O que é gerenciamento de projetos de fusões e aquisições?
O termo gerenciamento de projetos de fusões e aquisições refere-se ao processo de aplicação das práticas recomendadas da teoria do gerenciamento de projetos para organizar atividades antes e após fusões. Na fusão de duas empresas ou quando uma empresa adquire outra, é preciso gerenciar uma complexa série de etapas para executar a negociação.
Com o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições, você usa uma abordagem estruturada extraída da teoria do gerenciamento de projetos para alcançar os objetivos da negociação, que geralmente incluem maior valor para os acionistas e sinergias operacionais.
O gerenciamento de projetos de fusões e aquisições divide cada atividade, por exemplo, combinando operações, em fases de início, planejamento, execução, controle e conclusão do trabalho. Este processo designa funções-chave e estabelece cronogramas, referências e metas. Para obter informações completas sobre metodologias de gerenciamento de projetos e práticas recomendadas gerais, consulte este guia de gerenciamento de projetos.
Por que o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições é importante?
O gerenciamento de projetos de fusões e aquisições é importante porque a forma como você lida com seu negócio tem uma grande influência em seu sucesso. Uma fusão ou aquisição pode facilmente se tornar extremamente complexa, e os processos estruturados do gerenciamento de projetos de fusões e aquisições ajudarão a mantê-lo no caminho certo.
As taxas de sucesso de fusões e aquisições ilustram a necessidade de uma estrutura disciplinada. Os negócios não alcançam seus objetivos entre 50% e 85% das vezes, dependendo do estudo consultado. Cerca de metade do tempo, a falha decorre da integração inadequada, de acordo com estimativas do setor. Considerando que cerca de 36.000 negociações de fusões e aquisições avaliados em mais de US$ 3 trilhões foram anunciados globalmente em 2018, de acordo com o Boston Consulting Group, o fracasso representa desperdício de recursos significativos.
Uma pesquisa da Deloitte com executivos de fusões e aquisições citou o seguinte como os fatores mais importantes para alcançar o sucesso de fusões e aquisições: 23% de integração eficaz, 18% de avaliação precisa da meta, 14% de identificação da meta adequada e 11% de devida diligência sólida. O gerenciamento de projetos de fusões e aquisições oferece ferramentas para otimizar todos esses fatores de sucesso.
Os benefícios do gerenciamento robusto de projetos de fusões e aquisições incluem estratégias de negócios mais sólidas, preços mais realistas, maior alinhamento na organização, funções e responsabilidades mais claras, priorização de suas atividades mais importantes, menos interrupções no negócio, melhor comunicação com as partes interessadas e menor risco de perder clientes, funcionários e fornecedores.
Em grandes negociações, o processo de fusões e aquisições pode envolver até mil projetos, com duração de até três anos. Nesses casos, a empresa adquirente considera a transação um programa no qual os projetos individuais de fusões e aquisições se enquadram. Se o adquirente estiver fazendo muitas negociações, terá um portfólio de programas de fusões e aquisições.
Independentemente da escala, o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições oferece uma estrutura para conduzir todas as etapas da transação, como realizar devida diligência, integrar operações, comunicar-se com as partes interessadas e tomar decisões sobre alocação de pessoal e alienação de ativos para a organização após a fusão.
Gerentes de projetos veteranos observam que a fusão e aquisição em si é um projeto grande, com início, meio e fim, bem como interdependências extensas. O gerenciamento de projetos de fusões e aquisições contrasta com o gerenciamento de operações em vários aspectos. As operações estão em andamento, envolvem necessidades previsíveis de recursos, buscam diversificar riscos, requerem relatórios cíclicos e analisam o desempenho continuamente. Para fusões e aquisições, as necessidades de recursos estão constantemente em fluxo; o relatório é feito uma única vez e é impulsionado por eventos; o sucesso é determinado a partir de uma análise final; e os gerentes procuram consolidar riscos.
Para obter informações sobre fusões e aquisições e como isso funciona, veja essa explicação de condições de fusões e aquisições e do processo de negociação e este guia para as estratégias de fusões e aquisições de empresas.
Quando usar o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições
As técnicas de gerenciamento de projetos são relevantes para todos os tipos de fases e negociações corporativos. Os tipos de negociações são aquisição, alienação de ativos, cisão e empreendimento conjunto; os tipos de fase são pré-fusão, a fusão, pós-fusão e pós-negociação.
Especialistas em fusões e aquisições recomendam usar técnicas sólidas de gerenciamento de projetos a partir do momento em que você decide explorar possíveis negociações até o momento em que concluir totalmente qualquer transação e integrar operações. Para começar, o modelo de linha do tempo da fusão abaixo proporcionará uma visão geral definida de dadas do processo do início ao fim.
