O que é o desvio do escopo?
O desvio do escopo, às vezes chamado de pia de cozinha, aumento de função, aumento de requisitos ou aumento de recursos, são mudanças que causam crescimento contínuo ou descontrolado nas metas de um projeto. Essas alterações podem ser não intencionais ou previstas durante todo o processo. Geralmente, um projeto se expande além dos limites iniciais devido a essas mudanças de curso, o que pode ser arriscado ou prejudicial a um projeto. Muitas vezes, o desvio do escopo resulta da adição de recursos a um projeto que não foram inicialmente acordados ou autorizados.
No Guia PMBOK®, o Project Management Institute (PMI) descreve o desvio do escopo como “adicionar recursos e funcionalidades (escopo do projeto) sem abordar os efeitos no tempo, custos e recursos, ou sem a aprovação do cliente”. O desvio do escopo pode ser comum, acontecer em qualquer ponto durante um projeto e é escalável.
Nos negócios, é fundamental rever a potencial fluência do escopo durante a fase de planejamento de gerenciamento de projetos, levando em conta como gerenciar o escopo e controlar seus impactos.
Tim Brown, owner of the Hook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
No gerenciamento de projetos, a definição do escopo é uma ação primária. Entender o escopo pode ajudar a aliviar os impactos do aumento. O escopo descreve os limites do projeto, incluindo as metas e entregas que o gerente do projeto, a equipe do projeto, a gerência ou os analistas almejam. O escopo deve incluir o resultado que um cliente ou cliente deseja e se manifestar em projetos de desenvolvimento de produtos ou software por influência externa ou interna. Em última análise, entender todos os agentes que podem afetar o escopo e as causas do aumento é essencial para um gerenciamento eficaz de projetos.
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O que é o desvio do escopo na metodologia Agile?
Uma compreensão da metodologia Ágil pode ajudar a mudar a perspectiva sobre a melhor maneira de gerenciar o desvio do escopo. A Ágil permite que mudanças no projeto e planejamento de contingência ocorram ao longo de um processo, apoiando quaisquer aumentos imprevistos no escopo. O desvio do escopo não precisa inviabilizar completamente um projeto, e os métodos Ágil permitem que uma equipe seja flexível no processo e responda às necessidades em mudança das pessoas.
Causas do desvio do escopo
Uma variedade de elementos pode causar o desvio do escopo durante o processo de desenvolvimento do projeto. Uma causa primária ocorre quando o escopo de um projeto não é devidamente definido, documentado ou controlado, inclusive se houver falta de clareza e profundidade nas metas originais estabelecidas pelo gerente ou equipe do projeto.
Outras razões pelas quais o desvio do escopo pode ocorrer incluem:
- Complexidade do projeto: ao definir inicialmente um projeto, descreva claramente seu escopo, contrato ou declaração de trabalho (SOW). Caso contrário, você cria um trabalho e as expectativas podem ser mal interpretadas.
- Falta de controle de mudanças: quando um projeto não descreve uma maneira de gerenciar mudanças ou alterações, abre espaço para vários membros da equipe fazem escolhas sem consulta ou revisão. Portanto, é útil estabelecer um procedimento para o gerenciamento de mudanças.
- Falta análise de risco: a equipe ou gerente do projeto pode não ter revisado as áreas de risco neste projeto, incluindo como o orçamento e os cronogramas podem ser afetados. Isso geralmente resulta da falta de um processo de planejamento sólido.
- Objetivos pouco claros: às vezes, a falta de identificação inicial adequada do que é necessário para gerenciar e implementar os objetivos do projeto pode criar mal-entendidos entre a equipe.
- Má gestão: gerentes de projeto ou patrocinadores executivos sem comprometimento e mal treinados podem criar um desvio do escopo quando há participação limitada ou quando agendas pessoais estão influenciando a mudança.
- Prometer demais em um produto: sem discussões sólidas sobre os objetivos finais de um produto e uma análise de risco adequada ou revisão de recursos, os gerentes podem prometer demais as entregas do produto, o que pode aumentar o alcance do escopo.
