O que é prioridade no gerenciamento de projetos?
No gerenciamento de projetos, a prioridade refere-se à urgência e à importância de uma tarefa ou projeto. Os gerentes de projeto usam a prioridade para determinar quem assumirá a propriedade de cada tarefa e quando esperar resultados.
Existem muitos fatores que determinam a prioridade, incluindo tempo e dinheiro gasto, recursos disponíveis e necessários e necessidades específicas da empresa. Os gerentes de projeto e programa devem pesar esses fatores uns contra os outros para determinar qual projeto é a maior prioridade.
O que é priorização do projeto?
A priorização do projeto é o processo de determinar quais projetos potenciais e existentes são os mais urgentes e importantes. Este processo envolve avaliar os critérios mais relevantes para sua empresa e aplicá-los a todos os seus projetos.
Você pode classificar a prioridade do projeto com base no retorno sobre investimento (ROI) ou no quão crítico cada projeto é para um departamento. Por exemplo, projetos relacionados à infraestrutura de produção ou segurança baseada na web podem ser altamente classificados. Todas as empresas têm necessidades diferentes que requerem estratégias de priorização exclusivas.
Muitas organizações lutam contra a priorização porque todos os projetos têm algum grau de urgência e importância. A melhor estratégia é estabelecer uma estrutura de planejamento estratégico para que você possa facilmente incorporar as metas e prioridades da empresa em seu processo de priorização.
Por que a priorização do projeto é importante?
A priorização do projeto garante que você aloque corretamente os recursos da empresa com base em suas necessidades exclusivas. Ao priorizar tarefas, uma empresa pode minimizar o tempo e o dinheiro que gasta em projetos menos urgentes e importantes.
Uma pesquisa de 2016 do Project Management Institute descobriu que apenas 52% dos projetos cumpriram as metas originais e a intenção de negócios quando a cultura de gerenciamento de projetos era de baixa prioridade. No entanto, esse número aumentou quase 20% quando as empresas priorizaram a cultura de gerenciamento de projetos. O gerenciamento de projetos e a priorização de projetos são cruciais para o sucesso de um projeto.
Como priorizar projetos
Um processo de priorização de projeto é essencial para manter os critérios consistentes em um portfólio e para atender às necessidades e objetivos específicos de uma organização. Aqui estão as etapas básicas para priorizar uma lista de projetos:
- Crie uma lista de projetos: crie uma lista de projetos potenciais e existentes. Consulte executivos de alto escalão, chefes de departamento e líderes de projeto para garantir que você avalie com precisão as necessidades de projeto da empresa.
- Organize projetos por nível óbvio de prioridade:
Em alguns casos, a prioridade do projeto será óbvia. "Priorizar seus projetos envolve fazer uma lista de projetos individuais e, em seguida, separar os urgentes e importantes, para que você saiba no que tem que se concentrar imediatamente", sugere Trevor Larson, co-fundador e CEO da Nectar. - Determine critérios de priorização: quando os níveis de prioridade dos projetos não forem imediatamente óbvios, determine critérios de priorização com base nas necessidades e metas específicas de sua empresa.
- Analise e classifique tarefas: aplique esses critérios de priorização em seus projetos para determinar a urgência e importância de cada um e classificá-los de acordo.
Você pode considerar usar uma matriz ou modelo para ajudar em seus esforços de priorização. Modelos de priorização são ferramentas úteis para ajudar na tomada de decisões e ajudar a acompanhar seu processo de priorização. Há também detalhes específicos sobre a priorização do projeto de TI, o que pode ser útil se você estiver tentando priorizar projetos para equipes focadas em TI.
Modelo de priorização do projeto
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Use este modelo de priorização de projeto para classificar os projetos com base nos critérios pré-preenchidos ou critérios de entrada específicos da sua organização. Insira um valor de um a cinco em cada célula para indicar a importância de cada variável, e o modelo calculará automaticamente uma pontuação para cada projeto em sua lista.
Níveis de prioridade para projetos
Você pode classificar os projetos como alta, média, baixa ou sem importância. Outra maneira de pensar nesses níveis é "fazer, delegar, programar e excluir". Os critérios e a estrutura de priorização escolhidos determinarão o nível de prioridade de cada projeto.
Para obter uma maior compreensão de como determinar os níveis de prioridade, leia nosso guia para usar matrizes de prioridades.
Processo de priorização de projetos
Os processos de priorização de projetos ajudam a criar estruturas para classificar projetos com base em um conjunto consistente de variáveis. Aqui está uma lista de técnicas e processos específicos para determinar a priorização do projeto:
- Kano: o modelo Kano sugere que os recursos disponíveis em um produto final determinam a satisfação do cliente com esse projeto. Identifique os recursos que proporcionarão um alto nível de satisfação ao usuário final e priorize esses projetos.
