Visão geral da estimativa de custos
Estimativa de custos é a prática de prever o custo de conclusão de um projeto com escopo definido. É o principal elemento do gerenciamento de custos de projetos, uma área de conhecimento que envolve planejamento, monitoramento e controle dos custos monetários de um projeto. (O gerenciamento de custos de projetos é praticado desde a década de 1950.) O custo total aproximado do projeto, chamado de estimativa de custos, é usado para autorizar o orçamento de um projeto e gerenciar seus custos.
Os estimadores profissionais utilizam técnicas definidas para criar estimativas de custos que são utilizadas para avaliar a viabilidade financeira, orçar custos e monitorar os gastos de projetos. Uma estimativa precisa de custos é fundamental para decidir assumir um projeto, para determinar o escopo eventual de um projeto e para garantir que os projetos permaneçam financeiramente viáveis e evitem excessos de custos.
As estimativas de custos são revisadas e atualizadas à medida que o escopo do projeto se torna mais preciso e à medida que os riscos do projeto são constatados. Como observa o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a estimativa de custos é um processo iterativo. Uma estimativa de custo também pode ser usada para preparar uma linha de base de custo do projeto, que é o ponto de comparação baseado em marcos para avaliar o desempenho real do custo de um projeto.
Principais componentes de uma estimativa de custos
Uma estimativa de custos é a soma de todos os custos envolvidos na conclusão bem-sucedida de um projeto, desde o início até a finalização (duração do projeto). Esses custos do projeto podem ser categorizados de várias formas e níveis de detalhamento, mas a classificação mais simples divide os custos em duas categorias principais: custos diretos e custos indiretos.
- Os custos diretos são classificados em termos gerais como aqueles diretamente associados a uma única área (como um departamento ou um projeto). No gerenciamento de projetos, os custos diretos são despesas lançadas exclusivamente para um projeto específico. Eles podem incluir salários da equipe do projeto, os custos de recursos para produzir produtos físicos, combustível para equipamentos e dinheiro gasto para lidar com riscos específicos do projeto;
- Os custos indiretos, por sua vez, não podem ser associados a um centro de custos específico e são incorridos por uma série de projetos simultaneamente, às vezes em quantidades variadas. No gerenciamento de projetos, o controle de qualidade, os custos de segurança e os serviços públicos geralmente são classificados como custos indiretos, uma vez que são compartilhados em vários projetos e não são diretamente cobrados de um projeto.
Uma estimativa de custos é mais do que uma simples lista. Ela também descreve as suposições subjacentes a cada custo. Essas suposições (junto com estimativas de precisão de custos) são compiladas em um relatório chamado base de estimativa, que também detalha exclusões e inclusões de custos. A base do relatório de estimativa permite que as partes interessadas do projeto interpretem os custos e entendam como e onde os custos reais podem divergir dos custos aproximados.
Além das classificações gerais de custos diretos e indiretos, as despesas do projeto se enquadram em categorias mais específicas. Os tipos comuns de despesas incluem:
- Mão-de-obra: o custo de esforço humano empregado nos objetivos do projeto;
- Materiais: o custo dos recursos necessários para a criação de produtos;
- Equipamentos: o custo de compra e manutenção de equipamentos utilizados no projeto;
- Serviços: o custo do trabalho externo que uma empresa busca para qualquer projeto (fornecedores, empreiteiras etc.);
- Software: recursos de computação não físicos;
- Hardware: recursos de computação físicos;
- Instalações: o custo do aluguel ou uso de equipamentos especializados, serviços ou locais;
- Custos de contingência: custos adicionados ao orçamento do projeto para lidar com riscos específicos.
Criar estimativas de custos do projeto em pontos críticos do cronograma
As estimativas de custos são fundamentais para o sucesso do gerenciamento de projetos. Por isso, espera-se que as equipes produzam uma estimativa razoavelmente precisa e confiável durante a fase de concepção e definição de um projeto. As estimativas são ajustadas durante a fase de planejamento para maior precisão, já que as partes interessadas e os patrocinadores de um projeto podem pedir revisões antes de autorizarem um orçamento. Após essa fase inicial, a precisão das estimativas é sistematicamente aumentada.
A estimativa de custos é um processo contínuo, e as revisões de estimativas são normais para garantir a precisão durante toda a execução do projeto. Normalmente, o trabalho programado em um futuro próximo terá as estimativas mais precisas. Por sua vez, o trabalho programado para um futuro mais distante terá estimativas menos precisas. Essa abordagem é conhecida como planejamento em ciclos progressivos.