- Falta de um plano de comunicação: sem planejamento adequado, há risco de comunicação ruim entre a equipe e o cliente, bem como a mal entendidos sobre metas e resultados. O contato não gerenciado entre o cliente e os participantes da equipe também pode criar um desvio do escopo imprevisto.
- Gold plating: este termo refere-se à adição de trabalho ou entregas a um projeto, acreditando que pode agregar valor. Fazer isso pode criar aumento sem uma revisão adequada e, muitas vezes, leva a custos e tempo maiores.
- Falta das pessoas certas: não envolver os participantes certos inicialmente pode mudar o curso de um projeto.
- Influências externas: elementos externos, incluindo requisitos do cliente, mudanças ambientais, mudanças de plataforma, mudanças nas condições de mercado ou prioridades concorrentes podem influenciar facilmente seu escopo. O planejamento de contingência é fundamental.
Efeitos e resultados do desvio do escopo
O desvio do escopo pode ser impactante, mas nem sempre é mensurável. No entanto, se você observar os dados de resultados do projeto, poderá ver onde o desvio do escopo pode ser o culpado. O CHAOS Summary 2009 do Standish Group descobriu que apenas 32% de todos os projetos foram bem-sucedidos (entregues no prazo, dentro do orçamento, com os recursos e funções necessários). Quarenta e quatro por cento desse grupo foram desafiados (atrasado, acima do orçamento e/ou com menos do que os recursos e funções necessários) e 24% falharam (cancelados antes da conclusão ou entregues e nunca usados). No geral, esses dados demonstram que escopos de projeto sem foco podem criar estragos no resultado, incluindo o aumento das despesas e a possibilidade de relações com o cliente danificadas.
Resultados negativos do desvio do escopo
Em geral, o desvio do escopo tem camadas de resultados negativos. Podem ser influências externas ou internas que afetam produtos ou clientes, incluindo o seguinte:
- Gastos excessivos
- Não cumprimento das metas do projeto
- Clientes ou gerentes insatisfeitos
- Energia e recursos desviados para tarefas desnecessárias
- Impactos na saúde e qualidade do ambiente de trabalho dos funcionários
- Sem previsão para o fim do projeto
- Obstáculos para funcionários e conclusão do projeto
- Mudança constante no escopo
- Atrasos no cronograma
Exemplos dos impactos negativos do desvio do escopo estão ao nosso redor. Por exemplo, uma empresa de fretamento de jatos particulares estava se movimentando para comprar e expandir negócios adicionando novos jatos 737 que seriam convertidos em aeronaves de luxo. Para acomodar esse novo empreendimento, a empresa precisou construir um novo hangar com infraestrutura de TI para dar suporte a esse processo. A gerência escolheu uma empreiteira que também assumiria os detalhes de TI. A equipe de TI da empresa ofereceu assistência, mas foi informada de que não era necessário. Ao longo do processo, muitos detalhes importantes foram perdidos porque as pessoas erradas estavam envolvidas e aqueles que tinham as informações sobre a tecnologia do negócio foram deixados de fora, resultando em custos adicionais.
O Aeroporto Internacional de Denver vivenciou os impactos do desvio do escopo ao trabalhar para aumentar a eficiência de seu processo de manuseio e transferência de bagagem. A organização desejava migrar para um sistema automatizado que reduzisse o trabalho manual e aumentasse o serviço aos clientes quando retiram a bagagem. No entanto, devido a influências de escopo, o projeto ultrapassou o prazo de 16 meses e o custo disparou. Além disso, o produto só pôde ser usado em uma seção do aeroporto, deixando outras duas áreas com processos antigos.
Resultados positivos do desvio do escopo
Por outro lado, o desvio do escopo às vezes pode criar efeitos positivos. Aqui estão algumas maneiras pelas quais resultados positivos, imprevistos e ainda arriscados, podem apoiar os objetivos de um projeto:
- Aumento da receita ao desenvolver produtos mais eficientes com influências positivas imprevistas
- Melhores resultados e produtos do projeto em geral
- Maior parceria e colaboração
- Subprojetos recém-desenvolvidos
Por exemplo, o desvio do escopo às vezes afeta positivamente o desenvolvimento de videogames. Inicialmente, o videogame Elder Scrolls: Arena tinha a intenção de ser um jogo de estilo medieval. Com a influência do desvio do escopo, no entanto, o jogo rapidamente se expandiu para um jogo de RPG épico de mundo aberto, incluindo muitas sequências de sucesso. Da mesma forma, o jogo Shogun: Total War tinha a intenção de ser um jogo de simulação de combate direto, mas a influência do escopo também resultou em sequências que acabaram aumentando a visibilidade do título.