- Prazo de retorno: o prazo de retorno é o tempo necessário para recuperar o custo de um investimento. Ao calcular o prazo de retorno, observe os custos contínuos e o potencial de receita. Embora um projeto com um prazo de retorno mais curto possa ser preferível, você também deve considerar a duração do projeto e seu potencial para retornos contínuos. Este é um método simples que se concentra no fluxo de caixa e não contabiliza riscos ou obstáculos potenciais.
- Valor presente líquido: o valor presente líquido compara o custo atual de um projeto com o ROI. O valor presente líquido leva em conta o potencial de fluxo de caixa descontado, mas deixa de fora muitas variáveis não financeiras.
- Modelo de pontuação: os modelos de pontuação atribuem um valor numérico aos projetos com base em critérios predeterminados pelos tomadores de decisão. Pontuações mais altas correspondem a projetos de maior prioridade.
- Mapeamento de histórias: mapeamento de histórias é o processo de criar um mapa hipotético da experiência do usuário com um produto. O mapa ajuda a destacar os recursos de um produto com o qual um usuário é mais propenso a interagir e que, portanto, são mais importantes. Para saber mais, confira nossa lista de modelos de história de usuários que podem ser baixados.
- Método MoSCoW: MoSCoW é um acrônimo que significa "Precisa ter, deveria ter, poderia ter, não terá" (Must have, Should have, Could have, Won't have). O método MoSCoW é uma matriz de prioridades que classifica rapidamente as opções em quatro categorias de priorização. Esta é uma variação da matriz tradicional quadrada em quatro partes de prioridades, que classifica os projetos por urgência e importância.
"MoSCoW é um acrônimo de gerenciamento que é comumente usado em setores como gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software, mas que também pode ser aplicado às prioridades cotidianas. Descrevemos a abordagem do MoSCoW como parte de todos os projetos", diz Ansh Gupta, fundador da Empire Crafter. - Processo de hierarquia analítica: o processo de hierarquia analítica determina a prioridade do projeto por meio de uma série de comparações em pares entre os projetos. Crie uma pontuação numérica para cada projeto usando os critérios mais relevantes para as necessidades de sua empresa. Pontuações mais altas correspondem a projetos de maior prioridade.
- Análise de desenvolvimento de dados: a análise de desenvolvimento de dados mede a eficiência relativa de unidades organizacionais semelhantes. Os gerentes de projeto podem usar esse método para identificar unidades mais produtivas, para que possam priorizar projetos de acordo.
- Matriz de prioridades: uma matriz de prioridades é uma ferramenta simples que ajuda a determinar os projetos mais cruciais de uma lista. Uma matriz de prioridades pode ser tão simples quanto um quadrado de dois por dois que mede a urgência e a importância. Também pode ser uma grade maior que compara muitas variáveis.
- Matriz de prioridades de risco: Alex Claro, analista de VPN da CreditDonkey, compartilha seu método de usar uma matriz de prioridades modificada para priorizar os níveis de risco: "Para começar, desenvolva uma lista com os riscos, incluindo os piores cenários. Depois de compilar a lista, você precisará descobrir quais são mais propensos a causar problemas. Nesta fase, você deve considerar como evitar essas ocorrências de risco de alto impacto. Essas são suas principais preocupações. Isso o ajuda a identificar quais riscos provavelmente terão os efeitos mais graves e, em seguida, tomar medidas para mitigar esses riscos."
Benefícios da priorização de projetos
Há muitos benefícios em priorizar projetos. Sua equipe gastará o tempo de forma mais eficiente, permanecerá mais organizada e aumentará a taxa de sucesso dos projetos. Aqui está uma lista de benefícios que os especialistas observaram ao implementar estratégias de priorização de projetos:
- Eficiência aumentada:
Lester Mclaughlin, vice-presidente de Operações na Blue National, compartilha a experiência de sua empresa com uma melhor priorização: "Certamente vimos uma melhora em nosso fluxo de trabalho. Dada a enorme demanda por nossos serviços, não temos tempo a perder com ineficiências evitáveis", diz ele. - Melhor organização: processos de priorização organizam projetos e tarefas em uma hierarquia mais fácil de gerenciar. "Gosto de usar uma matriz de Eisenhower que categoriza os projetos como importantes ou não importantes e urgentes ou não urgentes. Com base em que quadrado da matriz um projeto se encaixa, a tarefa se torna algo que eu devo fazer imediatamente, algo que eu devo decidir sobre quando lidar, algo que eu possa delegar a um relatório direto, ou algo que eu possa remover da minha lista completamente", diz Larson.
