O Guia Definitivo para Ferramentas de Comunicação Assíncrona e Colaboração

O e-mail é um grampo na caixa de ferramentas de comunicação assíncrona e continua sendo o método de comunicação mais usado no local de trabalho. O e-mail é melhor para coisas como anúncios, alterações de cronograma, resolução de problemas e outras interações que podem e devem ser documentadas.

Os prós do e-mail incluem o seguinte:

• É confiável.
• Trata-se de uma comunicação mais recente (especialmente no que diz respeito a outras formas mais recentes de comunicação).
• É fácil de usar e adotar.
• A maioria das pessoas já usa e-mail e tem níveis mais elevados de experiência com ele.
• Ele suporta anexos e imagens.

Os contras do e-mail incluem o seguinte:

• Isso pode deixar os membros da equipe fora de conversas importantes.
• As pessoas podem começar a depender muito do e-mail para uma comunicação importante.
• Os tempos de resposta razoáveis podem variar (e podem ser muito longos).

Dicas para usar o e-mail como um formulário primário de comunicação assíncrona

• Crie um modelo para e-mails básicos.
• Inclua uma quantidade apropriada de informações, como prazos, imagens de suporte e links, e contexto sobre o porquê de você estar enviando o e-mail. 
• Não espere uma resposta imediata.
• Defina expectativas para a quantidade de tempo que pode caducar antes que uma resposta seja necessária - geralmente em qualquer lugar entre 24 a 48 horas.
• Forneça contexto em sua linha de assunto para que as pessoas saibam o que ele contém e possam encontrá-lo facilmente mais tarde.
• Mantenha os e-mails curtos e concisos.

Para ver detalhadamente outras ferramentas remotas de comunicação da equipe, como o e-mail, visite nosso guia remoto de ferramentas de colaboração em equipe.

Modelo básico de e-mail para comunicação assíncrona

Use este modelo de e-mail básico para se comunicar com os membros da equipe assincronamente. Dentro deste modelo, você encontrará uma linha de assunto concisa, um modelo do que incluir em seu e-mail e uma assinatura assíncrona apropriada. 

Baixar modelo de e-mail básico para comunicação assíncrona

Microsoft Word

Exemplo básico de e-mail para comunicação assíncrona

Este modelo apresenta um exemplo de um e-mail assíncrono eficaz, com detalhes vitais como uma linha de assunto curta e concisa, uma rápida introdução do tópico em questão e itens de ação além de um prazo proposto. Use este modelo para criar seu próprio e-mail, específico para comunicação assíncrona.

Baixar exemplo de e-mail básico para comunicação assíncronos

Microsoft Word 

As ferramentas de bate-papo são o ponto certo para uma comunicação asíncrona eficaz, pois permitem que os membros da equipe se envolvam uns com os outros, compartilhem ideias com facilidade e colaborem em projetos emontem estratégias sobre metas comerciais- tudo sem falar pessoalmente.

As ferramentas de bate-papo oferecem uma maneira fácil de enviar mensagens instantâneas e mover conversas que tradicionalmente têm sido conduzidas por e-mail ou reuniões e para um ambiente de mensagens mais dinâmico. Isso tudo torna ainda mais fácil para as equipes distribuídas se comunicarem.

Os prós das ferramentas de bate-papo para comunicação assíncrona incluem o seguinte:

• Vários membros da equipe podem se comunicar entre si simultaneamente, sem precisar realizar uma reunião.
• Salas de bate-papo virtuais e painéis de discussão promovem uma colaboração melhor.
• Eles permitem que você organize conversas e bate-papos por diferentes canais ou tópicos.
• Ferramentas de bate-papo podem auxiliar na comunicação informal. 

Os contras das ferramentas de bate-papo incluem o seguinte:

• É mais fácil distrair os membros da equipe quando há muitas conversas ocorrendo simultaneamente e que requerem uma resposta precisa.
• Há uma maior sensação de ficar sobrecarregado com muitas conversas acontecendo ao mesmo tempo.
• Pode ser difícil documentar e arquivar conversas depois que elas ocorrem, o que pode levar a comunicações repetidas e mais reuniões. 