Baixar modelo de linha do tempo de fusões e aquisições
A integração pode abranger um período de até mais de três para uma empresa que busca apenas uma aquisição. Uma grande empresa que busca negócios continuamente pode passar de uma fusão para outra, mantendo sua estrutura de gerenciamento de projetos e a equipe em vigor.
Os participantes de todos os níveis de negociação podem se beneficiar da abordagem de gerenciamento de projetos, sejam eles CEOs e membros do conselho, que precisam de uma visão de alto nível, ou gerentes de projetos e diretores de integração, que devem acompanhar todos os desenvolvimentos graduais.
Fundamentos do gerenciamento de projetos de fusões e aquisições na pré-fusão
Ao aplicar o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições durante a fase pré-fusão, você estabelece uma base forte para qualquer negociação que você buscar. Esta fase abrange atividades como o desenvolvimento da sua estratégia, a busca por metas em potencial e os esforços para chegar a um acordo.
Para iniciar um projeto, crie um termo de abertura de projeto, defina seu escopo, identifique seus objetivos e integre as partes interessadas relevantes. Em seguida, o planejamento do projeto envolve a divisão do trabalho em tarefas e subtarefas, definição de um cronograma, definição de recursos, estimativa de custos e avaliação de riscos. Este modelo de termo de abertura de projeto ajudará a iniciar suas atividades de planejamento de modo sólido e estruturado.
Baixar modelo de termo de abertura de projeto de fusões e aquisições
Agora, é hora de colocar em prática. Organize sua equipe atribuindo funções e responsabilidades e, em seguida, coordene os esforços da equipe, realize reuniões de início e status e se comunique-se com as partes interessadas. Durante o monitoramento e controle do projeto, gerencie riscos e acompanhe o desempenho. No final, você encerra o projeto, faz um balanço e registra lições aprendidas.
Baixar modelo de funções e responsabilidades de fusões e aquisições
Na fase pré-fusão, o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições é comumente usado para lidar com o seguinte trabalho:
- Identificação e verificação de estratégia: determine o que você espera ganhar ao fazer uma fusão ou aquisição e verifique se sua justificativa é realista.
- Seleção de candidatos: estabeleça os critérios para metas potenciais, como tamanho, localização e ofertas de produtos. Procure candidatos que atendam a esses critérios; em seguida, avalie-os.
- Trabalho preparatório: veja se a empresa-alvo é receptiva a uma negociação. Se assim for, assine um contrato de confidencialidade e analise as informações sobre a empresa. Se o resultado dessa análise for favorável, envie uma oferta por escrito (geralmente com uma margem de preço, e não um preço final).
- Negociações: faça uma reunião para fechar um acordo, incluindo a aquisição de informações mais detalhadas do vendedor sobre o estado da empresa. Quando um preço fixo é alcançado, ambos os lados assinam uma carta de intenção.
- Devida diligência: você faz uma análise aprofundada dos registros da meta para verificar informações e verificar se há passivos desconhecidos.
- Desenvolvimento de contratos: elabore e analise um contrato final para a transação.
- Financiamento: trabalhe com os banqueiros para buscar o valor o necessário para pagar a transação, como empréstimos, um financiamento ou uma emissão de ações ou uma combinação disso.
- Encerramento: as empresas públicas devem realizar assembleias de acionistas para aprovar grandes negociações. Representantes do comprador e do vendedor assinam contratos e ocorre a troca monetária.
As fusões e aquisições mais rentáveis começam com a aquisição de melhores oportunidades, afirma Tyler Fair, CEO da SourceScrub, fabricante de software de originação de negociações de fusões e aquisições. “Consumir uma fonte de dados e participar de conferências são primordiais para isso. Sem nenhum dos dois, você está perdendo grandes oportunidades para se tornar mais bem informado e maximizar sua rede”, observa.
Fair recomenda o desenvolvimento de um pipeline baseado em CRM que segmente por setor e região e priorize oportunidades. Acompanhe esses elementos de forma consistente, atribua responsáveis para todas as oportunidades, analise as taxas de conversão e adapte sua estratégia com base nos resultados, aconselha.
Práticas recomendadas para gerenciamento de projetos de pré-fusão
Na fase de pré-fusão, especialistas em fusões e aquisições afirmam que as práticas recomendadas de gerenciamento de projetos geralmente garantem uma tomada de decisão sólida, bem como um gerenciamento eficaz de riscos, garantindo que detalhes importantes não sejam ignorados.
