Sutherland usa o Smartsheet para Gerenciamento de projetos e portfólio para economizar US$ 1 milhão por ano e fornecer visibilidade dos negócios em tempo real para a liderança

A Sutherland é uma empresa de transformação digital guiada pela experiência. Nossa missão é oferecer experiências excepcionalmente concebidas e desenvolvidas para clientes e funcionários. Há mais de 35 anos, cuidamos dos consumidores dos nossos clientes, oferecendo resultados mensuráveis e acelerando o crescimento. Nossos produtos e plataformas patenteados e baseados em IA são desenvolvidos usando IP e automação robustas.

A Sutherland usa o Smartsheet para a solução de Gerenciamento de projetos e portfólio (PPM) a fim de gerenciar projetos e automatizar estruturas de projetos na empresa.  As principais áreas de negócios em que o Smartsheet tem se integrado com sucesso são Gerenciamento de projetos, Recursos humanos, Aquisição de talentos e Excelência de serviços. “Nossa empresa tem um espírito empreendedor.  A mudança é constante.  Precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse permanecer ágeis”, afirma Bill Lafferty, vice-presidente adjunto, Serviços de transição da Sutherland. “Precisávamos de uma ferramenta que se adaptasse imediatamente às nossas necessidades, e o Smartsheet é essa ferramenta.”

A Sutherland continua vivenciando o crescimento rápido dos negócios, continuamente adicionando novos clientes em novos territórios do mundo. “Quando entrei na empresa, há 12 anos, operávamos em mais de 10 países.  Agora, expandimos para mais de 20 países com mais de 61 centrais de entrega e cerca de 40.000 funcionários”, relata Lafferty. Gerenciar um crescimento do tipo é desafiador. “Não tínhamos uma solução de PPM formal e usávamos várias ferramentas para gerenciar projetos”, conta Lafferty. “Consequentemente, os dados dos projetos não estavam bem integrados, dificultando a visibilidade do programa.” Taticamente, queríamos mudar nossa abordagem de Programas e projetos para uma com transparência, que fornecesse um único painel para nossas partes interessadas internas e clientes.  Sendo assim, começamos nossa busca por uma solução de PPM.  Reconhecendo que nossa necessidade de flexibilidade e personalização não era bem atendida com grandes ferramentas de PPM no mercado, começamos a busca por uma solução de PPM leve.  Adotamos o Smartsheet como nossa ferramenta de PPM preferencial devido à velocidade da adoção, à familiaridade da interface e à capacidade de personalizar para atender às nossas necessidades”, afirma Lafferty.

Gerenciando projetos centralmente com o PPM do Smartsheet 

Para superar seus desafios, a Sutherland adotou a solução de PPM do Smartsheet, usando o Smartsheet para automatizar fluxos de trabalho de projetos e gerenciar centralmente todos os projetos internos e que lidam com clientes. “Nós analisamos diferentes produtos e escolhemos o Smartsheet porque tem uma interface de usuário familiar para muito do nosso pessoal, o que sabíamos que ajudaria a simplificar a adoção e aumentar a produtividade imediatamente”, conta Lafferty. 

Atualmente, mais de 5.000 funcionários da Sutherland estão utilizando o Smartsheet.  Os grupos de usuários principais da nossa organização que utilizam o produto são nossas maiores PMOs, as equipes de Transição e transformação (TNT), o Escritório de gerenciamento de projetos de tecnologia (TPMO), os Recursos Humanos (RH), a Aquisição de talentos e a Excelência de serviços.  Nossas PMOs utilizam áreas de trabalho em modelos, compostas por planilhas, relatórios e painéis do Smartsheet, para acompanhar centenas de projetos todos os dias. “Cada projeto tem vários painéis do Smartsheet para usuários internos e externos, o que nossas equipes de liderança e partes interessadas de projetos usam para visibilidade centralizada do status de cada projeto”, conta Lafferty. As equipes de RH e TA da Sutherland são responsáveis por gerenciar várias campanhas de contratação simultâneas a qualquer momento. O Smartsheet permite que administrem com sucesso várias prioridades e facilitem tranquilamente o processo de integração de novos funcionários. Nossa organização de Excelência de serviços da Sutherland faz uso do Smartsheet para integrar complexos relatórios globais de gerenciamento de desempenho com o software de visualização do Power BI. 