Dicas para utilizar com eficácia as ferramentas de bate-papo para comunicação assíncronos

• Forneça contexto em suas notificações de bate-papo. 
• Implemente apenas um ou dois aplicativos de bate-papo em sua organização. Muitos aplicativos podem causar confusão e limitar a adesão.
• Não espere uma resposta imediata ao usar aplicativos de bate-papo. Em vez disso, deixe as pessoas responderem no seu próprio tempo.
• Conversar com outras pessoas apenas durante o horário de trabalho para promover o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.

Procurando por ferramentas de comunicação remotas adicionais da equipe, como ferramentas de bate-papo? Leia nosso guia remoto de ferramentas de colaboração em equipe.

Cada vez mais, organizações que esperam se tornar mais eficazes em comunicação assíncrona estão adotando ferramentas de bate-papo em vídeo. Essas ferramentas ajudam os membros da equipe a se conectarem visualmente de qualquer lugar, o que torna possível a realização de reuniões e eventos sem reunião presencial.

Profissionalmente, as ferramentas de bate-papo por vídeo e videoconferência são usadas para reuniões virtuais, mas mesmo em um sentido pessoal, as ferramentas de vídeo permitem que as pessoas se conectem de longe com amigos e familiares. Usando ferramentas de vídeo, você pode conversar e ver várias pessoas de uma vez, o que torna a comunicação ainda mais eficaz.

Os prós das ferramentas de bate-papo por vídeo incluem o seguinte:

• Geralmente, elas são fáceis de baixar e usar.
• Elas oferecem uma alternativa sustentável às reuniões tradicionais, que se tornaram cada vez mais necessárias à medida que o mundo e a maneira como trabalhamos mudam.
• Você pode usar ferramentas de bate-papo por vídeo em praticamente qualquer computador, tablet ou dispositivo móvel.
• A plataforma oferece uma maneira rápida de contatar e ver pessoas, o que o torna mais pessoal do que um telefone tradicional.
• A maioria das ferramentas de vídeo oferece recursos sincronizados, como compartilhamento de tela e transferências de documentos.

Contras sobre as ferramentas de vídeo::

• Muitas vezes há um limite de pessoas que podem assistir a uma chamada ou conferência por video. 
• Algumas ferramentas limitam a quantidade de tempo que você pode ter em uma chamada de vídeo, especialmente se estiver usando uma versão gratuita de um serviço.
• Ferramentas de vídeo podem ser caras para usar e adicionar licenças. 

Dicas para implementar ferramentas de vídeo no ambiente de trabalho

• Saiba quantas pessoas você deseja incluir nas chamadas e a duração das reuniões para que você possa escolher a melhor ferramenta.
• Tenha uma agenda definida para aproveitar ao máximo seu tempo. 
• Certifique-se de que sua conexão com a internet seja estável e confiável, pois as chamadas por vídeo podem exigir muita largura de banda. 

Existem uma série de ferramentas de comunicação remotas adicionais da equipe, como videoconferência, listadas em nosso guia remoto de ferramentas de colaboração em equipe.

As ferramentas de compartilhamento de arquivos são especialmente úteis como uma forma assíncrona de comunicação, pois permitem que os membros da equipe trabalhem com documentos, planilhas e apresentações em momentos distintos, em locais separados. 

Além disso, as ferramentas de compartilhamento de arquivos dão às pessoas a capacidade de editar o documento em tempo real e deixar comentários para que outras pessoas resolvam mais tarde. Este recurso promove a colaboração, mesmo que os membros da equipe não estejam trabalhando no mesmo espaço físico. As ferramentas de compartilhamento de arquivos fornecem uma maneira fácil de compartilhar, colaborar e armazenar arquivos na nuvem, que podem ser sincronizados através de vários dispositivos.

Os prós das ferramentas de compartilhamento de arquivos incluem o seguinte:

• Elas fornecem uma maneira de colaborar com outras pessoas em espaços separados e em momentos diferentes.
• Elas servem como uma única fonte de verdade. 
• As ferramentas de compartilhamento de arquivos podem superar qualquer obstáculo de produtividade colocados por limites físicos ou fusos horários. 