Práticas recomendadas: processo de estágio de início
Usar um processo de início de estágio (também chamado às vezes de processo de entrada de fase) é uma prática recomendada essencial para o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições. O início de estágio é uma estrutura para avançar de uma etapa importante para a outra.
Os adquirentes geralmente precisam analisar centenas de metas potenciais para encontrar um negócio que valha a pena buscar. Sendo assim, definir critérios claros para o momento em que uma meta deve avançar permitirá que você mantenha o foco e a disciplina. Sem definir esses parâmetros, a equipe pode desperdiçar recursos desenvolvendo candidatos que não se alinham fortemente com a estratégia de fusões e aquisições.
No início do estágio, você decide se deve seguir em frente após certas fases essenciais da atividade. No início do estágio de fusões e aquisições, há três pontos de decisão importantes:
- Aprovação de estratégia: aqui, você decide se uma candidata a negociação se encaixa na estratégia de fusões e aquisições da sua empresa. Você normalmente faz isso com base no alinhamento com objetivos de aprimoramento do valor, como o ganho percentual em participação de mercado ou o aumento da receita. Este critério se tornará sua visão do estado futuro de uma negociação que você buscar. Você pode analisar outros marcadores de compatibilidade, como processos de manufatura, linhas de produtos e facilidade de integração. Afirme que você tem o apoio de partes interessadas importantes, como a alta gerência ou o conselho administrativo. O modelo abaixo o orienta no mapeamento de sinergia e cultura.
Baixar modelo de mapeamento de sinergia e cultura
- Aprovação da negociação: depois de fazer uma análise de avaliação das candidatas, você deve decidir se deve avançar nas negociações com alguma delas. Com base em sua análise das informações financeiras da meta, você confirma se seus objetivos estratégicos originais para uma negociação permanecem adequados. Neste início de estágio, você define uma meta de preço para uma transação. Os modelos a seguir podem ajudá-lo com várias ações neste estágio.
Este modelo de devida diligência abrange tarefas importantes em áreas importantes como financeiro, ativos físicos e propriedade intelectual.
Baixar modelo de devida diligência de fusões e aquisições – Excel
O modelo de avaliação o ajudará a analisar se você deve buscar uma fusão ou uma aquisição de controle, com base nas variáveis financeiras que você inseriu.
Baixar modelo de avaliação de fusão e LBO – Excel
Este modelo de fluxo de caixa descontado (DCF) mostra um modelo de valor presente líquido do fluxo de caixa livre de
uma meta.
Baixar modelo de avaliação de fluxo de caixa descontado (DCF) – Excel
- Aprovação do negócio: este ponto de decisão geralmente é sua análise definitiva de efetivação ou não efetivação e você busca a aprovação de um acordo definitivo do conselho diretor e da liderança. Neste estágio, você vai além das perguntas sobre ajuste estratégico e avaliação. Em vez disso, você busca aprovação de aspectos delicados, alguns dos quais dependem da natureza da sua transação. Pequenas negociações de grandes empresas podem não precisar de análise do alto escalão. Em setores altamente regulamentados, você deve atender a critérios regulatórios detalhados antes de prosseguir.
Outras práticas recomendadas da pré-fusão
Outras práticas de gerenciamento de projetos na fase pré-fusão têm como objetivo garantir que a justificativa da sua negociação seja sólida e que você esteja colocando seus recursos em negociações que proporcionarão os melhores retornos.
- Articule claramente sua justificativa: tenha um argumento sólido para buscar uma fusão ou aquisição. Considere alternativas para alcançar os mesmos objetivos e certifique-se de que uma negociação seja a melhor maneira de alcançá-los.
- Esteja ciente das armadilhas de pensamento: tenha cuidado com armadilhas específicas que podem distorcer seu julgamento sobre fusões e aquisições, como o viés de confirmação. Certifique-se de consultar diversas partes interessadas e buscar ativamente opiniões dissidentes.
- Traga experiência externa: se você nunca tenha participado de fusões e aquisições, tenha uma pequena equipe ou queira aumentar suas habilidades, adicione consultores e conselheiros externos para fortalecer seu processo, trabalhar no financiamento e realizar devida diligência.
- Seja diligente com a devida diligência: você não quer ter surpresas com responsabilidades desconhecidas após o fechamento do negócio, então, seja obstinado no processo de verificação.
- Coordene seu trabalho: desenvolva sua fusão e aquisição com um plano focado que defina funções, atividades e responsabilidades de comunicação para todos os membros da equipe. Mantenha todos atualizados.