As estimativas de custos detalhadas geralmente são divididas em maiores níveis de detalhes e informações complementares. Essas informações normalmente incluem:
- Estimativas de custos de atividade para as atividades que compõem um projeto;
- Detalhes de suporte, que incluem suposições subjacentes a estimativas, fontes de dados de custos e sensibilidade ao elemento de custo;
- Alterações solicitadas, que podem ser solicitadas por uma estimativa de custo mais nova e precisa;
- Atualizações do plano de gerenciamento de custos, como as necessárias devido a mudanças no escopo do projeto;
- Insumos para processos de planejamento subsequentes que utilizam estimativas de custos.
O Continuum de precisão nas estimativas de custos de projeto
As estimativas de custos do projeto são classificadas em categorias com base na definição do escopo no momento da estimativa, nos tipos de técnicas de estimativa utilizadas e na precisão geral das estimativas. Essas categorias não são padronizadas, mas todas se baseiam no reconhecimento de que uma estimativa de custo só pode ser tão precisa quanto o detalhamento do escopo do projeto. Em seu manual de estimativas, a ASPE (Sociedade Americana de Estimadores Profissionais) classifica as estimativas de custos para aumentar a precisão em uma escala de cinco níveis. Nível 1 é uma ordem de estimativa de magnitude e nível 5 é um orçamento final. O Departamento de Energia dos EUA usa uma escala semelhante de cinco classes, mas na ordem de precisão reversa (Classe 5 como uma ordem de estimativa de magnitude e Classe 1 como uma estimativa definitiva).
A AACE International (anteriormente Associação para o Avanço da Engenharia de Custos) oferece um gráfico útil resumindo os principais pontos. Aqui está uma visão geral das categorias de estimativa de custos:
Ordem de estimativas de magnitude: uma estimativa de ordem de magnitude, ou Classe 5 da ASPE, é uma estimativa de custo extremamente aproximada criada antes da definição de um projeto. Baseia-se apenas no julgamento de especialistas e nos custos de projetos passados semelhantes. Uma estimativa de ordem de magnitude é tipicamente apresentada como um intervalo de custos que abrange -25% a +75% do custo real do projeto. Ela só é usada na tomada de decisões importantes para selecionar projetos e determinar quais são financeiramente viáveis.
Estimativas intermediárias: uma estimativa intermediária pode ser criada utilizando técnicas estocásticas ou paramétricas quando um projeto é definido em alguma medida limitada. Como uma ordem de estimativa de magnitude, seu principal objetivo é determinar a viabilidade do projeto com base no conceito geral do projeto.
Estimativas preliminares: criadas quando as entregas de um projeto estão parcialmente definidas, uma estimativa preliminar usa informações de escopo um tanto detalhadas para incorporar custos unitários. Estimativas preliminares são precisas o suficiente para serem usadas como base para o financiamento de projetos. Alguns orçamentos do projeto são autorizados com base na estimativa preliminar.
Estimativas substantivas: uma estimativa substantiva usa um projeto razoavelmente finalizado para criar uma estimativa de custo bastante precisa baseada em custos unitários. Neste ponto, os objetivos e resultados do projeto são estabelecidos, de modo que uma estimativa substantiva é precisa o suficiente para criar uma oferta ou proposta para concluir um projeto. Estimativas substantivas também podem ser usadas para controlar as despesas do projeto.
Estimativas definitivas: elaboradas quando o escopo de um projeto e as tarefas constituintes são quase totalmente definidos, uma estimativa definitiva faz uso pleno de técnicas de estimativa determinística, como estimativa bottom-up. As estimativas definitivas são as mais precisas e confiáveis e são usadas para criar ofertas, propostas e linhas de base de custos.
É claro que mesmo as estimativas definitivas não permanecem estáticas durante a execução do projeto. Como todas as estimativas são baseadas em diversas suposições e dependem de riscos de todas as magnitudes, as estimativas de custos são frequentemente atualizadas se essas premissas básicas mudarem significativamente ou os riscos adicionais forem realizados. Quando isso acontece, a linha de base de custo do projeto é revisada de acordo para que você possa continuar avaliando o desempenho do projeto com precisão.
Estimativas de todos os tipos são criadas usando uma combinação de técnicas de estimativa (com diferentes níveis de precisão). Como vimos, as estimativas mais precisas dependem mais de métodos determinísticos do que de métodos conceituais.
Principais técnicas de estimativa de custos: quando usar cada uma
Para criar estimativas precisas, os estimadores de custos usam uma combinação de técnicas de estimativa que permitem diferentes níveis de precisão. Embora o objetivo do estimador de custos seja criar a estimativa mais precisa possível, pode ser necessário começar com estimativas menos precisas e revisá-las quando o escopo do projeto e os resultados forem especificados. As técnicas de estimativa de custos mais utilizadas são:
Estimativa análoga: como julgamento de especialistas, a estimativa análoga (também chamada de estimativa top-down ou custo histórico) depende de dados históricos de projetos para formar estimativas para novos projetos. A estimativa análoga se baseia em um arquivo personalizado de dados históricos do projeto, muitas vezes específico a uma organização. Se uma organização executa repetidamente projetos semelhantes, torna-se mais fácil traçar paralelos entre os resultados de projetos e seus custos associados e ajustá-los de acordo com a escala e complexidade de um projeto.
