A Toshiba Global Commerce Solutions transforma rapidamente inovação em comercialização com o Smartsheet Modern PPM

A Toshiba Global Commerce Solutions, parte da fabricante japonesa global Toshiba Tec Corp., fornece soluções de tecnologia para alguns dos maiores varejistas do mundo. A empresa instalou mais de três milhões de sistemas de ponto de venda e checkout automático em todo o mundo, ajudando as redes de supermercados e outras lojas de varejo a melhorar o desempenho, aumentar o controle operacional e oferecer uma melhor experiência do cliente.

A empresa aproveita o Smartsheet Modern PPM como seu ambiente de execução para processos de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) de ponta a ponta. “O Smartsheet Modern PPM nos ajuda a gerenciar o processo de transformação de nossa estratégia em soluções específicas, resultando na comercialização de novos produtos”, diz Brian Taylor, diretor de estratégia de soluções da Toshiba Global Commerce Solutions. “Todo esse processo é multifuncional, envolvendo todas as unidades de negócios da organização.”

Para Taylor e outros gerentes, os processos de PPM eram tudo, menos simplificados, antes da adoção do Smartsheet, porque as inúmeras equipes de produtos e projetos da organização usavam uma combinação desigual de bancos de dados, planilhas, repositórios de documentos e ferramentas de gerenciamento de projetos. “Todas as nossas equipes gerenciavam os processos de maneiras exclusivas e realmente não havia consistência suficiente”, conta Taylor. “Também lutamos para impulsionar a visibilidade da liderança em torno de riscos, problemas e ações do projeto.” Cada equipe de negócios passava horas todas as semanas preparando slides para mostrar as atualizações de status do projeto aos executivos. “No geral, nosso ambiente de execução de programas não era ideal porque não era automatizado e padronizado entre as equipes para dar suporte aos relatórios consolidados para as partes interessadas”, diz Taylor. “O resultado era inconsistência e falta de visibilidade sobre os projetos. Isso dificultava o monitoramento do progresso e a resolução rápida de problemas, o que às vezes levava a atrasos e problemas.”

A Toshiba Global Commerce Solutions sabia que precisava de um processo que pudesse acelerar o tempo de lançamento para novos produtos. “Precisávamos de um jeito melhor de pegar uma ideia nova e inovadora e transformá-la em um produto comercializável”, diz Taylor.

Monitoramento de portfólios e processos de projetos com Smartsheet Modern PPM 

A Toshiba Global Commerce Solutions já havia trabalhado com o Smartsheet em outras áreas da empresa, o que o tornava atraente para os gerentes de programas.

“O Smartsheet nos permite criar um conjunto de ferramentas em torno de nossos processos em vez de precisar adaptar nossos processos às ferramentas disponíveis”, diz Scott Graham, gerente sênior de programas da Toshiba Global Commerce Solutions.

“Os modelos personalizáveis do Smartsheet nos permitem implementar mudanças contínuas e incrementais nos processos rapidamente em todos os projetos.”

A empresa usa o Smartsheet Modern PPM para monitorar mais de 40 projetos em todo o seu portfólio e gerenciar os processos de introdução de novas soluções. Qualquer unidade de negócios pode iniciar um projeto, dando partida em um fluxo de trabalho de processo automatizado no Smartsheet.  Cada novo projeto aciona o provisionamento de um blueprint no Smartsheet Control Center, que monitora o projeto do início ao fim. Como resultado, os gerentes de programa, as equipes de vendas e marketing, os funcionários do setor financeiro e os líderes de desenvolvimento podem monitorar projetos, riscos, ações e problemas de maneira padronizada. As automações de fluxo de trabalho também enviam lembretes sobre os principais marcos e prazos do projeto para as partes interessadas. 

A Toshiba Global Commerce Solutions aproveita os painéis do Smartsheet para dar aos gerentes de programa uma visão detalhada e rápida sobre o progresso de determinados projetos. A empresa também usa painéis em nível de portfólio para apresentar instantâneos do projeto aos proprietários e executivos do portfólio em toda a empresa. “Nossas equipes de liderança podem usar o Smartsheet para obter uma visão rápida de todos os projetos do portfólio, para ver o status, os riscos ou problemas e o que precisa ser feito se um projeto estiver atrasado ou não estiver no caminho certo”, diz Graham. 