- Obtenha o patrocínio do alto escalão: desde o início, certifique-se de que líderes seniores e membros do conselho administrativo conheçam e entendam a estratégia de fusões e aquisições.
- Defina o trabalho que deve ser feito após a fusão: faça isso à medida que se aproxima do fechamento do negócio.
“Com frequência, nas semanas que antecedem o fechamento da aquisição, você passa a maior parte do tempo negociando os termos do acordo e finalizando os documentos jurídicos necessários para a transação”, observa Alec Dafferner, sócio e coordenador da agência de São Francisco do banco de investimentos em tecnologia GP Bullhound.
Ele acrescenta: “Em nossa experiência, as pessoas gastam muito pouco desse tempo em sessões de planejamento conjunto entre os executivos operacionais que trabalharão juntos após o fechamento da transação. Este tempo é fundamental para que o comprador entenda exatamente o que e quem está comprando e que o vendedor entenda melhor os critérios de sucesso dentro da estrutura organizacional do novo proprietário.”
Fundamentos do gerenciamento de projetos de fusões e aquisições na pós-fusão
O gerenciamento de projetos de fusões e aquisições pós-fusão se concentra nas principais atividades de planejamento e implementação de integração, comunicação sobre o negócio para partes interessadas internas e externas, acompanhamento do desempenho e realização dos benefícios previstos da transação.
Muitas vezes, um escritório dedicado de gerenciamento de projetos (PMO) se encarrega de atividades pós-fusão (como a integração) e todas as equipes de integração reportam ao PMO seus progressos e problemas. O PMO estabelece padrões e define procedimentos e fluxos de trabalho. O PMO também costuma ser responsável pelo gerenciamento de mudanças.
A equipe do PMO fornece o gerenciamento central do seguinte: fluxos de trabalho e planejamento de projetos; governança e supervisão; comunicação e envolvimento das partes interessadas; monitoramento de desempenho; e verificação de que o projeto permaneça dentro do prazo e do orçamento.
O PMO reporta-se ao responsável do projeto de integração, geralmente um executivo sênior da empresa adquirente, e eles compartilham a responsabilidade pela execução bem-sucedida. Normalmente, o PMO inclui um diretor, além de gerentes de programas e projetos e a equipe de apoio. Os membros da equipe trabalham em projetos com especialistas funcionais e operacionais da empresa.
Práticas recomendadas para gerenciamento de projetos de pós-fusão
O período pós-fusão estabelece as bases para perceber os benefícios previstos da negociação e erros podem arruinar esse potencial. Portanto, depende muito da execução bem-sucedida. Um gerenciamento de projetos sólido diminui o risco de insucesso.
As práticas recomendadas para o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições, nesta fase, se enquadram em algumas categorias importantes: planejamento de projetos, comunicação, planejamento de recursos, questões de pessoal, monitoramento e medição de desempenho, o primeiro dia e os primeiros cem dias.
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: Planejamento do projeto
Antes de começar seu trabalho no pós-fusão, é crucial que você estabeleça uma base sólida na forma de um plano de projeto robusto. Confira aqui algumas práticas recomendadas para este trabalho:
- Aborde a organização do projeto: você também deve abordar o ciclo de vida e a governança em seu planejamento. Isso significa identificar sua estrutura ou conjuntura de trabalho, definir o ponto final do trabalho pós-fusão e tomar decisões relativas a políticas e tomadores de decisão.
- Seja estratégico: utilize o design organizacional (um método para reorganizar sistemas e estruturas de trabalho para se adequar às novas metas pós-fusão) e siga um modelo de sinergias de custo, de modo que você saiba qual é a alternativa mais fácil. Além disso, tenha uma estratégia de recompensas totais que combine oportunidades de crescimento, benefícios e remuneração para incentivar os funcionários a alcançar objetivos do pós-fusão.
- Crie um plano mestre: o plano deve definir todo o trabalho, dividindo-o em tarefas exclusivas que especificam as unidades mensuráveis de tempo e recursos necessários. Articule dependências para ajudar a destacar conflitos de recursos. Defina marcos importantes e objetivos concretos de curto prazo. Você pode encontrar um trabalho imprevisto, mas seu plano mestre o ajuda a gerenciar efetivamente as tarefas conhecidas e se adaptar rapidamente às surpresas.
- Proceda com lógica: priorize suas ações em ordem de impacto no negócio. Identifique as tarefas com o maior retorno e aproveite algumas vitórias rápidas para que você possa demonstrar o ROI na fusão e aquisição, as maiores recompensas e os resultados. Integre ondas para minimizar o caos.