Como evitar o desvio do escopo?
O desvio do escopo pode ocorrer em qualquer projeto e criar impactos positivos e negativos. Mas o desvio do escopo pode ser gerenciado e revisto consistentemente no planejamento e implementação do projeto. Gerenciar as expectativas internas e externas é fundamental.
Dayne Shuda, o proprietário do Ghost Blog Writers, viu o desvio do escopo afetar seu trabalho e negócios ao gerenciar o trabalho fora do escopo de sua empresa. Ele comenta como conseguiu se manter no caminho certo e oferecer suporte ao atendimento ao cliente: "Hoje, identificamos o aumento mantendo um cliente modelo ideal em mente, que é alguém que acredita totalmente no que estamos vendendo. Suas expectativas estão alinhadas com as nossas. Eles não estão procurando microgerenciar. Tudo parece um bom ajuste."
Um gerenciamento de projetos forte muitas vezes o ajudará a evitar o desvio do escopo, mas abaixo você encontrará uma variedade de atividades e ferramentas disponíveis para apoiar seus negócios na mitigação do desvio do escopo.
Use o planejamento do projeto
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
Há inúmeras ferramentas, treinamento e especialistas para apoiar os projetos. Abaixo estão algumas maneiras pelas quais o planejamento do projeto pode ajudar a evitar o desvio do escopo.
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Desenvolva um termo para a equipe do projeto.
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Crie um plano de trabalho de projeto com atribuições específicas de pessoas e recursos.
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Crie uma declaração de escopo rígida para o projeto.
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Use uma SOW (declaração de trabalho) para delinear o trabalho.
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Desenvolva um plano de comunicação que apoie a equipe do projeto e os clientes.
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Crie marcos, entregas, orçamento e prazo.
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Use um gráfico de Gantt.
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Crie um PERT (gráfico de avaliação e revisão de técnicas de projeto) ou uma estrutura de divisão de trabalho que suporte a avaliação do trabalho desde o início.
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Defina uma estrutura de relatórios de progresso.
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Inclua um cronograma detalhado para o trabalho.
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Crie um processo de gerenciamento de mudanças claro e conciso que permita avaliar e aprovar mudanças no plano de trabalho ou escopo, incluindo a análise da mudança.
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Decomponha as entregas em pacotes onde o trabalho pode ser concluído em massa ou movido para outro projeto se o escopo mudar.
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Use um software de gerenciamento de projetos.
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Escreva os objetivos SMART.
Gerencie o escopo e os requisitos do projeto
Entender as necessidades dos clientes internos e externos é um fator-chave para o planejamento e gerenciamento do escopo do projeto. Muitas vezes, analisar detalhadamente as metas do produto ou do projeto com o cliente é útil, assim como fazer o mesmo exercício com a equipe do projeto. Essas dicas podem ajudar nesse processo:
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Inclua um processo de gerenciamento de mudanças no plano de gerenciamento de escopo e siga ambos. Forneça um processo para fazer alterações. Comece analisando esses modelos de formulário de pedido de alteração e baixe um adequado para você.
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Crie um plano de gerenciamento necessário para incluir no plano geral de gerenciamento do escopo que mede o envolvimento dos clientes e da gestão.
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Comunique formalmente, revise e obtenha todos os requisitos aprovados. Acompanhe e forneça um processo transparente.
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Tome decisões informadas com análise de risco baseada em dados.
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Monitore o status e o escopo básico do projeto com o sistema de progresso do projeto.
