A TRUE Projects está criando empresas de construção de última geração com visibilidade e transparência na essência

A TRUE Projects, empresa australiana de construção civil, nasceu da necessidade de fazer algo diferente no setor de decoração de interiores. Os cofundadores Kane Godfrey e James Peebles trabalharam durante mais de uma década no setor de construção civil, mas observaram uma falta de confiança generalizada devido à visibilidade limitada dos projetos. Determinados a fazer algo diferente, fundaram a TRUE Projects em 2018, com a missão de criar uma empresa de projeto e construção para decoração de escritórios comerciais, mas com total transparência em todo o projeto. Para dar vida a isso, precisaram de uma tecnologia que permitisse a visibilidade de todo o negócio: o Smartsheet.

“Nós oferecemos transparência financeira completa aos nossos clientes em todo o processo de projeto e construção, sendo possível ver as emissões de faturas e as cotações dos prestadores”, afirma Kane Godfrey, diretor da TRUE Projects. “Ao escolher o Smartsheet, para mim, o maior benefício tem sido construir um sistema facilmente adaptável e visível. É minha parte favorita.”

Criando uma plataforma de negócios para a transparência

Quando James e Kane abriram a empresa, trabalhavam com seus laptops nos cafés de Sydney. Os processos de negócios iniciais eram feitos no Excel, Dropbox e e-mail, mas rapidamente identificaram que precisariam de uma abordagem mais estruturada à medida que os negócios cresciam, para manter a transparência em todo o negócio. Após experiências anteriores de ficarem “presos” a softwares com baixo desempenho, queriam algo flexível que realmente oferecesse visibilidade de todas as áreas do negócio, desde o financeiro até o marketing e a entrega de projetos.

Em vez de usar um software de construção dedicado, queriam uma solução que atendesse a todas as atividades do negócio, em tempo real, para evitar problemas como controle de versões. Para evitar o problema de ser vinculado a um sistema que não atendia às necessidades deles a longo prazo, a TRUE Projects buscou uma solução baseada em nuvem.

“Durante seis meses, batalhamos usando o Excel, mas sabíamos que tínhamos um plano executivo para o crescimento e precisávamos de um sistema que nos sustentasse nessa fase de crescimento”, conta Kane. “Com o Smartsheet, decidi dar uma chance e começar a testar. A partir desse momento, gastamos quatro semanas na construção de todo o sistema, do marketing ao financeiro, para criar exatamente o que precisávamos.”

Em um curto espaço de tempo, a TRUE Projects conseguiu implementar o Smartsheet para suprir suas necessidades empresariais. Usando os modelos existentes e criando planilhas personalizadas, o poder estava nas mãos da equipe para desenvolver uma ferramenta adequada para ela e que pudesse ser ajustada a qualquer momento.

“Eu gostei de duas características: a primeira é que eu tinha total flexibilidade no sistema e poderia ser a pessoa que faz as mudanças acontecerem e a segunda é que é totalmente on-line e poderia ajudar a equipe em qualquer lugar”, afirma Kane. “Um dos nossos objetivos é oferecer os sistemas e ferramentas certos para a equipe, onde quer que estejam, e um dos lados mais frustrantes do negócio era fazer login no site do portal para obter o que fosse necessário.”

Uma ferramenta de negócios centralizada para todas as equipes

Kane e sua equipe usam o Smartsheet para administrar todo o negócio. Isso transformou a forma como trabalham e levam informações aos clientes e garante a consistência em todas as atividades. O departamento de marketing usa o Smartsheet para monitorar todos os objetivos, metas e programas e na colaboração com a equipe de vendas. A TRUE Projects usa o Smartsheet em seu CRM e para gerenciar leads e pipelines de vendas. Em vez de ser usado de forma retroativa para monitorar finalidades, a equipe realiza reuniões internas fora da plataforma e depois captura as anotações/atas em uma planilha para facilidade de acesso.

A equipe é capaz de trabalhar com a confiança de uma única fonte de informações. Em vez de depender de diferentes sistemas dos departamentos, a empresa usa apenas quatro: o Xero para contabilidade, o Dropbox, o Office 365 e o Smartsheet. Com essa simplicidade, ela é capaz de transferir informações entre departamentos sem mexer um dedo. Como os sistemas se complementam, quando um gerente de projetos faz uma alteração, ela é refletida também na planilha do departamento financeiro e das vendas.

Por ser baseado em nuvem e pronto para dispositivos móveis, a TRUE Projects consegue acessar o Smartsheet em qualquer lugar, o que é especialmente crucial no canteiro de obras. As equipes que estão nas obras podem consultar rapidamente os detalhes do projeto e gerenciar processos de segurança em tempo real. Isso é importante especialmente durante a pandemia e por precisarem garantir que os prestadores estejam seguros no canteiro de obras. 

“A integração do Smartsheet com o Dropbox ajuda muito com a documentação do projeto e para saber o que está mais atualizado”, continua Kane. “Por exemplo, possuir o controle e o histórico de versões ajuda a entender o que está acontecendo, especialmente quando temos muitas pessoas trabalhando em uma planilha a partir de diferentes locais.”

O valor agregado do tempo extra

Kane afirma que a visibilidade que a plataforma oferece ajuda a empresa a cumprir sua missão de transparência. Embora diferentes equipes, como financeiro, gerência ou vendas, usem diferentes portais, permitir que os funcionários gerenciem informações diretamente em um único sistema implica dizer que há clareza em cada passo do caminho, em um setor frequentemente obscurecido pela confusão.

“A tranquilidade de ter essa conexão e visibilidade é poderosa. É uma única fonte de informações para toda a equipe, não só para mim, como empresário”, conta Kane. “Todos os dados são utilizados para monitorar KPIs em tempo real, de modo que todos podem confirmar os objetivos que estabelecemos para eles. Em vez de esperar uma atualização, todos os membros das nossas equipes podem avaliar o desempenho de onde estiverem.”

Kane tem observado significativas economias de tempo, principalmente em entrada de dados e envolvimento do cliente. Isso melhorou ainda mais após a implementação do gerenciamento de recursos do Smartsheet para otimização de projetos, acompanhamento do tempo e previsão de pessoal. Com essas eficiências, a TRUE Projects pode se concentrar mais em oferecer a seus clientes uma experiência de projeto e construção de real excelência. 

“Desde que começamos a usar o gerenciamento de recursos do Smartsheet, levamos o desenvolvimento a outro patamar. Agilizamos o processo da venda à entrega do produto e reduzimos a quantidade de tempo gasto no Smartsheet”, acrescenta Kane. “Nossos dados são menos passíveis de erros humanos e economizamos cerca de 30% do tempo em gerenciamento de dados para as equipes de vendas e projetos. Com o preenchimento automático das planilhas para remover a duplicação, economizamos 15% na entrada de dados. Os benefícios são gigantescos e, para mim, é uma solução sem riscos em que temos o poder de criar o que realmente precisamos como negócio.”

“O Smartsheet é, de fato, poderoso”, conclui Kane. “Posso olhar minha posição de lucro nos negócios de uma só vez e saber qual a previsão atual de hoje e nos próximos seis meses. Existem muitos níveis profundos na plataforma do Smartsheet.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.