- Use uma matriz: utilize esse tipo de cadeia de comando, para que os principais gerentes tenham linhas de responsabilidade tanto para seu líder funcional quanto para o líder do projeto de fusões e aquisições. O diretor de integração (oriundo da empresa adquirente) não deve representar nenhum departamento funcional e deve se reportar ao CEO. As subequipes do projeto devem incluir funcionários das empresas adquirentes e adquiridas.
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: comunicação
Como seu projeto pós-fusão é altamente complexo, uma comunicação forte é crucial para evitar perda de oportunidades, atrasos e deserções de funcionários. Siga estas práticas recomendadas de comunicação:
- Mantenha um ponto de contato central: é aqui que você se comunica e acompanha todos os problemas. Usando esse local central, você pode ter certeza de que está direcionando seus esforços para as necessidades mais críticas. Use o modelo abaixo para relatar problemas de integração, atribuir responsabilidade a um membro da equipe e documentar as ações que ele tomar.
Baixe o modelo de problemas de integração de fusões e aquisições – Word
- Atualizações frequentes e completas: fornecer essas informações a todos nas duas organizações é o alicerce de um plano robusto de comunicação e gerenciamento de mudanças. O gerente de projetos de fusões a aquisições deve passar de 60% a 80% do tempo se comunicando com as partes interessadas internas, recomendam especialistas em fusões e aquisições. A incerteza gera preocupação, o que distrai os funcionários, prejudica a produtividade e leva a deserções. Certifique-se de que suas partes interessadas internas entendam a lógica do negócio para que envidem seus melhores esforços para o sucesso.
- Faça uso de modelos: modelos economizam tempo e mantêm seu processo consistente. Confira aqui vários modelos que são úteis para comunicação de fusões e aquisições. Este modelo de plano de comunicação organiza a comunicação interna e externa, incluindo a frequência, as funções, os problemas importantes e as partes interessadas.
Baixar modelo de plano de comunicação de fusões e aquisições
Este modelo de comunicado de imprensa em fusões e aquisições abrange todos os elementos necessários para comunicados de imprensa e seu formato, incluindo informações de contato, manchetes e contexto da fusão.
Baixar modelo de comunicado de imprensa sobre fusões e aquisições
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: planejamento de recursos
Para alcançar as sinergias de custos e o aprimoramento do valor previstos em sua negociação, você precisa concluir o projeto no pós-fusão dentro do prazo e do orçamento. Isso requer um planejamento cuidadoso de recursos; confira aqui as práticas recomendadas para esse esforço:
- Utilize fortes técnicas de estimativa: faça isso para identificar suas necessidades de recursos no pós-fusão, como pessoal, tempo e dinheiro. Visualize-as no contexto de outras iniciativas da sua empresa, para que você possa determinar as demandas concorrentes por recursos internos.
- Construa uma segurança para suas estimativas: esta é uma etapa essencial porque os projetos geralmente demoram mais e custam mais do que o previsto. Faça isso adicionando um fator de variabilidade com base em projetos anteriores. Realize análises de risco usando técnicas como simulação de Monte Carlo.
- Adicione suporte externo: recrute consultores, novos contratados importantes ou serviços terceirizados. Você pode não ter especialização técnica para determinadas áreas funcionais da empresa ou querer ressarcir seu gerenciamento de projetos se suas ferramentas e métodos de PM internos forem fracos. Como as operações do dia a dia continuam mesmo quando você faz malabarismos com o período de transição, você pode encontrar lacunas de liderança à medida que gerencia a nova organização combinada.
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: problemas com pessoal
Geralmente, resolver os problemas de pessoal que as fusões e aquisições criam é a parte mais difícil do projeto de pós-fusão. E os conflitos culturais são uma das razões mais citadas para fusões e aquisições não alcançarem seus objetivos. Então, incorpore as seguintes práticas recomendadas:
- Designe um líder de projeto em tempo integral: designe essa pessoa ao projeto de fusões e aquisições no pós-fusão e certifique-se de ter o apoio da liderança sênior. Saiba quem deve aprovar iniciativas no pós-fusão (gerentes seniores, o CEO, o conselho administrativo ou os acionistas do evento) e obtenha esse apoio.
- Não comece a integração enquanto não estiver preparado: não inicie a integração de duas empresas enquanto não tiver resolvido todos os problemas relacionados à equipe. Isso significa planejamento para demissões, uma nova estrutura organizacional, mudanças nas responsabilidades dos funcionários, riscos de fuga de mão de obra e necessidades de retenção. Use este modelo de plano de integração de pós-fusão para ajudá-lo a criar um plano forte com antecedência, para que você e sua equipe saibam o que está por vir.