A estimativa análoga pode ser bastante precisa se usada para formar estimativas para projetos semelhantes e se os especialistas conseguirem avaliar com precisão os fatores que afetam os custos. Por exemplo, um projeto semelhante realizado há três anos pode ser usado como base para uma nova estimativa de custo do projeto. Ajuste a estimativa para cima para considerar a inflação, para baixo para a quantidade de recursos necessários e para cima novamente para o nível de dificuldade do projeto. Esses ajustes são normalmente especificados como mudanças percentuais. Um novo projeto pode exigir 10% mais tempo de preparação e 15% mais em recursos. No entanto, o profissional de gerenciamento de projetos Rupen Sharma ressalta a necessidade de garantir que os projetos sejam realmente comparáveis, uma vez que projetos que parecem semelhantes, como a construção de estradas, podem custar quantias muito diferentes dependendo de outros fatores (como paisagens e climas locais).
Estimativa bottom-up: também chamada de estimativa analítica, é a técnica de estimativa mais precisa, desde que uma estrutura analítica completa do trabalho esteja disponível. Uma estrutura analítica do trabalho divide os resultados do projeto em uma série de pacotes de trabalho (cada pacote de trabalho é composto de uma série de tarefas). A equipe do projeto estima o custo para concluir cada tarefa e, eventualmente, cria uma estimativa de custos para todo o projeto, totalizando os custos de todas as suas tarefas constituintes e pacotes de trabalho — daí o nome bottom-up ("de baixo para cima"). As estimativas bottom-up podem se basear no conhecimento de equipes de projeto experientes, que estão mais bem preparadas para fornecer estimativas de custos de tarefas.
Embora técnicas de estimativa determinística, como estimativas bottom-up, sejam, sem dúvida, as mais precisas, elas também podem ser demoradas, especialmente em projetos grandes e complexos com inúmeros componentes da estrutura analítica do trabalho. Não é incomum que estimativas definitivas também usem técnicas como estimativas estocásticas, paramétricas e baseadas em julgamentos de especialista (se estas se mostraram adequadamente precisas em estimativas anteriores). Dito isto, a estimativa bottom-up também é a técnica de estimativa mais versátil e você pode usá-la para muitos tipos de projetos.
Estimativa paramétrica: para projetos que envolvem tarefas semelhantes com alto nível de repetibilidade, use uma técnica de estimativa paramétrica para criar estimativas muito precisas usando custos unitários. Para usar estimativas paramétricas, primeiro divida um projeto em unidades de trabalho. Em seguida, você deve determinar o custo por unidade e multiplicar o número de unidades pelo custo por unidade para estimar o custo total. Essas unidades podem ser o comprimento, em pés, de tubulação a ser colocado ou a área em metros quadrados de teto a ser pintado. Desde que o custo por unidade seja preciso, os estimadores determinam estimativas bastante precisas e exatas.
No entanto, como o profissional de gerenciamento de projetos Dick Billows, diretor executivo da 4PM.com, adverte, a estimativa paramétrica não funciona bem com projetos criativos ou de pouca repetibilidade. É difícil, por exemplo, chegar a um custo preciso por capítulo para a edição de um livro escrito por 12 autores diferentes, uma vez que cada capítulo provavelmente exigirá uma quantidade diferente de trabalho. Da mesma forma, uma escritora escrevendo um romance de fantasia encomendado pode ter dificuldade em avançar a história em alguns pontos e ficar totalmente imersa em seu fluxo em outros. Portanto, a estimativa paramétrica é uma boa escolha apenas para projetos baseados em competências com tarefas uniformes e repetíveis.
Baixe o modelo de estimativa de custos paramétrica abaixo
Compare os pontos fortes e fracos das estimativas de custos análoga, bottom-up e paramétrica
Custo de qualidade: o custo de qualidade é um conceito utilizado no gerenciamento de projetos, e de forma mais ampla na manufatura de produtos, para medir o custo financeiro de garantir que os produtos atendam às especificações acordadas. Geralmente inclui os custos de prevenção, identificação e resposta a defeitos. Como aspecto do gerenciamento de qualidade, o custo de qualidade geralmente é um custo indireto do projeto.
