Modelo clássico de pauta de reunião
Baixe o modelo clássico de pauta de reunião
Este modelo clássico de pauta de reunião oferece um esboço simples com espaço para qualquer quantidade de detalhes que você queira incluir. O formato clássico é fácil de ler e pode ser personalizado para atender às suas necessidades.
Também fornecemos modelos no Smartsheet, uma plataforma de execução de trabalho que aumenta a produtividade da reunião com alertas automatizados e solicitações de atualização, além de ser mais colaborativa que o Word.
Modelo de pauta de reunião de negócios
Baixe o modelo de pauta de reunião de negócios
Este modelo de agenda de reunião de negócios arrojado lista todos os itens essenciais: participantes, objetivos, cronograma da paula, além de funções e responsabilidades. Criar uma pauta concisa é o primeiro passo para realizar uma reunião de negócios produtiva. Estabelecer metas claras para a reunião, priorizar tópicos da pauta e limitar a pauta a uma página ajudará os participantes a se manterem focados e engajados.
Modelo de pauta de conferências
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Facilite o planejamento de conferências com este modelo gratuito de pauta de conferências. Campos para data e hora, nomes de eventos e nomes de apresentadores estão claramente marcados. Você só precisa preencher as informações, que podem ser um cronograma simples dos eventos do dia ou incluir descrições mais elaboradas de palestras e sessões de conferência.
Modelo de formato de pauta de reunião
Este modelo de formato de pauta de reunião é um ótimo exemplo de como criar uma pauta com aparência profissional e organizada. O formato funcionaria bem para uma pauta de reunião de negócios ou de diretoria. Use as linhas na parte superior do modelo para registrar informações vitais sobre a reunião, incluindo o título e assunto ou objetivo. Os itens da pauta são organizados por hora de início e duração para ajudar a manter a reunião dentro do cronograma.
Modelo informal de pauta de reunião
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Se você precisa criar uma agenda para uma reunião de conselho escolar, uma reunião da comunidade ou reunião no local de trabalho, este modelo gratuito oferece muitos detalhes e um esboço organizado. Os itens de ação e pauta são listados separadamente e há espaço para instruções claras sobre como os participantes podem se preparar para a reunião. Se este modelo de pauta de reunião for muito detalhado para suas necessidades, basta remover as seções indesejadas.
Modelo de pauta de reunião de diretoria
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Este modelo de pauta de reunião de diretoria descreve todas as etapas necessárias para uma reunião formal de diretoria ou reunião do comitê executivo. Ao distribuir essa pauta entre os membros da diretoria antes da reunião, é importante compartilhar também as atas da reunião anterior e outros documentos relevantes, como relatórios financeiros ou de progresso.
Modelo formal de pauta de reunião
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Não importa para que tipo de organização seja sua reunião, se a reunião seguirá uma pauta, formal de acordo com as Regras de Ordem de Robert, este modelo gratuito pode ajudar a manter as coisas no caminho certo. Esta é uma versão simples de uma pauta formal, tornando o modelo apropriado para uma ampla variedade de usuários, desde clubes e escolas até reuniões de negócios e diretorias.
Modelo de pauta de teleconferência
Uma teleconferência precisa se manter organizada e no caminho certo, como qualquer outra reunião. Use este modelo de pauta de reunião de teleconferência para identificar participantes de chamadas e priorizar tópicos de discussão.
Modelo de pauta de reunião de equipe
Este modelo de pauta de reunião de equipe identifica claramente os membros da equipe, esclarece os objetivos da reunião e reserva tempo para revisar itens de ação anteriores, bem como a pauta atual. Os membros da equipe podem se envolver ativamente na elaboração e abordagem dos itens da pauta, na tomada de decisões, no planejamento de futuras reuniões e na avaliação do processo da reunião. O uso de um modelo que inclua todos esses itens facilita a distribuição de tempo para cada um, criando uma estimativa realista da duração da reunião.
Modelo de pauta simples
Se você precisa somente de uma pauta simples sem muitos detalhes, este modelo gratuito fornece o básico. Registre a logística importante da reunião e comentários os itens, mantendo a pauta simples e breve.
Modelo de agenda semanal
Se houver uma reunião semanal na qual as metas de longo prazo precisam ser rastreadas junto com os itens de ação da reunião da semana anterior, este modelo de pauta semanal descreve os itens recorrentes, bem como novos problemas. Ele também termina com uma avaliação de reunião para incentivar a melhoria e lista a data e a hora da próxima reunião semanal.
Modelo de pauta de reunião de pessoal
Este modelo de pauta de reunião de pessoal designa tempo para relatórios administrativos, projetos em andamento, novos negócios e comentários abertos. Ele lista claramente as tarefas na parte inferior, juntamente com quem é responsável por cada item de ação e prazos. O modelo facilita a visualização do tempo permitido para cada tópico da pauta e nomes de apresentadores.