Baixar modelo de plano de integração de pós-fusão
- Seja proativo ao gerenciar receios e a cultura: a cultura organizacional é primordial, por isso, elabore um plano para transmitir aos membros de ambas as empresas quais serão os valores, a missão e as novas maneiras de trabalhar juntos. O receio e a preocupação geralmente acompanham fusões e aquisições e causam uma queda na produtividade. Então, aborde esses sentimentos difíceis de cabeça erguida. Ouça os funcionários e comunique o mais cedo e o mais claramente possível quais serão as novas funções deles.
- Use ferramentas: o Project Management Institute recomenda que você use ferramentas como plano de comunicação, programas de treinamento e pesquisas e avaliações para coletar e monitorar o feedback. Certifique-se de que a equipe mantenha o foco nas necessidades dos clientes.
- Não deixe para os gerentes funcionais resolverem: essas pessoas não devem lidar com o trabalho de criar cultura conjunta e decidir problemas de pessoal, como reduções forçadas da equipe. Faça deste trabalho parte do projeto de pós-fusão sob supervisão dos líderes do projeto. Isso garante a uniformidade nas mensagens e na consistência na forma como as pessoas são tratadas em todos os departamentos, e também isola os gerentes funcionais, que devem continuar a liderar seus funcionários após a integração, da má vontade residual.
Stacy Feiner, psicóloga corporativa que assessora corporações, afirma que empresas cujas negociações de fusões e aquisições falham tendem a culpar a equipe. “Uma narrativa recorrente de que os funcionários são resistentes à mudança, que os gerentes não têm adesão e que o comprador não se comunicava bem. No entanto, essa conclusão é equivocada. A falha acontece como resultado de uma omissão durante o processo de negociação”, afirma.
A devida diligência deve incluir avaliações de psicólogos industriais e organizacionais e profissionais relacionados que analisam se as empresas adquiridas e em aquisição são culturalmente compatíveis. De acordo com Feiner, eles “sabem quais são os fatores humanos específicos que respondem a perguntas como: ‘Qual é a probabilidade de uma integração bem-sucedida?’”
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: monitoramento e medição de desempenho
Para cumprir seus objetivos, você precisa identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs) e medir o progresso deles. Use estas práticas recomendadas para orientar o processo:
- Defina o que é sucesso: encontre métricas que melhor se alinhem às metas estratégicas para o trabalho pós-fusão, dando maior prioridade às medidas de resultado. Isso provavelmente incluirá, por exemplo, redução de custos e efetivo, mas também incorporará outras medidas de sucesso, como retenção de pessoal e benefícios para os clientes.
- Use uma Tabela de desempenho ponderado: uma tabela de desempenho ponderado acompanha os resultados em relação a objetivos estratégicos. Além disso, você deve construir um painel de dados que lhe diga rapidamente onde seus KPIs estão. Use o modelo de tabela de desempenho de integração de fusões e aquisições abaixo para acompanhar seu desempenho em comparação com seu plano.
Baixar modelo de tabela de desempenho de integração de fusões e aquisições
- Quantifique a produtividade perdida: grandes mudanças organizacionais podem resultar em 25% a 50% de queda de produtividade, estimam especialistas. Acompanhe a produtividade perdida atribuindo-lhe um valor em dólar.
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: primeiro dia
O dia em que uma fusão ou aquisição se oficializa representa o ápice do processo de negociação, mas apenas o início do seu trabalho pós-fusão. Esta data costuma ser chamada de primeiro dia da nova organização e marca o início de uma sprint intensa para reunir duas empresas. Confira aqui as práticas recomendadas para aproveitar ao máximo o primeiro dia:
Planeje o dia de lançamento: as atividades devem celebrar as mudanças e informar à equipe e outras partes interessadas o que podem esperar. Este é o momento certo para transmitir a cultura e articular claramente novas linhas de subordinação.
Inclua membros do PMO e da equipe funcional: inclua os dois grupos em sua equipe do primeiro dia. A equipe de pós-fusão já deve ter planos em vigor e começar a trabalhar. A equipe do primeiro dia se dissolve quando o trabalho é concluído.
Priorize a comunicação e a continuidade: para as partes interessadas internas e externas, comunique as principais prioridades da sua organização: manter o foco no negócio e no atendimento ao cliente.
“Tenha uma visão clara do primeiro dia”, insiste Deepak Lalwani, diretor da Deepak Lalwani & Associates, que oferece consultoria sobre a integração de fusões e aquisições.