Estimativa de custos Delphi: uma técnica de estimativa empírica baseada no consenso de especialistas, a estimativa Delphi pode ajudar a resolver discrepâncias entre estimativas de especialistas. Um coordenador tem especialistas que preparam estimativas de custo anônimas com justificativas. Quando essas estimativas anônimas são enviadas, o coordenador prepara e distribui um resumo das respostas, e os especialistas criam um novo conjunto de estimativas anônimas. Este exercício é repetido por várias rodadas. O coordenador pode ou não permitir que os especialistas discutam as estimativas após cada rodada. À medida que o exercício progride, as estimativas devem convergir (indicando consenso crescente entre os estimadores). Quando chega-se a um consenso estimado, o coordenador encerra o exercício e prepara uma estimativa final e consensual.
Métodos de custeio empíricos: os métodos de custeio empíricos se baseiam em experiências anteriores de projetos usando sistemas de software ou físicos. Esses métodos funcionam bem para projetos semelhantes e frequentemente conduzidos em determinadas indústrias. Um gerente de projeto que deseja obter uma estimativa de custos empírica preenche um formulário detalhando as características e parâmetros do projeto, e o sistema estima um custo com base no tipo de projeto. Uma vez que os métodos de custeio empíricos se baseiam em dados existentes e estão cada vez mais automatizados, eles são opções precisas e eficazes para projetos menos complicados. O BCIS (Serviço de Informações sobre Custos de Construção) da Royal Institution of Chartered Surveyors, que calcula os custos de reconstrução das casas, é um exemplo de um método de custeio empírico.
Julgamento de especialistas: mais comumente usado de acordo com magnitude e estimativas intermediárias, a estimativa de julgamento de especialistas é conduzida por especialistas que sabem o custo de projetos semelhantes no passado. Assim, ele depende principalmente de traçar paralelos entre projetos passados e futuros para criar e ajustar estimativas. Como é improvável que dois projetos sejam idênticos, e o trabalho do projeto costuma ser complexo, as estimativas de julgamento de especialistas são apresentadas como uma variação. Embora uma ampla variação normalmente signifique que essas estimativas tenham uso limitado, o profissional de gerenciamento de projetos Billows ressalta que essas estimativas amplas servem apenas para indicar a viabilidade do projeto e fornecer um número aproximado para cobrar responsabilidade dos gerentes de projetos. Nesse sentido, eles "são melhores do que compromissos que você não pode manter", diz Billows.
Análise de reserva: a análise da reserva é um termo abrangente para uma série de métodos utilizados para determinar o tamanho das reservas de contingência, que são alocações orçamentárias para a incidência de riscos conhecidos. Um resultado da análise de reserva é uma técnica chamada enchimento, que envolve o aumento do custo orçado para cada atividade programada além do custo real esperado por um percentual fixo. Atividades de caminho crítico podem ter percentuais maiores atribuídos como enchimento. O PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos) também sugere outros métodos para o gerenciamento de reservas de contingência, incluindo o uso de atividades de duração zero que funcionam em conjunto com as atividades programadas e o uso de atividades intermediárias que contenham reservas de contingência de tempo e custo.
Custeio de recursos: o custeio de recursos é um método matemático simples para calcular os custos de contratação de recursos para um projeto. É facilmente feito multiplicando o custo por hora da contratação de um recurso pelo número de horas de trabalho projetadas.
Estimativa de três pontos: a estimativa de três pontos se baseia em um método estatístico chamado PERT (Técnica de Análise e Revisão de Programas) , que é usado para analisar atividade, custos de projeto ou durações, determinando estimativas otimistas, pessimistas e mais prováveis para cada atividade. A estimativa de três pontos usa uma variedade de métodos de fórmula ponderados para calcular os custos/durações esperados de custos/durações otimistas, pessimistas e mais prováveis. Uma fórmula comumente usada para criar estimativas é:
Valor esperado = [Estimativa otimista + estimativa pessimista + (4 x estimativa mais provável)] ÷ 6
O desvio padrão também é calculado para criar intervalos de confiança para estimativas:
Desvio padrão = (Estimativa pessimista – Estimativa otimista) ÷ 6
A estimativa de três pontos pode formular distribuições de probabilidades de estimativas em vários campos. Na estimativa de custos do projeto, os estimadores podem criar uma estimativa de três pontos de custo usando custos otimistas, pessimistas e mais prováveis. Por sua vez, para projetos que medem resultados em unidades de tempo com custos fixos, os estimadores podem usar as durações esperadas como número de unidades e determinar custos via estimativas paramétricas. No entanto, lembre-se que as estimativas de três pontos dependem da qualidade das estimativas otimistas, pessimistas e mais prováveis iniciais. Se elas não forem precisas, os valores esperados serão inúteis.
Baixe o modelo de estimativa de custos de três pontos - Excel
Processo de 12 etapas do GAO (Gabinete de Responsabilidade do Governo dos EUA): o GAO recomenda um processo de 12 etapas para criar estimativas de custos de alta qualidade. Essencialmente uma técnica de estimativa determinista, o processo de 12 etapas é uma abordagem sistemática em que os estimadores selecionam uma técnica de estimativa adequada para cada componente de uma estrutura analítica do trabalho, identificam plenamente as suposições subjacentes às estimativas e conduzem análises de risco e incerteza para estimativas.