Os contras das ferramentas de compartilhamento de arquivos incluem o seguinte:

• Algumas não têm espaço de armazenamento ilimitado ou podem custar mais para adicionar armazenamento.
• As alterações podem demorar para sincronizar com a nuvem e exibir para outras pessoas, o que pode causar algum trabalho repetitivo ou informações não atualizadas.

Dicas para usar ferramentas de compartilhamento de arquivos

• Escolha apenas uma ferramenta para usar como seu principal serviço de compartilhamento de arquivos e usá-la em toda a organização para que todos possam acessar e compartilhar todos os recursos com facilidade.
• Rotule todos os documentos e pastas de maneira apropriada e dê contexto suficiente para as pessoas que podem estar procurando informações.
• Certifique-se de que todos tenham acesso aos arquivos apropriados. Por outro lado, proteja informações pessoais e confidenciais importantes mantendo as permissões atualizadas.

Para obter informações adicionais sobre ferramentas de compartilhamento de arquivos que possam ajudar sua cultura assíncrona, leia nosso guiaremoto de ferramentas de colaboração em equipe.

Os painéis de discussão permitem que os membros da equipe interajam e colaborem em materiais de projeto e conteúdos relacionados. Essas ferramentas imitam o tipo de colaboração que ocorre durante uma reunião presencial.

Normalmente, você também pode arquivar posts do quadro de discussões para que possam ser acessados posteriormente. Isso permite que as pessoas que não fizeram parte da discussão original tenham a chance de avaliar ou revisar a entrada dos outros. Você pode atualizar as configurações nos painéis de discussão para permitir que as pessoas compartilhem informações publicamente ou tornar certos materiais privados. 

Os quadros de discussão mais eficazes colocam questões perspicazes, provocam discussões interessantes, promovem novas ideias e identificam problemas potenciais. 

Os prós dos conselhos de discussão incluem o seguinte:

• Eles dão às pessoas que estão relutantes em falar durante as discussões tradicionais uma oportunidade de compartilhar ideias e pensamentos através deste fórum online.
• Os painéis de discussão oferecem uma boa oportunidade para refletir sobre as respostas e pesquisar determinados tópicos, conforme necessário.
• Essas ferramentas podem levar a respostas de mais qualidade e discussões mais informadas.

Os contras dos conselhos de discussão incluem o seguinte:

• Alguns membros da equipe podem evitar participar de discussões.
• Você pode encontrar discussões complicadas e fora do tópico.

Dicas para implementar painéis de discussão

• Estimule a participação de todos os membros da equipe. 
• Defina diretrizes claras para discussões.
• Encoraje as pessoas a se prepararem para cada discussão e postarem apenas respostas bem pensatas. 
• Mantenha as mensagens curtas e a ponto.
• Evite publicar respostas ou mero acordo; Em vez disso, pense em questionar ou fornecer feedback.
• Respeite as idéias e os pensamentos dos outros.

Para ferramentas adicionais, como painéis de discussão, que são benéficos para equipes assíncronas, leia toda a nossa seção sobre ferramentas de colaboração remota em nosso guia de colaboração remotoa em equipe.

As ferramentas de anotação permitem que os membros da equipe criem, editem, classifiquem e compartilhem todas as notas e as disponibilizem para qualquer pessoa, sempre que precisarem.

Os prós das ferramentas de anotação incluem o seguinte:

• Organize pensamentos, ideias e reunindo notas minúsculas para compartilhar com os outros.
• Melhore a produtividade entre os membros da equipe, dando a eles a oportunidade de gastar menos tempo escrevendo e re-documentando coisas que já foram anotadas.
• Proporcione uma maneira fácil de se criar e compartilhar notas.

Os contras das ferramentas de anotação incluem o seguinte:

• Essas ferramentas podem facilmente se desorganizar, o que pode sobrecarregar alguém que está tentando organizar e encontrar notas. 
• Para se beneficiar mais dessas ferramentas, você precisa de uma maneira útil e simplificada de categorizar todas as notas.