“Comunique, comunique, comunique”, acrescenta. “Identifique e gerencie os principais constituintes: clientes, funcionários, reguladores, acionistas, parceiros, fornecedores e concorrentes. Gerencie mensagens e percepções de forma proativa.”
“Os problemas mais urgentes, na opinião dos funcionários, variam um pouco de acordo com o local, o nível, o departamento e se fazem parte da empresa adquirida ou adquirente. Os melhores programas de comunicação de fusão reconhecem essas diferenças por meio de mensagens altamente personalizadas”, diz Lalwani.
Práticas recomendadas de fusões e aquisições: primeiros cem dias
Após o primeiro dia, os gerentes de projetos de pós-fusão de fusões e aquisições envidam um intenso esforço nos primeiros cem dias, um período em que você deve realizar (ou pelo menos colocar em movimento) tarefas importantes de integração. Estas são algumas práticas recomendadas para gerentes de projetos durante esta fase:
- Esteja atento: uma perda da disciplina em seu gerenciamento de projetos pode facilmente inviabilizar seu sucesso. Certifique-se de continuar usando critérios objetivos para priorizar o trabalho de integração. Use as práticas recomendadas de gerenciamento de projetos para cada iniciativa e trate o processo de integração como um portfólio de projetos individuais.
- Entenda os impulsionadores do valor: considere esses impulsionadores no contexto da organização mais ampla. Estas são as etapas que levam à criação de valor. Mapeie os impulsionadores de valor em um fluxograma, estabelecendo o encadeamento de atividades que resultará em forte desempenho e rentabilidade. Continue alinhando suas metas de sinergia com esses impulsionadores de valor.
- Mantenha o fluxo da comunicação: lembre-se de incluir no trabalho a equipe da empresa adquirida. Forneça relatórios de status frequentes de todas as atividades para todas as partes interessadas (incluindo a equipe afetada pelas mudanças e a alta gerência).
Competências básicas para gerentes de projetos de fusões e aquisições
Os gerentes de projetos de fusões e aquisições precisam de aptidão e da experiência que permitem a execução bem-sucedida da transação e da implementação pós-negociação. Embora o conhecimento do negócio e do setor seja útil, profissionais afirmam que bons gerentes de projetos frequentemente são generalistas, e funcionários e executivos funcionais podem contribuir com o produto necessário, bem como com conhecimentos específicos do setor.
Um gerente de projetos de fusões e aquisições bem-sucedido normalmente tem especialização nas seguintes áreas:
- Gerenciamento de trabalho: abrange fortes habilidades de gerenciamento de projetos e a capacidade de projetar fluxos de trabalho eficazes. Também diz respeito a como aplicar soluções tecnológicas para executar com mais eficiência as metas do projeto.
- Gerenciamento de informações: a devida diligência de fusões e aquisições pode sair do controle se não houver um processo consolidado para revisar e analisar dados corporativos. O planejamento e a implementação da integração exigem que os gerentes de projetos entendam onde estão os principais dados, que os mantenham seguros e que os usem para tomar decisões baseadas em dados.
- Alocação de recursos: significa saber quanto tempo, dinheiro, pessoal e outros recursos são necessários para executar o projeto. Também significa ter a habilidade de buscar esses recursos.
- Governança: o líder do projeto precisa saber como estruturar os processos de gerenciamento e controle para administrar a organização.
- Finanças: mesmo que também esteja fazendo o trabalho prático, o gerente de projetos de fusões e aquisições deve estar completamente familiarizado com as alternativas de engenharia financeira para provisionar a negociação. Também deve ter especialização em orçamento e gerenciamento de finanças para a organização pós-fusão.
- Gerenciamento de riscos: o gerente de projetos de fusões e aquisições envida esforços para alcançar as metas financeiras do negócio e evitar falhas e perdas. O gerente deve possuir habilidades de gerenciamento de riscos e oportunidades, como treinamento formal em gerenciamento de riscos financeiros, familiaridade com regulamentação, pensamento estratégico, experiência em análise e atuação anterior em mercados financeiros. O seguinte modelo de plano de gerenciamento de riscos incorpora análise e monitoramento, cálculos numéricos, um registro de riscos e uma lista de riscos potenciais.
Baixar modelo de plano de gerenciamento de riscos de fusões e aquisições
- Gerenciamento de desempenho: entender os fatores essenciais do sucesso do projeto no pós-fusão, desenvolver KPIs que reflitam as metas, acompanhar e se adaptar para garantir que você cumpra os objetivos fazem parte das responsabilidades do PM.
