O Hospital Infantil de Seattle usa o Smartsheet para expandir a impressão 3D para cuidados cirúrgicos personalizados

O Hospital Infantil de Seattle está projetando o futuro da assistência médica. O programa de atendimento personalizado do hospital inclui uma iniciativa de impressão 3D que cria modelos anatômicos realistas que os cirurgiões podem usar para visualizar e planejar procedimentos complexos. Os projetos, os detalhes do plano e os resultados relatados pelos cirurgiões são todos gerenciados no Smartsheet, criando uma estrutura para maior padronização e capacidade expandida à medida que o programa evolui.

"Os hospitais dizem que precisamos de inovação", diz Seth Friedman, Ph.D., gerente de imagem de inovação e modelagem de simulação do Hospital Infantil de Seattle. "Todos estão tentando descobrir como podemos fomentar essa inovação em nossa instituição. A pandemia certamente nos deu exemplos de como isso pode ser eficaz, e agora estamos em posição de olhar para frente e pensar como podemos conectar diferentes áreas. Fizemos um grande investimento em cirurgia porque há o maior valor potencial na impressora que temos agora, que imprime objetos supermacios que os cirurgiões podem usar para fazer a diferença no atendimento ao paciente."

Friedman faz parte do Centro de Pesquisa Clínica e Translacional, responsável por desenvolver aplicações práticas para a pesquisa clínica. Além de gerenciar o serviço de impressão 3D dentro do programa de melhoria contínua e inovação, ele supervisiona a pesquisa em radiologia. Friedman precisava de uma solução para rastrear dados e arquivos de imagem de projetos de pesquisa de vários anos, solicitações de impressão e discussões com cirurgiões e pesquisadores. Também deveria ser flexível para outras necessidades do programa e fácil de aprender e usar, com o mínimo de etapas possível.

"Supervisiono o núcleo de radiologia pelo qual toda a pesquisa de imagem flui para toda a organização", diz Friedman. "Recebíamos um e-mail e, seis meses depois, outro e-mail com vários anexos. E então alguém trazia um arquivo para o nosso escritório. Tínhamos que controlar um monte de papel e esses arquivos. O problema é que se você começa um estudo e nada acontece por dois anos, não é possível se lembrar do que você falou naquela época ou qual era o protocolo. Percebi que poderíamos usar o Smartsheet como controle de documentos ao colocar vários arquivos em uma única célula. Ele forneceu uma planilha, um sistema de cartões e um repositório de documentos".

Antes de adotar o Smartsheet, Friedman e seus colegas experimentaram uma variedade de plataformas, de software de gerenciamento de projetos a ferramentas de escritório e bancos de dados personalizados. Os melhores funcionaram bem por cerca de seis meses, até que os usuários os acharam muito inflexíveis para acomodar novos usos, e a busca recomeçava. O Smartsheet acabou com essa rotatividade.

Uma base para uma "fábrica" de impressão 3D

Os cirurgiões do Hospital Infantil de Seattle trabalham com Friedman para desenvolver modelos anatômicos 3D que os ajudam a visualizar e planejar cirurgias complexas, muitas vezes em crianças muito pequenas. Depois de discutir os detalhes da solicitação, por exemplo, a via aérea de uma criança a ser preparada para inserção de um tubo de traqueostomia, e revisar as imagens médicas, Friedman insere as informações do projeto no Smartsheet para que ele possa rastrear a solicitação e transformar os dados em um projeto para o produto impresso.

Após a impressão e limpeza do modelo, os cirurgiões podem trabalhar com ele para visualizar com mais clareza a parte do corpo a ser operada. Com o tamanho real e as características físicas diante deles em 3D, os cirurgiões podem fazer planos mais detalhados do que com dados anatômicos genéricos ou imagens médicas reconstruídas em 2D e 3D. Eles também podem compartilhar o modelo com a família do paciente para ajudá-los a entender o plano de cuidado da criança.