Práticas recomendadas para usar ferramentas de anotação

• Crie uma maneira de organizar e categorizar notas e se ater a ela. 
• Datar todas as notas.
• Acompanhe a organização de suas notas e faça uma eliminação ou auditoria anual de quaisquer desnecessários que você possa arquivar.

Procurando mais informações sobre ferramentas de anotação e outras ferramentas úteis de colaboração remota? Encontre uma lista extensiva em nosso guia de ferramentas de colaboração remota em equipe.

Ferramentas colaborativas de brainstorming ajudam as pessoas a pensar em problemas e ideias sem precisar estar fisicamente juntas. Essas ferramentas podem ajudar a estimular novas ideias e identificar problemas que não foram discutidos ou reconhecidos anteriormente, o que pode levar a uma melhor produtividade e maior inovação.

Ferramentas colaborativas de brainstorming são especialmente úteis para equipes criativas, de design e de desenvolvimento que confiam fortemente em atividades de brainstorming para fazer seu trabalho. Outros nomes para ferramentas colaborativas de brainstorming incluem quadros virtuais e mapeamento mental.

Os prós das ferramentas colaborativas de brainstorming incluem o seguinte:

• Elas podem eliminar blocos de criatividade. 
• Você pode usá-los para estimular novas idéias.
• Elas fornecem uma maneira organizada de brainstorm ideais sem estar em um ambiente de escritório.
• Adicionando texto, imagens e outros meios de comunicação diretamente ao quadro de brainstorming, você pode destacar idéias úteis e fornecer mais cor para cada tópico.

O golpe das ferramentas de brainstorming é que elas podem causar confusão como resultado de tentar brainstorm idéias simultaneamente, o que pode criar uma quantidade avassaladora de informações e duplicação de idéias.

Dicas úteis para usar ferramentas colaborativas de brainstorming

• Defina metas específicas sobre o que deseja tirar da sessão.
• Tenha vários espaços ou sessões para colaboração para que não haja muitos tópicos de discussão em um só lugar.

Você pode encontrar uma lista mais detalhada de ferramentas colaborativas de brainstorming nesta seção do nosso artigosobre ferramentas de colaboração remota.

As ferramentas de áudio e vídeo são um componente- chave de uma equipe assíncrona eficaz. Use-as para criar eventos ou experiências virtuais personalizados para o público-alvo promover um produto ou serviço.

Esses tipos de ferramenta são especialmente úteis para conferências, eventos de marketing ou reuniões gerais com um grande público, como uma reunião em toda a empresa. As ferramentas de streaming servem como alternativa para reuniões presenciais, conferências ou eventos, o que é especialmente importante neste ambiente moderno, onde reunir as pessoas fisicamente pode não ser uma opção.

Essas ferramentas também podem ser difíceis de usar e complexas de se configurar, por isso faça um teste de qualquer serviço de streaming antes de implementá-las em sua organização.

Dicas para ferramentas de streaming de áudio e vídeo:

• Conheça o público alvo e as mensagens de remissão de suas necessidades.
• Pesquise a melhor ferramenta para seu caso de uso específico, já que nem todas as opções de streaming são as mesmas.

Os blogs, também chamados de weblogs, são fóruns online ou diários onde as pessoas podem postar ideias, pensamentos, feedback ou comentários gerais sobre tópicos específicos. Eles também servem como uma forma de colaborar e compartilhar ideias com outras pessoas por meio de comentários e respostas. 

Os prós do uso de blogs como parte de sua comunicação assíncrona incluem o seguinte:

• Fornece uma fonte dinâmica de informações e colaboração em constante mudança.
• Promove feedback e pensamentos compartilhados. 
• Cria um espaço para que as pessoas possam revisar o trabalho de maneira simples, sem restrições de tempo ou distância.

Os contras do uso de blogs para comunicação assíncrona incluem o seguinte:

• Eles geralmente solicitam respostas informais devido à flexibilidade de responder e comentar as postagens a qualquer momento.
• As pessoas podem estar relutantes em compartilhar seus pensamentos devido à natureza pública dos blogs.