- Garantia da qualidade: o gerente de projetos de fusões e aquisições também precisa garantir que a equipe esteja cumprindo as práticas recomendadas, que o encerramento do projeto ocorra sem problemas e que as pessoas estejam registrando lições aprendidas para melhorar futuros projetos de fusões e aquisições. Um PM forte incorpora a melhoria contínua.
Desafios e erros comuns de gerenciamento de projetos de fusões e aquisições
Como observamos anteriormente, as fusões e aquisições fracassam mais da metade do tempo. Os gerentes de projetos de fusões e aquisições afirmam que o fracasso geralmente decorre de desafios e erros comuns, e não de problemas imprevisíveis. Confira aqui uma lista de alguns dos mais significativos:
- Aplicar o plano de integração com muita rapidez: apressar a realização do plano de integração com base em resultados de informações incompletas ou prematuras em cronogramas e metas financeiras irreais.
- Atenção insuficiente à cultura: negligenciar a cultura e se comunicar inadequadamente causa receios, incerteza e desânimo nos funcionários, bem como um atrito entre quem possui os melhores desempenhos. A observação cuidadosa da mídia pode agravar esses fracassos.
- Gerenciamento inadequado de realocações e consolidações: isso pode resultar em conflitos culturais, ineficiências e desempenho abaixo do ideal.
- Pouco planejamento da TI: na fusão das arquiteturas, sistemas e aplicações de organizações, o pouco planejamento da TI pode resultar em infraestrutura inadequada, perda de oportunidades, ineficiências de processos e desorganização de dados.
- Controles inadequados de gerenciamento de projetos de fusões e aquisições: controles de gerenciamento inadequados, como a ausência de um líder de projeto claramente designado e a ausência da explicação das dependências entre as tarefas, levam ao tratamento de grandes fases da negociação como eventos independentes.
- Falta de planejamento para uma concorrência maior: a falta de antecipação do potencial de aumento da concorrência e a queda da produtividade relacionada às fusões e aquisições podem minar o desempenho financeiro.
- Esforço incompleto para identificar sinergias: isso também pode afetar seu resultado final: negligenciar a identificação dos cortes de custos e oportunidades de receita que o negócio irá gerar; fazer um investimento inadequado no esforço de integração; e não conseguir a melhoria de valor prevista.
Os adquirentes geralmente “inserem rapidamente seu próprio ethos e sua cultura sem nenhum período de transição real. Isso normalmente é a receita certa para o desastre”, observa o advogado Marc Snyderman, que oferece assessoria em fusões e aquisições e lidou com negociações de fusões e aquisições como executivo corporativo.
“Deixe a cultura em paz; comece aprendendo sobre o negócio de dentro para fora. Depois de ter uma compreensão real de como as coisas funcionam, desenvolva um plano estratégico com práticas reais de gerenciamento de mudanças que incorpore a liderança da empresa adquirida no caminho a seguir.”
Usando a tecnologia como auxílio para o gerenciamento de projetos de fusões e aquisições
Os executivos e membros de projetos de fusões e aquisições devem ter capacidade para se comunicar em tempo real a respeito das atividades, gerenciar fluxos de informações e trabalhar nas fases da negociação e na integração usando métodos comprovados. As ferramentas de software oferecem suporte para essas atividades.
A ferramenta mais simples são planilhas, mas estas rapidamente ficam para trás quando as informações mudam rapidamente e muitas partes interessadas precisam colaborar.
O software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem adiciona muitos recursos e funções úteis, como modelos, atribuições e delegação de trabalhos, relatórios, notificações, automações, formulários, listas de verificação, análise e compartilhamento seguro de documentos.
Os aplicativos de software de fusões e aquisições desenvolvidos para tal finalidade oferecem módulos de pipeline de negócios, salas de dados virtuais para devida diligência e gerenciamento de integração.
Mark Williams, diretor de receita das Américas, da Merrill Corp, que oferece uma plataforma de salas de dados virtuais, enfatiza a necessidade de segurança e privacidade, especialmente à luz das regulamentações, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia.
“Ferramentas de colaboração dentro do aplicativo de devida diligência... estão ganhando força como forma de reduzir as práticas de envio inseguras, transformar um processo manual e confuso em organizado e alinhado e fornecer uma trilha de auditoria mais robusta para as comunicações da negociação”, observa.
Além disso, nas palavras de Williams, “proteger dados confidenciais da ameaça de uma violação de segurança sem obstruir o compartilhamento de informações é crucial para o gerenciamento da negociação”. Ele também recomenda que os participantes da negociação busquem controles de acesso de aplicativos que ofereçam uma série de opções de autenticação e permissão.
Melhore a integração de fusões e aquisições com o Smartsheet para gerenciamento de projetos
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.