A Rackspace economiza centenas de horas por ano enquanto ganha consistência e transparência com o Smartsheet Control Center

O escritório de gerenciamento de projetos corporativos (PMO) da Rackspace Technology precisava de uma plataforma para ajudar a padronizar e simplificar o gerenciamento de novos projetos e programas em seu portfólio global. Com o Smartsheet, a Rackspace substituiu processos manuais e sistemas ineficientes por uma plataforma que usa modelos consistentes, fluxos de trabalho automatizados e colaboração flexível, economizando centenas de horas de trabalho e aumentando drasticamente a visibilidade e a prestação de contas.

"Uso o Smartsheet para muitas coisas diferentes", diz Lisa Wagstaff, gerente de programa para o mercado japonês da Rackspace Technology, que até recentemente desempenhava a mesma função nos EUA. "Uso modelos do Control Center para executar os projetos, mas sempre que preciso coletar dados, abro o Smartsheet e penso: 'Como posso criar isso?' Nove em cada dez vezes, precisarei colaborar com alguém em algum momento, então por que não simplesmente juntar tudo agora? O Smartsheet tem sido parte integrante disso."

A Rackspace ajuda os clientes a acelerar seu caminho para a nuvem, que se tornou mais importante do que nunca durante a pandemia de COVID-19. Wagstaff se mudou recentemente para o Japão, onde a necessidade de otimizar e gerenciar a experiência da nuvem é particularmente relevante porque o mercado ficou atrás de outros países na construção de estratégias remotas e de nuvem.

"Nosso foco é ajudar o cliente a entender o melhor equilíbrio entre diferentes tecnologias de nuvem para ajudá-lo a atender às suas necessidades", diz Wagstaff. "No Japão, muitos clientes ainda confiam fortemente em soluções no local; eles não se abriram totalmente ao conceito de trabalhar em casa, mas foram forçados a adotar esse modelo em apenas algumas semanas, e muitas empresas tiveram dificuldades. Nosso objetivo é trabalhar com nossos parceiros para ajudar esses clientes a navegar com mais eficiência no caminho para a nuvem."

Adaptar soluções para as necessidades exclusivas de cada cliente, desde a escolha do fornecedor de tecnologia até o gerenciamento de segurança, requer flexibilidade e pensamento inovador. Wagstaff diz que a capacidade de inovação do PMO corporativo foi limitada por abordagens manuais e inconsistentes para criar e acompanhar projetos. Quando ela ingressou na Rackspace, uma plataforma de PM herdada estava sendo descontinuada em parte por causa dos altos custos de licenciamento e em parte por causa de um bug que regularmente resultava em perda de dados. Depois de passar o período de transição usando planilhas, e-mail e PDFs para rastrear e relatar o status do projeto, ela ficou encantada em começar a colocar tudo no Smartsheet.

"Com a ferramenta anterior, não podíamos fazer relatórios em nível de portfólio sem compilar manualmente os relatórios semanais", diz Wagstaff. "Sem modelos, havia muito pouca consistência e, portanto, não havia comparação de projetos semelhantes. Não havia absolutamente nenhuma colaboração. E sempre precisávamos de consultores para qualquer tipo de personalização; não tínhamos capacidade interna para dar suporte à ferramenta. Tudo isso se resolveu ao mudar para o Smartsheet."

Gerenciamento consistente de projetos com o Control Center

Hoje, o PMO corporativo da Rackspace usa o Smartsheet para criar e gerenciar projetos e programas de forma mais eficiente e estratégica que abrangem fronteiras geográficas e de equipe. Com o Control Center, Wagstaff e sua equipe conseguiram criar esquemas padrão para projetos e programas. Um conjunto de 4 a 5 planilhas especializadas para um projeto geram 10 relatórios personalizados. Quando as informações são atualizadas em um só lugar, a interligação automatizada de células garante que os novos detalhes sejam atualizados em todos os lugares, facilitando a realização de comparações precisas e a medição do progresso em todo o portfólio de projetos.

"Antes do Smartsheet, era difícil obter uma experiência consistente", diz Wagstaff. "A forma como implementamos o Control Center nos obrigou a criar um determinado conjunto de modelos e a nos manter fiéis a eles para que pudéssemos fazer atualizações globais. Isso nos forçou a pensar sobre como precisávamos criar esses modelos para gerar um programa robusto e os relatórios em nível de portfólio que desejávamos. Agora, o relatório do projeto flui naturalmente do nosso trabalho diário."