"Boa parte do que fazemos com atendimento personalizado é bastante intenso, coisas específicas de cada paciente", diz Friedman. "A métrica que realmente me preocupa é: isso mudou a tomada de decisões para a cirurgia? Se eu fizer 10 modelos e um deles mudar essa tomada de decisão, ótimo. Temos um sistema de painel que estamos tentando otimizar para coleta e exibição dos dados. E espero usar a narrativa também para descobrir como podemos aumentar essas métricas com o que parece mais importante: qual era o X da questão ao imprimir uma pelve para que o médico pudesse dizer: 'Entendo, é isso que precisamos fazer'."

O programa atual é pequeno; Friedman o compara a uma queijaria artesanal administrada por uma única família. Porém, à medida que mais solicitações chegam, ele vê o uso do Smartsheet como base para um programa mais padronizado com etapas de processo claras e prazos previsíveis para modelagem e projeto, impressão e limpeza. Cada trabalho de impressão ainda será único, como os pacientes em que se baseiam, mas será mais fácil para os colegas gerenciar partes do processo de impressão e produzir com eficiência mais modelos anatômicos.

"Muitas soluções de projeto e bancos de dados funcionam muito bem em um sistema linear", diz Friedman. "Mas e se o seu sistema for caótico? Não sou uma pessoa muito organizada, mas me dou muito bem no caos. Se você precisar de algo para amanhã, garanto que eu farei. Mas esse é um sistema muito ruim quando há outras pessoas envolvidas, então espero que o Smartsheet me ajude com isso. Estamos usando-o para estabelecer um sistema que seja sustentável, descentralizado e que tenha flexibilidade para mudar ao longo do tempo."

Um repositório de dados que se adapta ao estilo de todos

Outro uso importante do Smartsheet que Friedman descreve é a organização de dados de imagens e registros para estudos de pesquisa em radiologia. Como podem passar semanas ou meses entre as inscrições de novos pacientes, a equipe precisava de um único local para capturar o desenho do estudo e os requisitos que fossem rapidamente revisados e seguidos, mesmo que não estivessem frescos em suas mentes. 

"A qualidade idiossincrática do gerenciamento de fichários e documentos pode ser muito ruim", diz Friedman. "Conseguimos eliminar o problema em que, se eu enviar toda a documentação eletrônica para cinco linhas de atendimento diferentes, uma pessoa juntará tudo em um caderno com espiral; uma pessoa jogará fora; outra colocará em uma pasta de e-mail do grupo; outra colocará no SharePoint. Agora publicamos um painel para cada modalidade. Os tecnólogos sabem quais estudos de pesquisa estão presentes e, quando recebem um novo paciente, podem acessar rapidamente as informações de que precisam para executar o processo de um estudo específico."

Uma plataforma que permite que os médicos se concentrem no que fazem de melhor

Quer estejam capturando insights de pesquisa ou analisando técnicas cirúrgicas, a equipe do Hospital Infantil de Seattle nunca perde de vista sua missão de fornecer esperança, cuidado e cura para todas as crianças. Friedman e seus colegas nem sempre têm tempo para aprender novas habilidades de software ou técnicas de gerenciamento de projetos, especialmente se for fora do expediente. A facilidade de uso e a interface intuitiva do Smartsheet permitem que eles foquem no que é mais importante.

Friedman está ansioso para usar o Smartsheet para expandir e desenvolver o programa de impressão. Com painéis para tornar os dados do programa facilmente acessíveis aos usuários, automação para reduzir tarefas repetitivas, análises para gerar insights do programa e fácil acesso baseado em nuvem, o Smartsheet oferece riqueza de detalhes e flexibilidade para se adequar ao nível de personalização que o Hospital Infantil de Seattle pretende oferecer.

"Na fase atual do trabalho, somos como uma startup que conquistará o objetivo almejado dentro de um ano", diz Friedman. "Estaremos no auge da produção. Estamos configurando a ferramenta fundamental para poder operar essa fábrica e obter métricas sobre tempo de ciclo, processo e impacto. Uma vez em modo de produção total, podemos otimizá-la para que se torne um sistema de aprendizado. Se gastássemos seis meses na construção de um banco de dados personalizado e depois disséssemos que terminamos, seria uma suposição de que o sistema não mudaria muito, porém acho que o sistema mudará muito. Isso é inerente aos cuidados de saúde."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.