O Smartsheet Professional Services oferece uma solução PPM de ponta a ponta 

Quando adotou inicialmente o Smartsheet, a Toshiba Global Commerce Solutions recorreu ao Smartsheet Professional Services para obter assistência na criação de modelos do Control Center. “Tínhamos algumas ideias iniciais sobre como queríamos que nosso ambiente funcionasse, então conversamos com a equipe de Professional Services”, diz Graham. “Uma das coisas que nossos executivos queriam eram muitas métricas complexas. Havia algumas técnicas nas quais nunca havíamos pensado, pois não somos especialistas e essas coisas são naturais para o Smartsheet Professional Services. O Professional Services nos guiou passo a passo em tudo, desde o refinamento da arquitetura até a criação e o teste do ambiente. Acabamos com algo muito maior do que eu esperava inicialmente, e o Professional Services nos possibilitou ter uma solução mais sustentável, gerenciável e escalável.”

Durante o projeto e a implantação da solução, o Smartsheet Professional Services forneceu um painel para que a Toshiba Global Commerce Solutions exibisse rapidamente o número de horas usadas, bem como a agenda detalhada para cada fase do projeto. “Se alguém me pedisse uma atualização de status, eu poderia simplesmente extrair as informações e compartilhar a história do usuário ou o diagrama de arquitetura”, diz Graham. 

Sem a assistência do Smartsheet Professional Services, a Toshiba Global Commerce Solutions provavelmente não teria conseguido criar sua própria solução dentro do prazo. “Por mais fácil que o Smartsheet seja, ainda não somos especialistas quando se trata de fazer as coisas complexas que precisávamos fazer”, diz Graham. “Quem sabe o que teríamos criado sem a ajuda do Smartsheet Professional Services? Provavelmente teria sido algo impraticável. O Professional Services foi inestimável no que se refere a nos guiar no caminho certo.”

Gerenciamento de portfólio de projetos padronizado e consistente 

Com o uso do Smartsheet Modern PPM, a Toshiba Global Commerce Solutions agora possui um kit de ferramentas de processo padronizado para levar soluções ao mercado, oferecendo aos gerentes de programa e produto clareza e consistência em relação a tarefas, funções e responsabilidades. Em vez de depender de ferramentas diferentes e da falta de visibilidade do projeto, as equipes agora podem monitorar facilmente o status de cada projeto no portfólio da empresa.

“Com o Smartsheet, todos os nossos projetos têm blueprints, painéis e metodologias consistentes para o gerenciamento completo do programa durante todo o processo”, afirma Graham. “Independentemente da unidade de negócios, estamos todos totalmente alinhados em nossos projetos.”

Maior rapidez no lançamento de novos produtos no mercado

A Toshiba Global Commerce Solutions capitalizou a automação e a consistência do Smartsheet para formar equipes de projeto menores e ágeis que podem conceber soluções rapidamente. “Usando o Smartsheet, podemos experimentar mais e criar e falhar rapidamente”, diz Taylor. “O Smartsheet possibilita a transição da inovação para a comercialização, integrando todas as divisões da empresa, desde marketing e vendas até desenvolvimento de produtos e suporte. Como padronizamos nossos processos e alinhamos nossas equipes em cada projeto, nossos processos agora culminam em uma transição bem-sucedida para a produção, na qual podemos ter novas soluções comercializadas e operacionais mais rapidamente do que antes.”

Focado em fornecer mais valor à empresa 

A Toshiba Global Commerce Solutions capitalizou a automação e a consistência do Smartsheet para formar equipes de projeto menores e ágeis que podem conceber soluções rapidamente. “Usando o Smartsheet, ganhamos eficiência em termos de coordenação de projetos, relatórios e realização de reuniões”, diz Taylor. “Não estamos mais em um ambiente em que temos que criar apresentações para diferentes unidades de negócios todas as semanas. Agora operamos em tempo real, onde as pessoas podem monitorar facilmente as tarefas e alterar as datas de entrega dos projetos, por exemplo, para que eu não precise monitorar ninguém para obter atualizações de status.”

Os gerentes de programa e produto da empresa reduziram o tempo que era gasto anteriormente na criação de slides de status e outros materiais para apresentar durante as reuniões. “Tivemos um ganho de eficiência de 25% com o uso do Smartsheet para gerenciamento de programas”, conta Taylor.

“Por exemplo, realizamos uma pesquisa com gerentes de programa e revelou-se que, a cada semana, eles economizam mais de quatro horas na preparação de relatórios de status e atas de reuniões. Com mais tempo à disposição, os gerentes do programa podem contribuir para a empresa se concentrando em atividades de maior valor. A economia de tempo também significa que temos a capacidade de assumir mais projetos, o que nos ajudará a levar a empresa adiante, gerando novas soluções inovadoras para nossos clientes.” 

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.