Dicas para usar blogs

• Faça com que as pessoas se sintam confortáveis e incentivadas a compartilhar pensamentos e ideias em posts.
• Dê exemplos e publique ideias bem formadas que incentivam outras pessoas a responder.
• Configure uma cadência de postagem regular.

A mídia social é um método eficaz para criar e publicar novos conteúdos em diferentes canais, como LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram e muito mais. Essas ferramentas proporcionam uma maneira fácil de analisar e gerar relatórios sobre o desempenho de posts e campanhas específicos em relação às outras pessoas. 

Os prós das ferramentas de mídia social incluem o seguinte:

• Geralmente, são ferramentas intuitivas e fáceis de se usar. 
• Você pode usar mídia social para criar conscientização sobre a marca através de vários canais diferentes.
• As mídias sociais podem ajudar a manter consistentes as mensagens da marca e o design.
• Essas ferramentas podem ajudá-lo a planejar e programar conteúdo. 

O contrado uso de ferramentas de mídia social é que eles podem ser caros, especialmente se você estiver procurando capacidades e recursos avançados.

Práticas recomendadas para usar ferramentas de mídia social 

• Faça sua pesquisa para encontrar uma ferramenta que funcione melhor com suas campanhas de mídia social.
• Treine os membros da equipe que usarão a ferramenta.
• Abrigue todo o conteúdo de mídia social em uma ferramenta maior de gerenciamento de conteúdo ou documentação. 

Crie um calendário de mídia social e desenvolva um pós-cronograma ou cadência para cada canal.

Pesquisas e enquetes capturam informações de fontes externas, identificam tendências, envolvem seu público-alvo e coletam feedbacks úteis. Você também pode usar estas ferramentas para avaliar a satisfação de funcionários e clientes e realizar pesquisas de mercado para fazer melhorias em produtos e serviços. 

Os prós das pesquisas e das enquetes incluem o seguinte:

• Elas fornecem uma maneira simples de obter feedback de um grande público de forma automatizada.
• Elas permitem que você direcione um público específico.
• Você pode criar e enviar pesquisas por conta própria e analisar os dados assim que a pesquisa for concluída.

O contra do uso de pesquisas e enquetesé que geralmente custará mais para acessar recursos mais avançados, como lógica de pesquisa e exportação de dados.

Dicas para usar pesquisas e enquetes 

• Desenvolva uma meta final para a pesquisa e determine quais perguntas você deseja que seu público-alvo responda. 
• Analise o número de perguntas em uma pesquisa ou enquete. Lembre-se, menos é mais.
• Se possível, mantenha-se a perguntas sim ou não, ou perguntas com a menor quantidade de respostas possíveis.

O wiki é uma ferramenta baseada na web que permite que as pessoas trabalhem juntas em projetos, colaborem em ideias e compartilhem imagens, mídia e outros recursos.

Os Wikis são mais conhecidos por seu recurso de edição aberta, que oferece às pessoas a capacidade de "co-criar" posts e contribuir com informações de forma contínua. A ferramenta cria, em última análise, um recurso construído por muitos colaboradores e líderes de pensamento.

Os prós das wikis incluem o seguinte:

• Elas são gratuitas para usar e contribuir.
• Você pode incluir muitos tipos de mídia nas postagens, como imagens, texto e som.
• Você pode monitorar o acesso às wikis por meio de uma senha.
• Há um treinamento mínimo necessário para participar de uma Wiki.

Os contras das wikis incluem o seguinte:

• Elas podem não ter credibilidade e precisão devido à funcionalidade de co-criação e à falta de verificação de origem e fatos necessária para publicar informações.
• Com tantos colaboradores, pode se tornar difícil navegar e encontrar informações.
• O trabalho pode ser excluído acidentalmente por outros co-criadores.

Dicas para usar o Wikis como uma forma de comunicação

• Nunca publique informações pessoais em wikis, pois estas páginas podem ser fáceis de acessar por todos, se não completamente públicas.
• Tente publicar apenas coisas que são conhecidas por serem verdadeiras.
• Cite suas fontes.
• Solicitar permissão para usar fotos, músicas, cotações ou outros meios de comunicação. 
• Siga a mesma formatação em toda a sua wiki e tente manter todos os designs consistentes.