A Universidade do Cabo Ocidental avança em sua missão acadêmica com o Smartsheet

A UWC (University of the Western Cape, Universidade do Cabo Ocidental) tem uma história ilustre na luta de libertação da África do Sul. Fundada há 60 anos, ela continua sua luta contra a opressão, discriminação e desigualdade por meio de esforços acadêmicos e de engajamento comunitário.

As principais preocupações da UWC com acesso, igualdade e qualidade no ensino superior surgem de um amplo envolvimento prático em ajudar os historicamente marginalizados a participar plenamente da sociedade sul-africana. A instituição abriga aproximadamente 25.000 alunos em vários campi, com cerca de 4.500 a 5.000 novos alunos a cada ano.

A Universidade teve uma rotatividade significativa de diretores de TI em um curto período, resultando em mudanças estruturais disruptivas que afetaram o moral da equipe. Os funcionários relutavam em ser transparentes, pois estavam preocupados em se expor a possíveis repercussões. Isso criou não apenas falta de coesão entre as equipes, mas também falta de transparência, o que acabou limitando a prestação de contas.

Ao se juntar à instituição, o diretor de TIC Raymond Crown teve dificuldades para obter uma visão geral completa do sistema de TI, pois cada equipe trabalhava como unidades independentes. Para obter a clareza de que precisava, ele começou a procurar um mecanismo único e centralizado para consolidar processos e melhorar os relatórios.

Tendo usado anteriormente o Excel para tarefas organizacionais, Raymond queria algo que não exigisse habilidades ou recursos adicionais, mas que possibilitasse a prestação de contas, tanto para a universidade quanto para seus funcionários.

Ao discutir isso com seus colegas, um pesquisador da Universidade fez uma demonstração do Smartsheet a Raymond Ver o software em ação despertou seu interesse, e um teste logo revelou que o Smartsheet atendia a todos os seus requisitos: uma fonte centralizada de informações, uma maneira intuitiva de monitorar atividades e uma plataforma para visualizar facilmente os processos.

Raymond começou a usar o Smartsheet em um nível pessoal, antes de apresentá-lo a seus gerentes de operações, que imediatamente reconheceram e adotaram os benefícios. Juntos, eles exploraram como o Smartsheet poderia proporcionar uma melhor visibilidade do projeto e aprimorar os relatórios.

"Gostei assim que vi. Comecei a explorar e percebi que poderia consolidar informações de várias fontes em um único lugar. Foi aí que os benefícios do Smartsheet realmente começaram para mim", disse Raymond.

Relatórios financeiros simplificados

O orçamento anual da Universidade é uma tarefa gigantesca, levando cerca de seis meses para ser concluída. O processo anterior usado pela equipe de TI era improdutivo e ineficiente, então Raymond recorreu ao Smartsheet para melhorá-lo.

Com a função de planejamento do Smartsheet, Raymond não apenas automatizou totalmente o sistema, como também criou um formulário fácil de usar para enviar solicitações de orçamento. Com uma maneira mais fácil de acompanhar essas solicitações, a equipe conseguiu simplificar os relatórios. E visualizar essas informações durante as reuniões por meio do painel proporcionou a transparência de que eles tanto precisavam.

O Smartsheet também transformou o processo ao manter a consistência da discussão. Sem a necessidade de realizar diversas revisões, a equipe liberou tempo para se concentrar em outras tarefas. E com a maior parte do trabalho orçamentário feita anteriormente fora do horário comercial, a redução do esforço necessário teve um impacto imediato no moral da equipe.

Retirada de pagamentos atrasados do pipeline

A falta de um sistema centralizado para monitorar as aprovações de solicitações de aquisição geralmente resulta em pagamentos atrasados. Em alguns casos, isso fez com que a Universidade tivesse que pagar juros de mora ou atraso nos pagamentos aos fornecedores de software. O Smartsheet ajuda a equipe a evitar essas penalidades, fornecendo uma visão geral de todas as informações relevantes. Isso foi ampliado para incluir o envio de documentos, assinaturas e processamento de pagamentos, o que se mostrou crucial enquanto a equipe trabalhava remotamente e não podia assinar pessoalmente.

Agora, Raymond é alertado automaticamente e já sabe de imediato quando houve um atraso no pagamento, o que facilita muito a resolução rápida. E como ele consegue monitorar qual equipe foi responsável pelo pagamento atrasado, pode assumir as cobranças dos orçamentos atribuídos, ajudando a direcionar a prestação de contas.

"Houve uma grande economia de tempo para a equipe", diz Raymond. "Os membros coletam todas as faturas e documentos e, em determinados momentos da semana, os enviam para mim através do Smartsheet. Um processo muito simples, posso facilmente acompanhar o que assinei."

Mitigação de riscos

Outro benefício da total transparência sobre os processos é a capacidade de gerenciar riscos com sucesso, requisito essencial para a Universidade. Usando os painéis do Smartsheet, Raymond pode demonstrar com confiança o progresso do rastreamento e a resolução subsequente, garantindo às partes interessadas que o ambiente está em boas condições.

Graças ao Smartsheet, Raymond agora tem total transparência em todos os aspectos. Ele conseguiu padronizar processos como orçamento e compras, melhorando a eficiência e agilizando o cotidiano.

O Smartsheet também aprimorou a colaboração e a comunicação entre as equipes. Desde o uso do Smartsheet, a produtividade aumentou cerca de 20% nos processos que foram automatizados, reduzindo a necessidade de horas extras e levando a uma força de trabalho mais satisfeita.

Além disso, os benefícios financeiros da implementação do Smartsheet são tangíveis. "Atualmente, não temos resultados de auditoria em aberto", diz Raymond. "Desde que entrei, fechamos cerca de 170 resultados de auditoria. Se o Smartsheet não estivesse aqui nos permitindo rastrear e ficar de olho nas coisas, ainda estaríamos no mesmo lugar."

No geral, a administração foi simplificada e aprimorada a tal ponto que a equipe consegue fazer muito mais, com menos.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.