muito rápidos de implementar, pois as equipes não fazem parte da nossa estrutura corporativa e, portanto, não podem acessar nossos servidores ou a nossa VPN. Eu preciso de um processo que permita que meus projetos passem de uma cidade para outra e de uma equipe para outra sem grandes interrupções, integrando os novos colaboradores aos trabalhos com muito rapidez”.

As informações corretas para os parceiros e fornecedores certos

Klein costumava configurar planilhas mestras com milhares de linhas, o que rapidamente sobrecarregava os parceiros que precisavam gerenciar apenas uma pequena parcela das tarefas. Com o Smartsheet, Klein pode passar a criar planilhas auxiliares para o planejamento de segurança, transporte, construção de cercas, permissões e todos os outros componentes de um grande evento global. Os fornecedores e os parceiros veem apenas suas peças do quebra-cabeça; à medida que eles inserem as informações que lhe cabem, Klein recebe atualizações e alertas automáticos que o ajudam a identificar e resolver conflitos imediatamente.

Excelente retorno do investimento de um custo bastante acessível

Os clientes da Populous são preocupados com o orçamento, embora suas prioridades variem; os organizadores de alguns eventos desejam obter o melhor espetáculo possível com seus investimentos, enquanto as universidades que organizam um jogo de basquete, por exemplo, precisam fazer uso eficiente dos orçamentos esportivos que patrocinam todas as equipes esportivas da escola. Como as licenças de usuário do Smartsheet são acessíveis para qualquer tamanho de evento, Klein pode estruturar com facilidade um plano de custos que ofereça aos clientes do evento os recursos necessários, dentro de seus respectivos orçamentos. O Smartsheet também ajuda a Populous a controlar os custos no decorrer de um evento, fornecendo visualizações em tempo real dos gastos, além de processos de aprovação simples quando as circunstâncias mudam.

“Isso teve um impacto significativo no gerenciamento de orçamentos no local e no controle de pedidos de alteração da nossa empresa”, disse Klein. “Quando as requisições de mudança aprovadas verbalmente apareciam duas semanas depois nos relatórios, o cliente sempre dizia: ‘Tem US$ 85.000,00 em requisições de mudança aqui. Quem aprovou tudo isso?’, e nós passávamos semanas tentando rastrear e responder a essas questões. Agora temos um log completo das atividades e todas elas estão devidamente aprovadas, pois criamos todos os processos de requisição de mudança no Smartsheet, que oferece a livre troca de informações com o cliente e caixas de seleção para registrar os compromissos firmados. Portanto, não temos mais esse enorme volume de ‘surpresas’ ao final dos eventos em termos de custos inesperados e excesso de emprego de mão de obra para desvendar o que aconteceu ao longo do caminho”.

Vários clientes da Populous consideraram o Smartsheet tão valioso que requisitaram a Klein para ajudá-los a adotar a solução em suas próprias operações diárias.

“No momento, estamos apoiando três organizações diferentes com nossas licenças e elas estão operando o Smartsheet para atividades não relacionadas a eventos”, afirma Klein. “Eles nos pagaram honorários profissionais para treiná-los, ajudá-los nas configurações e apoiá-los de modo geral. Deixamos um rastro de licenças do Smartsheet por onde passamos”.

Fácil de aprender e de usar imediatamente

A Populous trabalha com fornecedores especializados em suas áreas de atuação - que, em geral, não são relacionadas à software de produtividade. Seja quando treina gerentes de orçamento com anos de experiência em planilhas ou construtores de cercas e mecânicos que, em alguns casos, sequer usam computadores todos os dias, Klein é sempre capaz de apresentar o Smartsheet aos seus parceiros e torná-los produtivos imediatamente. O aplicativo móvel fácil de usar significa que os fornecedores podem acessar as informações mais atuais a qualquer momento, estejam eles em trânsito, entregando materiais, ou terminando os últimos testes de sistema antes que os portões do local sejam abertos para os participantes do evento.

“Se você é capaz de usar uma planilha, você consegue usar o Smartsheet”, afirma Klein. “Todos os anos, quando eu chego em um novo conjunto de clientes ou em uma nova cidade e digo: ‘É isso aí, pessoal, vamos usar essa ferramenta’, todo mundo revira os olhos. Todos pensam que estou propondo algum sistema maligno e pesado. Então eu digo: ‘Calma, aqui está ele. Aqui estão as planilhas. É assim que vocês acessam. É só fazer login pelo navegador, não interfere em nenhuma rede corporativa e é baseado nas habilidades que você já conhece”.

Como o Smartsheet pode ser acessado on-line, ele simplifica o gerenciamento de eventos internacionais. Durante os Jogos Olímpicos em PyeongChang, na Coreia do Sul, a equipe de Klein com sede em Denver pôde compartilhar com facilidade detalhes e atualizações importantes com parceiros e clientes na Coréia, apesar da diferença de 15 horas no fuso horário das equipes. Klein não sente falta dos dias em que fazia a coleta de formulários impressos e a reconciliação de várias versões de uma planilha de eventos; o Smartsheet permite o gerenciamento de projetos de forma tão simples e profissional quanto os projetos arquitetônicos inovadores que seus colegas criam para os maiores eventos do mundo.

“Ter uma única fonte de fatos para o planejamento de eventos e uma equipe de operações de eventos é, sem dúvida, a maior vantagem que obtivemos com o Smartsheet”, afirma Klein. “Quando preciso fazer algo, meu primeiro pensamento agora é sempre: ‘Como posso fazer isso no Smartsheet?’ É a maneira como abordo os projetos agora, porque entendi o valor de compartilhar informações em tempo real. Nós agregamos tanto valor com a disponibilização de informações para toda a equipe, o tempo todo, que eu não consigo imaginar como poderemos voltar a viver sem isso”.

Para obter mais informações

Para mais informações sobre o Smartsheet, visite https://www.smartsheet.com/.

Para obter mais informações sobre a Populous, visite https://populous.com/.