Usando software de estimativa de custos: o software de gerenciamento de projetos pode simplificar, acelerar e melhorar a estimativa de custos. Você pode usar uma variedade de softwares de gerenciamento de projetos para criar estimativas de custos ou para determinar os níveis de incerteza envolvidos nas estimativas de custos pela modelagem probabilística.
O método de Monte Carlo é um exemplo dessa abordagem de modelagem. Ele refere-se às simulações de análise de risco realizadas por pesquisadores que trabalhavam na bomba atômica e nomeado em homenagem ao casino em Mônaco. O método de Monte Carlo produz diversos resultados potenciais e oferece probabilidades para sua ocorrência com base em diferentes variáveis.
Análise de propostas de fornecedores: esta técnica de estimativa é usada para complementar estimativas construídas internamente. Permite que os estimadores comparem suas próprias estimativas com as indicadas em propostas apresentadas pelos fornecedores. Ela fornece um ponto útil de comparação e perspectivas externas sobre o custo que um projeto deveria ter.
O que torna uma estimativa de custos boa?
A utilidade de uma estimativa de custos depende do desempenho em áreas como confiabilidade e precisão. Existem várias características para julgar a qualidade da estimativa de custos. Elas incluem:
Precisão: a utilidade de uma estimativa de custos é proporcional à sua precisão. Além de selecionar as técnicas de estimativa mais precisas disponíveis, a precisão pode ser melhorada revisando estimativas no detalhamento do projeto e incorporando margens de segurança na estimativa de tempo para inatividade de recursos, avaliação de projetos e correção de rumo e contingências.
Nível de confiança: como até as melhores estimativas contêm algum nível de incerteza, é importante comunicar a quantidade de variabilidade potencial em qualquer estimativa para as partes interessadas. Os níveis de confiança podem comunicar estimativas como intervalos, como os produzidos por técnicas de estimativa de três pontos ou simulações de Monte Carlo.
Credibilidade: partes interessadas ou patrocinadores que se preparam para autorizar orçamentos querem saber que as estimativas são fundadas em fato estabelecido ou em experiência prática. Aumente a credibilidade de uma estimativa incorporando julgamento de especialistas e utilizando valores definidos para variáveis, como custos unitários e taxas de serviço.
Documentação: como os gerentes de projeto são eventualmente responsabilizados pelas estimativas de custos, é importante que as estimativas subjacentes às suposições sejam identificadas e registradas por escrito, e que sejam fornecidas demonstrações orçamentárias regulares. A documentação completa impede os mal-entendidos e ajuda as partes interessadas a entender as razões por trás das revisões de estimativas.
Precisão: para reduzir a variação nas estimativas de custos devido às técnicas utilizadas, os estimadores devem comparar e corroborar as estimativas. O software de estimativa de custos torna isso bastante fácil.
Confiabilidade: confiabilidade é um conceito baseado na precisão das estimativas históricas de custos para um determinado tipo de projeto. Para novos projetos semelhantes a projetos passados bem-sucedidos, técnicas análogas de estimativa permitirão estimativas confiáveis.
Detalhamento de riscos: todos os projetos podem ser afetados por riscos negativos, por isso é importante incorporar margens de segurança em estimativas de custos. A identificação minuciosa de riscos e a alocação de reservas de contingência é a abordagem mais comum. As estimativas devem ser superestimadas em vez de subestimadas, e os estimadores devem estabelecer níveis de tolerância para desvio de custos.
Uniformidade: para realizar organizações que conduzem muitos projetos do mesmo tipo, espera-se que os custos unitários sejam razoavelmente consistentes entre os projetos e apenas ajustados pela inflação. Esse tipo de uniformidade de custo unitário é possível para organizações que realizaram vários projetos semelhantes, o que lhes permite criar listas de referência para custos unitários recomendados.
Veracidade: confirmar a veracidade de uma estimativa de custo envolve verificar a precisão dos dados subjacentes. Melhore a veracidade confiando na literatura de custos estabelecida e nos índices de custos quando a literatura atualizada não estiver disponível.
Verificação: verificação de custos é o ato de verificar se as operações matemáticas utilizadas em uma estimativa foram realizadas corretamente. A verificação de custos é muito mais fácil se as estimativas estiverem devidamente documentadas.
Em seu livro Project Management for Business, Engineering, and Technology, os especialistas em gerenciamento de projetos John M. Nicholas, da Universidade Loyola, e Herman Steyn, da Universidade de Pretória, África do Sul, afirmam que as melhores estimativas são feitas por equipes que incluem designers, construtores, fornecedores (isso em contraste com estimativas de equipes mais homogêneas). Eles descrevem essas equipes de estimativa diversificadas como equipes de engenharia simultâneas.