A Sutherland usa fluxos de trabalho de automação do Smartsheet para gerenciar automaticamente e atualizar processos de aprovação, enviando notificações automaticamente pelo Smartsheet para alertar sobre os principais cronogramas e datas aos proprietários de projetos. Além disso, a Sutherland integra o PPM do Smartsheet com seu software de monitoramento de projetos no JIRA.

Utilizando licenças restritas, a Sutherland também permite acesso a terceiros ao Smartsheet para clientes externos para que gerenciam análises e aprovações de projetos. Todos os dados dos projetos são gerenciados dentro de uma área de trabalho do Smartsheet, sendo que um arquivo de índex extrai dados de várias planilhas da área de trabalho para gerar relatórios.

Melhor visibilidade na empresa

Desde que adotou o PPM do Smartsheet, a Sutherland possui maior visibilidade dos projetos de toda a organização. “No fim das contas, tudo é visibilidade”, confirma Lafferty. “Agora, temos um único painel, portanto, podemos ver todo o portfólio do projeto e todas as informações em tempo real.” 

Agora, a Sutherland pode se comunicar com os líderes de negócios de forma mais simples e eficiente. “Com a melhor visibilidade que obtemos no Smartsheet, podemos fornecer informações de projeto concisas e em um formato consistente, então nossas equipes de liderança podem tomar decisões mais informadas e dentro do prazo”, conta Lafferty. Por exemplo, a Sutherland pode ser mais proativa nos negócios. Quando um novo projeto é iniciado, os gerentes de projetos alocam o projeto com riscos e questões comuns que possivelmente podem ocorrer. “Com a informação que temos no Smartsheet, podemos localizar desafios nos negócios e rapidamente identificar causas-raízes”, afirma Lafferty. “Esses dados nos dão uma perspectiva única dos negócios, o que nos permite transformar o ambiente de forma proativa, criando benefícios tanto para nossos clientes quanto para nós.”

Redução da configuração do projeto de 45 minutos para 10 segundos, economia anual de US$ 1 milhão 

Em razão da automação do PPM do Smartsheet, a organização de Serviços de transição da Sutherland eliminou os processos manuais exigidos anteriormente durante a criação de novos projetos. “Agora, levamos 10 segundos para configurar um novo projeto, em comparação aos 45 minutos de antes do PPM do Smartsheet”, relata Lafferty. “No total, isso economiza 25 horas por sema, o que se traduz em cerca de US$ 129.000 de economia anual.” A organização também eliminou a necessidade de o fornecedor terceirizado inserir recursos da malha de dados em várias planilhas.

Outras equipes da Sutherland estão observando economias de custo e eficiências com o Smartsheet. A equipe de Excelência de serviços da Sutherland também está aproveitando o PPM do Smartsheet para impulsionar projetos de melhoria que levaram à economia anual de US$ 1 milhão. A equipe de RH da Sutherland tem observado eficiências na folha de pagamento com o uso do PPM do Smartsheet, capturando 10 mil entradas por dia, com taxa de exceção na precisão da folha de pagamento inferior a 10%. 

Solução de controle de ponto temporário criada em 48 horas

O pensamento rápido manteve a Sutherland no jogo quando um de seus fornecedores de controle de ponto sofreu uma falha.  Uma equipe de especialistas desenvolveu uma solução de controle de ponto temporário dentro do Smartsheet para suas operações da América do Norte e a implementou na empresa em 48 horas. A Sutherland usou o sistema para controlar o ponto até que a solução completa voltasse à operação. “Foi um ótimo exemplo de como usamos o Smartsheet para rapidamente fazermos lançamentos no mercado e resolver grandes problemas dos negócios”, conta Lafferty.

Agora, a empresa planeja aumentar a adoção do Smartsheet em todos os setores. “Existe um grande impulso com o Smartsheet aqui e mais pessoas da nossa empresa agora reconhecem que o Smartsheet pode atender a suas necessidades específicas de negócios”, afirma Lafferty. “Até este momento, da minha perspectiva, não houve um problema que não conseguíssemos resolver com o Smartsheet.”

Agora, a empresa planeja aumentar a adoção do Smartsheet em todos os setores. “Existe um grande impulso com o Smartsheet aqui e mais pessoas da nossa empresa agora reconhecem que o Smartsheet pode atender a suas necessidades específicas dos negócios”, afirma Lafferty. “Até este momento, da minha perspectiva, não houve um problema que não conseguíssemos resolver com o Smartsheet.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.