Bons processos ajudam a tomar o remédio

As empresas farmacêuticas precisam equilibrar constantemente a necessidade de velocidade – lançar medicamentos no mercado o mais rápido possível – com a necessidade de garantir a qualidade e a conformidade regulatórias em cada etapa. Empresas menores podem se beneficiar do fato de serem ágeis e rápidas em comparação a grandes multinacionais que dominam a indústria. Quando Tunde Adesunloye se juntou à Sagent Pharmaceuticals como diretor de gerenciamento de projeto, ele achou que estaria deixando para trás os atrasos e obstáculos enfrentados pelos gigantes da indústria, mas descobriu que empresas farmacêuticas pequenas também enfrentam suas próprias dificuldades.

“Trabalhando em uma empresa grande, costumávamos nos queixar de que havia processos demais”, afirma Adesunloye. “Vindo para uma empresa menor, eu rapidamente percebi que empresas menores também enfrentam seus próprios desafios.  Enquanto empresas pequenas crescem e se diversificam, uma das ameaças é saber como manter e agilidade da entidade e o espírito empreendedor ao mesmo tempo que se garante a combinação certa de atividades de redução de risco que existe na estrutura.” 

A Sagent Pharmaceuticals com sede em Chicago (uma subsidiária integral da Nichi-Iko com sede no Japão) estabelece parcerias com CROs (organizações de pesquisa contratadas) e CMOs (organizações de manufatura contratadas) para desenvolver produtos farmacêuticos no mercado da América do Norte com uma ênfase específica em injetáveis. A equipe de mais de 150 funcionários da Sagent dos EUA coordena o planejamento, o desenvolvimento e os processos de aprovação regulatória e colabora com parceiros para gerenciar a fabricação e a distribuição oportunas e de alta qualidade dos produtos.

Criar versões genéricas de medicamentos estabelecidos não é um processo rápido nem simples. Uma vez que as decisões tenham sido tomadas sobre formulação, processo de fabricação, cor, embalagem e outros detalhes, o produto genérico deve passar pelas aprovações regulatórias antes de poder ser lançado no seu mercado-alvo. Problemas em um estágio podem causar atrasos em cascata, então é essencial que todas as pessoas envolvidas no processo tenham informações precisas e atualizadas. Quanto mais aplicativos os membros da equipe estiverem usando para gerenciar um projeto individual, mais variações podem se infiltrar no sistema. 

Estava claro que a Sagent precisava de uma ferramenta que desse às equipes de projeto acesso a uma única fonte de informações precisas, mas que também fosse fácil para que novos usuários pudessem aprender. Como Adesunloye estava considerando o software de gerenciamento de projeto formal com o qual já havia se acostumado a usar em empresas maiores, ele começou a falar com dois colegas na Sagent que estavam usando o Smartsheet para gerenciar suas próprias tarefas. A interface fácil de usar e a capacidade de expor exatamente as informações necessárias a qualquer momento despertou seu interesse e, logo em seguida, Adesunloye configurou um sistema de acompanhamento de projeto que se ajustou ao processo específico de um produto em desenvolvimento.

Com a implementação do Smartsheet, as partes interessadas podem facilmente acessar as informações necessárias para suas próprias funções ou responsabilidades. A liderança executiva da Sagent gosta dos painéis, que fornecem uma visão geral clara da propriedade e do status dos projetos em preparação. Gerentes de nível intermediário usam o relatório flexível para compartilhar detalhes, como custos de desenvolvimento, gerenciamento de riscos e atualizações de progresso com uma variedade de tomadores de decisões. E como gerente de projeto, Adesunloye gosta muito do cronograma integrado que mantém prazos e atribuições no curso sem forçar os usuários a ficar transitando entre aplicativos.

A Sagent trabalha com CMOs e CROs localizados em todo o mundo. O Smartsheet permite que as equipes de projetos se comuniquem e colaborem com seus parceiros diretamente dentro da solução, economizando tempo e eliminando muita confusão. Os parceiros podem compartilhar detalhes específicos dos ingredientes que estão usando, trazer à tona qualquer problema que precisam resolver e resumir suas estratégias. Adesunloye e sua equipe podem oferecer feedback, contestar as suposições ou compartilhar atualizações regulatórias que possam afetar o projeto. Como todos estão compartilhando as mesmas informações, fica mais fácil colaborar com um foco na resolução de problemas e nos resultados.

“Estamos trabalhando com um parceiro na Europa agora mesmo; o parceiro tem acesso ao nosso cronograma e a múltiplos relatórios via Smartsheet.  Solicitações para envio de documentos regulatórios ou lembretes para atualizações são feitos via Smartsheet antes das reuniões. Tudo que fazemos é compartilhar alguns relatórios com eles e dizer que isso é o que estamos procurando, por favor, preencha antes de nos reunirmos novamente amanhã”, afirma Adesunloye. “Os parceiros gostam do fato de estarmos compartilhando informações com eles. Não é pouco a pouco. Eles podem ver tudo que precisam ver em tempo real, e isso realmente faz com que trabalhar juntos seja muito mais fácil, amigável e produtivo. Essa colaboração aprimorada tem o potencial de fazer da Sagent a parceira preferencial para CROs e CMOs.”

“Eu pessoalmente vejo a implementação do Smartsheet como uma oportunidade para usar as ferramentas de gerenciamento de projeto para aprimorar a cultura corporativa.  Informações de desenvolvimento confiáveis e precisas são transparentes nos diferentes níveis da organização.  As pessoas estão empolgadas com o Smartsheet, elas querem mais dele”, afirma Adesunloye. “Agora mesmo estamos usando ele do início do desenvolvimento até o lançamento. Eu nos vejo realmente indo até o desenvolvimento do pipeline e gerenciamento do portfólio, os programas que acontecem antes do desenvolvimento. As possibilidades são ilimitadas, e estamos empolgados.”