As causas mais prováveis de estimativas de custos imprecisas em projetos
Alternativamente, fatores que comprometem as estimativas de custos incluem dados brutos ruins ou suposições de que os recursos serão 100% utilizados. Algumas das armadilhas mais comuns para os estimadores de custos são:
Falta de experiência com projetos semelhantes: a precisão na estimativa de custos tende a aumentar à medida que estimadores, equipes de projetos e organizações ganham experiência trabalhando com projetos semelhantes. Estimadores e equipes de projeto inexperientes podem não estar familiarizados com o escopo de um projeto, o que pode levar a imprecisões mesmo com técnicas de estimativa determinística. Em nível organizacional, o uso de técnicas de estimativa análoga normalmente não é confiável se a organização não tiver experiência com projetos semelhantes.
Duração do horizonte de planejamento e do projeto: estimadores profissionais ressaltam a importância de não fazer estimativas prematuras. Como discutimos, a estimativa precisa depende do grau em que um projeto é definido. Para projetos grandes e complexos, abordagens como o planejamento em ciclos progressivos significam que o trabalho futuro não é tão bem definido. É importante que as práticas de estimativa de custos reflitam isso e que as estimativas de custos sejam revisadas à medida que informações mais atualizadas são disponibilizadas. Para megaprojetos que levam vários anos para serem concluídos, é importante levar em conta a flutuação do valor cambial e os climas políticos.
Recursos humanos: criar estimativas precisas se torna mais difícil com o aumento do número de recursos humanos envolvidos em um projeto. Embora seja prática padrão assumir que todo recurso será produtivo apenas 80% do tempo e criar estimativas nesse sentido, torna-se mais difícil contabilizar os custos na gestão e organização das pessoas. Isso é especialmente perceptível em atividades de projetos que envolvem a formação de consenso ou coordenação de tarefas entre muitas pessoas.
Também surge a dificuldade na estimativa de custos de recursos humanos por meio de custeio de recursos ou estimativa paramétrica. Ambas as técnicas de estimativa giram em torno do conceito de custeio baseado em unidade, mas as complexidades do gerenciamento de pessoas dificultam a obtenção de custos unitários precisos e a previsão do tempo de conclusão da tarefa com precisão. Além disso, é improvável que os níveis de habilidade dos trabalhadores sejam idênticos (mesmo que sejam classificados como tal), por isso algum desvio de tempo é inevitável. Isso mostra o valor de superestimar sistematicamente em vez de subestimar, especialmente quando se lida com trabalhadores humanos.
Vários outros erros comuns podem afetar a precisão das estimativas:
Não entender completamente o trabalho envolvido na conclusão de pacotes de trabalho: isso às vezes é um problema para equipes de projeto inexperientes que nunca trabalharam em projetos semelhantes.
Esperar que os recursos funcionem com a máxima produtividade: uma regra de ouro mais adequada é assumir 80% de produtividade.
Dividir tarefas entre vários recursos: ter mais de um recurso trabalhando em uma tarefa normalmente requer planejamento adicional e tempo de gerenciamento, mas esse tempo extra às vezes não é levado em consideração.
Não identificar riscos e preparar planos e reservas de contingência adequados: riscos negativos podem aumentar custos e prolongar durações.
Não atualizar as estimativas de custos após as alterações no escopo do projeto: as estimativas de custos atualizadas são parte integrante dos procedimentos de gerenciamento de mudança de escopo, uma vez que as alterações no escopo do projeto inutilizam as estimativas anteriores.
Criar estimativas apressadas e imprecisas por causa da pressão das partes interessadas: como os gerentes de projeto são responsabilizados pelas estimativas, as estimativas de ordem de magnitude são uma escolha muito melhor do que números tirados do nada.
Afirmar estimativas como somas fixas, em vez de intervalos: as estimativas pontuais são enganosas. Todas as estimativas têm graus inerentes de incerteza, e é importante comunicá-los adequadamente com intervalos de estimativas.
Fazer um projeto se encaixar em um valor orçamentário fixo: o escopo de um projeto deve determinar seu orçamento, não o contrário. Como Trevor L. Young explica em seu livro How to Be a Better Project Manager, estimar é uma "decisão sobre quanto tempo e recurso são necessários para realizar um trabalho com padrões aceitáveis de desempenho". A abordagem reversa, planejamento de projetos para se encaixar a orçamentos, provavelmente resultará em projetos que não cumprem os requisitos e não entregam resultados.