Wagstaff criou painéis que mostram dados em nível de portfólio, programa e projeto, incluindo status atual, marcos e entregas para os 90 dias anteriores e futuros. Os painéis combinam designações de status vermelho-amarelo-verde com fórmulas para medir o progresso em relação aos prazos, permitindo que os gerentes de programa e projeto alterem esses códigos de cores se tiverem sessões de trabalho planejadas ou tiverem outras informações que possam afetar o ritmo de conclusão de um projeto.

As exibições do painel também permitem um melhor planejamento de recursos. Os gerentes podem ver quais projetos são mais ativamente ocupados ou usar filtros para visualizar as listas de tarefas individuais e identificar quem está sobrecarregado ou disponível para novas atribuições.

"O projeto entra no programa e o programa entra no portfólio", diz Wagstaff. "Conforme você faz alterações, é possível ver em tempo real o impacto no portfólio. Podemos comparar riscos e problemas de alto nível entre projetos ou ver quais recursos são necessários. Se Joe for designado para cinco projetos diferentes e cinco tarefas diferentes para o mesmo dia, ele pode achar uma solução com os diferentes gerentes de projeto, porque isso não é viável. Tem sido muito útil ter esse tipo de consistência a cada projeto."

Economia de centenas de horas na configuração do projeto

O PMO corporativo da Rackspace usa modelos do Control Center para padronizar a configuração de novos projetos e programas. O processo anterior de cópia e atualização manual de projetos existentes levava em média 8 a 10 horas de trabalho; a criação de um novo projeto a partir de um modelo leva cerca de 30 minutos, desde a entrada de informações até o controle de qualidade e validação. A economia de tempo é comparável à criação do programa, que costumava levar cerca de 16 horas e agora leva apenas uma. Para uma equipe que normalmente tem de 30 a 50 novos projetos ativos por ano em 5 a 10 programas, são quase 1.000 horas de esforço economizadas. E a função de atualização global no Control Center envia mudanças de modelo e recurso automaticamente, em vez de exigir pesquisa e edição manuais em todo o portfólio.

"Além de executar o provisionamento, na verdade sou uma gerente de programa", diz Wagstaff. "Com o Smartsheet, consigo garantir a produtividade do restante da equipe. Os membros precisam de um projeto e eu sou capaz de fazê-lo. Estive no Japão por 10 semanas em 2020 e consegui providenciar suporte e iniciar projetos sem problemas. Estar em um ambiente SaaS onde é possível fazer isso de qualquer lugar nos economizou horas de trabalho dos administradores no PMO."

Flexibilidade para colaborar dentro e fora da empresa

Um dos benefícios mais importantes que o PMO corporativo obteve com o Smartsheet foi a capacidade de colaborar com mais facilidade e eficiência entre equipes e fronteiras geográficas. Com um único local para informações do projeto e controle claro de propriedade e dependências da tarefa, os membros da equipe podem ver facilmente quem tem as informações de que precisam, ou quem está aguardando por detalhes importantes. Como o Smartsheet facilita o compartilhamento de informações com pessoas que não são usuários licenciados, os gerentes de projeto podem envolver pessoas de equipes diferentes ou mesmo em organizações diferentes, sem se preocupar com custos de licenciamento ou restrições de acesso.

"Trabalhei muito de perto com nossos gerentes de licença para usar o Smartsheet para reconciliar e racionalizar o licenciamento", diz Wagstaff. "Fizemos uma campanha para educar a base de usuários sobre a diferença entre um colaborador gratuito e um licenciado. Usamos os fluxos de trabalho do Smartsheet para perguntar se alguém precisa de uma renovação a cada ano e obter a aprovação do gerente. Descobrimos que, ao longo de um ano, muitas pessoas acham que precisam de uma licença para editar porque muitas outras ferramentas têm esse modelo; com o processo anual, conseguimos identificar quem realmente precisa de uma licença, o que nos ajuda a conservar os recursos da empresa e, ao mesmo tempo, dar o acesso certo às pessoas certas."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.