Modelo de pauta diária
Talvez você tenha uma reunião diária de vendas para revisar os negócios do dia anterior e abordar problemas contínuos. Este modelo fornece um formato simples, mas arrojado para listar a pauta diária junto com notas. Personalize o modelo gratuito adicionando o logotipo da empresa ou a logística de reunião necessária, como o nome do anotador para a reunião daquele dia ou o tempo alocado para determinados itens da pauta.
Melhore suas reuniões com uma pauta eficaz
Quer você use um modelo ou crie o seu próprio, uma pauta pode ser uma ótima ferramenta organizacional para manter o foco das reuniões. Aqui estão algumas dicas para projetar e utilizar uma agenda de modo a garantir que os objetivos sejam alcançados sem perda de tempo ou frustração.
- Crie sua pauta com antecedência Não espere até o último minuto para começar a escrever uma pauta. Começar bem antes de uma reunião lhe dá tempo para criar um documento profissional e fazer as alterações necessárias com base no feedback dos membros da equipe.
- Defina claramente o objetivo da reunião. O objetivo pode ser considerado como um breve resumo do que será discutido na reunião. Isso deve ser declarado no topo da pauta, abaixo do título da reunião ou do cabeçalho da pauta.
- Priorize os itens da pauta. Ao delinear os itens a serem discutidos, adicione-os à pauta em ordem de importância. Reuniões são notórias por se estenderem e você não quer perder um tópico importante porque o tempo acabou.
- Divida os tópicos da pauta em pontos-chave. Criar um esboço mais detalhado que divide os tópicos da pauta em vários itens para consideração ajuda os participantes a ver os principais problemas. Isso permite uma discussão mais focada e pode economizar tempo.
- Reserve tempo adequado para cada item da pauta. Isso é muito importante, mas não necessariamente fácil. É necessário um pouco de flexibilidade nas reuniões, e priorizar os itens da pauta ajudará a garantir que questões importantes sejam abordadas. Mas permitir tempo suficiente para cada tópico da pauta ajudará os participantes a lidar efetivamente com os problemas em questão.
- Indique se os itens da pauta exigem uma decisão. Alguns dos negócios abordados durante uma reunião podem incluir tópicos para discussão ou problemas que precisam ser resolvidos ou votados. Certifique-se de que isso esteja claro em sua pauta para que os participantes saibam se farão parte do processo de tomada de decisão.
- Informe os membros sobre como se preparar para a reunião. Compartilhar uma pauta com os membros da equipe com antecedência não apenas permite que eles saibam o que esperar durante a reunião, mas também pode descrever qualquer preparação necessária.
- Liste quem é o responsável por apresentar um tópico. Os participantes da reunião devem ter funções e responsabilidades claras para que o processo funcione sem problemas.
- Reserve um tempo para a revisão da reunião. Ao final de sua pauta, inclua um espaço para avaliação da reunião para melhorar o processo no futuro. Este também pode ser um momento para os participantes pedirem esclarecimentos sobre quaisquer questões levantadas durante a reunião ou propor temas para a próxima reunião.
Uma maneira mais eficaz de gerenciar reuniões no Smartsheet
Realizar reuniões produtivas e eficazes é mais do que ter o modelo certo, é ter a solução certa para gerenciar os detalhes antes, durante e depois da reunião, incluindo: garantir que os participantes estejam preparados para contribuir com a reunião, que os itens de ação e as atas das reuniões sejam documentadas e os itens sejam acompanhados após a reunião.
Uma dessas ferramentas é o Smartsheet, uma plataforma de gerenciamento de trabalho empresarial que muda fundamentalmente a maneira como equipes, líderes e empresas trabalham. Mais de 70.000 marcas e milhões de profissionais da informação confiam no Smartsheet como a melhor maneira de planejar, acompanhar, automatizar e relatar o trabalho.
Gerenciar reuniões em Smartsheet é diferente pelas seguintes três razões:
- Colaboração em tempo real: como uma solução baseada em nuvem, o Smartsheet permite compartilhar sua pauta de reuniões com um número ilimitado de colaboradores internos e externos, criando uma maneira colaborativa em tempo real de planejar e acompanhar os detalhes da reunião.
- Fluxos de trabalho automatizados: a automação integrada ajuda a reduzir o tempo gasto em tarefas tediosas, como coletar detalhes de reuniões, atualizar pautas e notificar os participantes responsáveis por tópicos da pauta ou itens de ação, resultando em maior responsabilidade.
- Maior visibilidade: com atas de reunião e comentários de discussão documentados diretamente na pauta, você mantém os detalhes em contexto com tópicos relevantes e itens de ação, criando um sistema de registro para todos os detalhes da reunião.
Descubra uma maneira melhor de gerenciar reuniões e seus demais processos de trabalho com o Smartsheet.