Defina um processo para coletar requisitos do produto
Acompanhar o progresso com eficiência e com a quantidade certa de detalhes é útil para contar a história para a gerência, clientes ou outros membros da equipe. Ter uma maneira de entender como é a história e o possível futuro do projeto pode ajudar os gerentes de projeto a mitigar os obstáculos e o desvio do escopo. Use essas estratégias para definir claramente os requisitos do seu projeto:
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Defina como você gerenciará e coletará requisitos descritos no escopo e incluirá as fases de análise, priorização, rastreabilidade e novas solicitações.
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Inclua maneiras de avaliar o processo.
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Gerencie todas as solicitações de mudança e ações recomendadas (sejam ações corretivas ou preventivas). Documente as alterações.
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Compare e contraste o resultado de suas metas originais do projeto para avaliar se você está no caminho certo.
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Procure por impactos positivos das mudanças de escopo.
Envolva o cliente ou as partes interessadas durante todo o projeto
Manter todos informados é crucial. Explicar o processo e o progresso é útil, e você deve fornecer simultaneamente uma ferramenta de engajamento para o atendimento ao cliente de qualidade. A comunicação também pode fornecer verificações de realidade e ajudar influências preventivas que podem mudar o projeto em geral. Veja como manter clientes e partes interessadas engajados:
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Descreva como você pode envolver clientes externos e partes interessadas no projeto e garantir uma comunicação bidirecional e um processo de revisão.
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Forneça atualizações de status do projeto que envolvam os patrocinadores, concentrando-se em como as entregas serão realizadas.
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Use ferramentas como uma matriz RACI para obter o compromisso de aprovações e fornecer informações, revisões, testes, etc.
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Continue a obter a adesão de seu cliente e equipe de projeto.
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Crie flexibilidade em relação a cronogramas e finanças com os clientes antecipadamente.
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Evite o gerenciamento passivo de projetos. Seja dinâmico e forneça colaboração para revisão proativa do escopo e desvio do escopo.
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Continue gerenciando o orçamento.
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Os clientes nem sempre têm razão, mas mesmo assim são os clientes. Incorpore maneiras de explicar a mudança ou a informação necessária. Encontre soluções únicas e criativas quando ocorrer o desvio do escopo.
Ao gerenciar relacionamentos e projetos externos, Desmarais compartilha como a comunicação e o planejamento abertos podem apoiar seu trabalho. "Trabalhei com clientes líderes de tecnologia que veem o valor de novas oportunidades que uma empresa de relações públicas pode trazer durante um lançamento planejado de produto, turnê de relações com a mídia e analistas ou enquanto promove sua equipe executiva por meio de compromissos de liderança de pensamento."
Ela continua: "Quando um novo evento de comércio internacional se originou, o cliente recebeu bem meu conselho de participar e usamos o evento, que visava os principais clientes e partes interessadas da empresa, como uma forma de lançar notícias da empresa e organizar entrevistas na mídia. Nesses tipos de situações, a maioria dos clientes recebe o conselho estratégico e reconhece como um novo projeto e o orçamento adicional podem auxiliar suas metas de negócios. Houve decisões difíceis em que uma empresa optou por não trabalhar fora da SOW e isso é de se esperar. As equipes com melhor desempenho reconhecem a necessidade de check-ins e discussões para identificar quais elementos podem causar desvio do escopo e quais alternativas podem ser estabelecidas para que ambas as partes sejam bem-sucedidas."
A experiência de Desmarais evidencia que os serviços ao cliente e o planejamento do projeto andam lado a lado ao gerenciar o escopo. Manter maneiras de envolver os clientes com a equipe interna de maneira eficaz e inclusiva gera sucesso.
Gerenciamento do cronograma do projeto e das implicações do desvio do escopo
Saber quanto tempo o projeto durará manterá a equipe motivada. Manter o progresso e o ritmo, incluindo abordar barreiras ao longo do caminho, pode diminuir o desvio do escopo. Veja como manter os projetos em andamento:
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Mantenha os projetos focados e o mais curto possível.
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Mova os projetos para subprojetos menores conforme apropriado.
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Feche subprojetos para manter ritmo e mostrar os resultados.
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Esteja ciente das penalidades de escopo que incluem impactos financeiros e de tempo.
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