O Smartsheet ajuda a Associação dos Escoteiros a oferecer programas inspiradores no Reino Unido

Toda semana, a Associação ajuda os jovens a adquirir "habilidades para a vida", desenvolvendo suas vidas pessoais por meio de amizades e atividades ao ar livre. Seus Castores, Lobinhos, Escoteiros e Pioneiros, de 6 a 18 anos, praticam acampamento, caminhada, natação, rapel, ciclismo e canoagem, trabalhando em equipe para enfrentar novos desafios.

Quando o gerente sênior de projetos, Dirk Grobler, se juntou à sede dos Escoteiros na antiga floresta de Epping Forest, ele queria uma plataforma que capacitasse sua equipe a colaborar com voluntários na linha de frente do movimento. E para obter uma compreensão conclusiva de quanto os escoteiros realizam a cada mês, Grobler precisava da solução para atuar como uma fonte central de informações para um portfólio diversificado de projetos e como uma ferramenta para estabelecer relatórios consistentes e precisos.

Com experiência em gerenciamento de projetos, Grobler havia usado o Microsoft Project, mas temia que a plataforma fosse inadequada para voluntários com pouco tempo e muito dispendiosa para escalar em uma organização sem fins lucrativos. A necessidade de uma plataforma que fosse fácil de implementar, exigisse muito pouco treinamento e oferecesse economia de custos o levou a testar o Smartsheet em sua equipe.

Após três meses de testes, o Smartsheet foi a solução de gerenciamento de projetos escolhida pela Associação de Escoteiros. "Foi um processo de melhoria contínua, mas o Smartsheet agregou tanto valor que não tive resistência em adotá-lo em todos os nossos processos", disse Grobler.

O Smartsheet ajudou os Escoteiros a entregar com eficiência suas aventuras transformadoras e aumentar seu impacto no Reino Unido.

Melhoria da entrega estratégica

Usando o recurso Smartsheet Sheet Summary, Grobler e sua equipe obtêm uma visão macro de cada projeto ativo e podem determinar os primeiros sinais de atrasos. Essa solução também oferece suporte aos envolvidos na governança de projetos, ajudando-os a detalhar informações de nível micro que oferecem insights acionáveis para manter o ritmo em suas tarefas.

Outro exemplo de como o gerenciamento de projetos foi aprimorado com o Smartsheet é por meio do uso de modelos formalizados. Por exemplo, gerentes de projeto colaboram com líderes voluntários para criar um documento simplificado de iniciação de projeto que hospeda dados relevantes com um cronograma atualizado que prevê cronogramas.

"Usar modelos significa que os voluntários não começam do zero. Eles sabem como começar. E os resultados relatados são registrados e padronizados de uma forma inédita", disse Grobler.

Compreensão da abordagem "priorizar o digital" do movimento

O Smartsheet é usado para reforçar o empolgante progresso digital dos Escoteiros, por exemplo, no recrutamento e retenção de funcionários. A Associação usa um conjunto de novas ferramentas e formulários por meio do Smartsheet que agora coleta e processa novos aplicativos.

Inovação de relatórios com o Smartsheet

Além de redirecionar suas funções de gerenciamento operacional e de RH, o Smartsheet ajudou a equipe de gerenciamento de projetos a melhorar os relatórios. Os relatórios mensais agora são mais fáceis de coletar, graças à automação, e exibem dados consistentes, graças aos modelos padronizados. As equipes podem fazer correções oportunas em seu desempenho ou aprimorar estratégias bem-sucedidas, recebendo atualizações feitas no nível do projeto e, em seguida, transportadas para o nível do portfólio. Isso garante que informações precisas em tempo real estejam disponíveis para todos.

"Criar relatórios e manter nosso portfólio se tornou muito mais inteligente. Todos, desde nosso chefe executivo até nossa equipe de gerenciamento de portfólio, veem exatamente as mesmas informações e no mesmo formato, facilitando a prestação de contas", disse Grobler. Ele complementa que a geração de relatórios mensais costumava levar uma semana inteira e agora leva apenas algumas horas.

Ao testemunhar os recursos do Smartsheet, outros departamentos dos Escoteiros começaram a explorar seu potencial em soluções próprias. E com um custo de propriedade acessível, o uso dos Escoteiros cresceu de 25 para 130 licenças, demonstrando o quão amplamente o Smartsheet é valorizado em toda a organização.

O Smartsheet capacitou os Escoteiros a implantar novos processos em escala e dar às equipes de gerenciamento de projetos mais visibilidade do projeto e relatórios mais fáceis. A ferramenta ajudou os voluntários a realizar eventos envolventes, permitiu que equipes dispersas colaborassem e trouxe progresso digital para um de seus principais processos. Com uma plataforma dinâmica ao seu lado, o movimento está pronto para atingir seus objetivos e continuar fazendo a diferença na vida dos jovens.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.