Outros campos de gerenciamento de projetos vinculados à estimativa de custos
O trabalho de estimar os custos do projeto e o controle orçamentário contínuo não é feito no vácuo. Várias outras especialidades de gerenciamento de projetos influenciam, e a estimativa de custos tem impacto nesses outros aspectos do projeto. Algumas delas são:
Gerenciamento de comunicações: atualiza rotineiramente membros da equipe de projetos e partes interessadas com atividades de projeto. Os membros da equipe do projeto que não entendem suas funções custam tempo e dinheiro ao projeto. Da mesma forma, as partes interessadas que não recebem atualizações regulares de progresso do projeto podem solicitar alterações de gerenciamento caras em momentos não ideais.
Gerenciamento de recursos humanos: a equipe de projetos com treinamento inadequado ou despreparada pode ser um passivo em termos de tempo e dinheiro.
Gerenciamento de compras: o gerenciamento de compras ineficaz pode aumentar os custos do projeto, especialmente para projetos realizados durante longos períodos de tempo. Por exemplo, a flutuação dos preços dos recursos e a mudança das condições econômicas e políticas podem tornar mais caro a aquisição de bens ou serviços necessários.
Gerenciamento da qualidade: estabelece requisitos de qualidade para a entrega de projetos antes do início da execução e comunica esses requisitos a todos os membros da equipe do projeto. A falta de clareza sobre os requisitos de qualidade pode ser dispendiosa durante o processo de controle de qualidade, quando defeitos ou descumprimento devem ser resolvidos (muitas vezes a um custo substancial).
Gerenciamento de riscos: todos os projetos enfrentam riscos. A identificação adequada do risco e a elaboração de planos e reservas de contingência são vitais para evitar que os riscos causem sobrecarga de custos.
Gerenciamento de tempo: os custos do projeto estão diretamente relacionados com o tempo necessário para concluir um projeto. Portanto, a falha na construção de um cronograma de projeto preciso e viável provavelmente causará excessos de custos.
Como a estimativa de custos é aplicada em indústrias-chave
Seja qual for o tamanho e o escopo do seu projeto, a estimativa padronizada de custos ajudará a produzir estimativas precisas. Dito isto, a indústria, o setor e o tipo de projeto podem influenciar a maneira como você desenvolve suas estimativas. Portanto, vale a pena examinar como a estimativa de custos é feita em algumas indústrias-chave e casos de uso mais complexos.
Construção
Os custos de construção abrangem duas grandes categorias de custos: as incorridas na construção e desenvolvimento real de uma instalação e as incorridas nas operações e manutenção da instalação ao longo de seu ciclo de vida.
A primeira categoria inclui coisas como o custo da propriedade, mão-de-obra, equipamentos e materiais necessários para a construção de uma instalação, o custo do projeto arquitetônico e engenharia e o custo da inspeção das instalações. A segunda categoria inclui custos de manutenção e reparo, custos de aluguel de terrenos e utilidades e o custo de operações e contratação de pessoal de operações.
Um fator muito importante na estimativa de custos para projetos de construção é a necessidade de contingências. Como os projetos de construção são tipicamente em larga escala e realizados por longos períodos de tempo, o planejamento adequado de contingência é vital. As contingências em projetos de construção incluem:
- Ajustes de cronograma, que não são incomuns para projetos de grande escala. Dado os grandes custos de equipamentos e mão-de-obra em projetos de construção, atrasos e prorrogações de cronograma podem aumentar consideravelmente os custos;
- Mudanças nos equipamentos e custos de mão-de-obra, que também não são incomuns em projetos demorados;
- Mudanças ambientais, como mudanças climáticas — novamente, não incomuns em projetos demorados;
- Mudanças no desenvolvimento do design. Embora raras, não são inéditas. Isso depende da qualidade do planejamento do projeto de pré-execução e de circunstâncias imprevisíveis, como eventos naturais.
As estimativas de custos para projetos de construção se enquadram em três classes:
- Estimativas de design: criadas durante o planejamento e o design do projeto, elas incluem uma série de estimativas que vão desde triagem até conceitual e definitiva;
- Estimativas de licitação: esta é uma estimativa definitiva finalizada usada para a realização de licitações competitivas;
- Estimativas de controle: usadas para medir o desempenho dos custos durante a execução do projeto; elas são suscetíveis a revisões durante um projeto.
Um aspecto importante da estimativa de custos em projetos de construção é determinar a relação entre escala de projeto e custo médio por unidade. Normalmente, os estimadores que usam dados empíricos para estabelecer essas relações descobrirão que existem economias ou deseconomias de escala. Ou seja, o custo médio por unidade muda à medida que a escala do projeto aumenta. Os estimadores buscam aproveitar as economias de escala para minimizar os custos unitários.
Tecnologia da informação
Na produção de estimativas de custos para projetos de tecnologia da informação, muitas das práticas convencionais de estimativa de custos não se adaptam bem ao desenvolvimento de projetos do Agile, dada a ênfase dessa abordagem na mudança de escopos de projetos.