- Maior taxa de sucesso: as práticas de priorização padronizadas garantem que os projetos cumpram as metas e necessidades da empresa.
- Maior coesão da equipe:
a priorização do projeto diminui o estresse aumentando a visibilidade do projeto e melhorando a comunicação dentro de uma equipe. "Priorizar projetos em nossa organização é essencial para o estresse e o gerenciamento da produtividade. Os funcionários ficam mais felizes e satisfeitos quando podem enviar trabalho consistentemente sem o estresse do que vem a seguir", diz Michael Steele, CEO e proprietário da Flywheel Digital. - Melhor adesão: a priorização eficaz do projeto constrói a confiança nos gerentes de projeto ao longo do tempo. Executivos são mais propensos a apoiar projetos liderados por funcionários com um histórico de sucesso.
Prioridades concorrentes no gerenciamento de projetos
Prioridades concorrentes podem ser uma barreira para o sucesso. Identificar os critérios de priorização mais importantes para uma organização pode ser difícil, mas manter a visibilidade e a comunicação é fundamental para evitar surpresas indesejáveis.
Certifique-se de envolver todas as partes interessadas na seleção de seus critérios de priorização. Isso ajudará a mitigar os conflitos, permitindo que membros da equipe com prioridades concorrentes sejam ouvidos. Depois de selecionar seus critérios de priorização, certifique-se de mantê-los consistentes em toda a empresa.
"Com prioridades concorrentes, faz sentido primeiro obter uma segunda opinião de um colega de trabalho confiável para garantir que você esteja interpretando corretamente a natureza das prioridades e que elas estão realmente competindo. Se elas estão competindo por importância, priorize aquela cujo risco de falha aumenta ao longo do tempo, devido a coisas como mudanças nas condições do mercado ou complicações de mão de obra por causa de feriados ou recessões sazonais", sugere Larson.
Além disso, Steele sugere que as empresas usem software de gerenciamento de projetos para ajudar a acompanhar tarefas e a manter a organização. "O [software de gerenciamento de projetos] ajuda todos a sentir que o trabalho que estão fazendo é muito mais gerenciável, mesmo com prioridades concorrentes", diz ele. "Pode ser difícil priorizar as tarefas internas em relação às que contribuem diretamente para o ROI. Ainda assim, as priorizamos com base no valor estimado de nossa equipe, que detém um valor importante para nós como empresa, mesmo que não esteja diretamente refletido no resultado final".
Quando priorizar projetos
Priorizar projetos deve ser uma parte regular da programação de um gerente de projeto. As necessidades mudam ao longo de um empreendimento, então é importante avaliar como os projetos atuais e potenciais se classificam no portfólio o tempo todo.
Se um gerente de projeto perceber a falta de visibilidade do projeto, inconsistências no processo ou uma divisão na colaboração, é provável que seja hora de reavaliar as prioridades. Esses problemas podem ter várias causas, mas apontam para um problema com critérios de prioridade pouco claros ou obsoletos.
Modelo de priorização em pares do projeto
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Use este modelo para organizar projetos rapidamente por importância relativa. Insira projetos na grade e determine o que é mais importante em cada comparação em pares. A pontuação numérica resultante para cada projeto criará uma hierarquia sem a necessidade de você identificar critérios de priorização.
Modelo de priorização de projetos por critérios de pontuação
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Use este modelo de critérios de pontuação do projeto para determinar os critérios mais importantes para matrizes de priorização em sua empresa. Consulte os principais tomadores de decisão e registre e compare suas respostas para identificar os critérios mais importantes entre os departamentos. Insira os resultados no modelo de priorização acima para criar uma estrutura padronizada para uso em toda a empresa.
Modelo de pontuação ponderada de priorização de projetos
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Para comparações mais complicadas, use este modelo de pontuação ponderada de priorização do projeto. Insira os critérios de priorização que você reuniu dos principais tomadores de decisão no modelo, escolha seus pesos e marque-os para cada projeto. Em seguida, você pode classificar a importância de vários critérios com base em sua pontuação numérica resultante.
Kit de facilitação de priorização de projetos
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Encontre modelos úteis em nosso kit de facilitação de priorização de projetos. O kit inclui o modelo de priorização do projeto, o modelo de pontuação ponderada de priorização do projeto, o modelo de priorização de projeto por critérios de pontuação e o modelo de priorização em pares listado acima. Um portfólio de projetos devidamente priorizados ajudará no gerenciamento do portfólio de projetos ou nos esforços de seleção de projetos.
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