No entanto, como a principal entrada nos processos Agile é o trabalho, e não os recursos, e o desenvolvimento Agile é compatível com iterações em tempo fixo, use técnicas de estimativa paramétrica para criar estimativas precisas de custos. Equipes de desenvolvimento Agile dividem o trabalho em porções gerenciáveis para cada iteração. Portanto, podem cobrar custos fixos dependendo do número de desenvolvedores necessários para concluir o trabalho programado para cada iteração.
Mesmo aqui, no entanto, pode haver dificuldades. A estimativa de custos com preço fixo funciona bem para o trabalho de adaptação, que se concentra principalmente na alteração de produtos de TI já projetados. O trabalho de desenvolvimento, por sua vez, é mais difícil de estimar, uma vez que envolve o design do produto. Como os métodos Agile incentivam mudanças de escopo, é difícil planejar com antecedência o tempo que será gasto com o design. Portanto, os gastos excessivos para o trabalho de desenvolvimento são bastante comuns.
No geral, portanto, a estimativa de custos para projetos de desenvolvimento de TI (envolvendo trabalhos de desenvolvimento e adaptação) é melhor conduzida como uma combinação de estimativas top-down e bottom-up. A adaptação, que geralmente é bem definida, pode ser estimada usando técnicas de estimativa bottom-up, uma vez que seu escopo é fixo. O trabalho de desenvolvimento, que não tem um escopo fixo, é melhor estimado usando técnicas top-down, como julgamento de especialistas e estimativa análoga.
Engenharia
Projetos de engenharia civil (como rodovias e pontes) às vezes têm a pressão adicional do interesse público em seu progresso e, especialmente, no desempenho de seus custos. Isso pode ser problemático quando os críticos não apreciam a natureza iterativa da estimativa de custos e fazem comparações enganosas entre estimativas preliminares imprecisas e estimativas de controle. Esse problema é agravado pelo fato de que os projetos de engenharia civil normalmente apresentam grandes níveis de incerteza nas estimativas, geralmente devido a uma combinação de duração do projeto, condições naturais e, em alguns casos, condições políticas na região. Assim, organizações como a Instituição de Engenheiros da Irlanda sugerem que estimativas preliminares para projetos de engenharia civil não sejam tornadas públicas e que estimativas mais definitivas especifiquem claramente os escopos dos projetos e as premissas subjacentes.
Projetos de engenharia civil que se estendem por longos períodos de tempo também podem ter que enfrentar mudanças de escopo solicitadas pela mudança das administrações políticas. Em alguns países em desenvolvimento, esses projetos podem ter dificuldades para manter o apoio político com a mudança de governos, e não é incomum que haja problemas com a corrupção administrativa. Assim, projetos de engenharia civil dão especial importância à identificação adequada de riscos, e as reservas de contingência para esses projetos tendem a ser generosas. Também é importante realizar o planejamento de projetos de forma a minimizar a probabilidade de futuras mudanças de escopo, uma vez que elas podem facilmente causar sobrecarga de custos.
Indústrias de serviços
O custeio de projetos nas indústrias de serviços pode apresentar um conjunto único de desafios. Uma vez que a ênfase é no trabalho baseado no conhecimento (para o qual as durações e taxas de trabalho esperadas podem ser difíceis de prever), técnicas simples de estimativa baseada em unidade são inadequadas. Em vez disso, os projetos da indústria de serviços normalmente computam os custos de mão-de-obra e recursos separadamente, e adicionam custos gerais a eles ao criar estimativas.
Os custos para projetos da indústria de serviços são amplamente divididos em três categorias: custos de mão-de-obra, recursos e despesas gerais. Na maioria dos casos, os custos de mão-de-obra e recursos são simplesmente faturados, pois são incorridos por trabalho. O faturamento para despesas gerais, no entanto, é mais complicado, especialmente porque, nos últimos anos, o aumento da automação subiu os custos gerais para muitas indústrias de serviços. As indústrias de serviços adotam uma variedade de técnicas de custeio para gerenciar o faturamento para custos gerais, incluindo:
- Custo da ordem de serviço: aplica uma taxa fixa para cada serviço;
- Custo baseado em atividade: atribui despesas gerais em proporção às atividades de serviço pelos determinantes de custo;
- Adição aos custos reais: atribui uma porcentagem dos custos reais de uma empresa como despesas gerais para cada serviço;
- Custos definidos: cobra uma taxa fixa predeterminada para cada serviço.
Os serviços de custos definidos são, naturalmente, os mais fáceis de estimar. Para as demais técnicas de custeio, a separação dos custos de recursos dos custos de mão-de-obra pode melhorar a precisão das estimativas, desde que os prestadores de serviços possam avaliar com precisão a extensão do trabalho envolvido em cada projeto — o que pode ser impreciso.
Principais ferramentas usadas na estimativa de custos
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