Guia completo para o gerenciamento de projetos no novo local de trabalho remoto

O gerenciamento remoto de projetos refere-se à gestão e coordenação dos produtos de projeto concluídos por uma equipe geograficamente distribuída, muitas vezes sem interações presenciais. O objetivo é o mesmo que o gerenciamento de projetos tradicionais: entregar o projeto final dentro dos requisitos especificados. 

Desde que a internet habilitou o trabalho remoto colaborativo, equipes que incluem membros em diferentes locais – ou, em alguns casos, em todo o mundo – têm sido a norma. No entanto, essa dinâmica aumenta em determinadas circunstâncias, como uma pandemia global, que revela como é fácil para os funcionários trabalhar remotamente – mas também como é difícil gerenciar projetos de uma força de trabalho distribuída. Para ter sucesso, os gerentes de projeto remotos devem ter uma abordagem diferente da que fariam com o gerenciamento de projetos mais tradicional.

Gerentes de projeto remotos exigem as mesmas habilidades que os gerentes de projeto tradicionais – atenção aos detalhes e habilidades sólidas de gerenciamento de pessoas – mas também precisam da capacidade de liderar à distância. 

Existem três tipos de equipes remotas no gerenciamento de projetos:

• Equipes totalmente remotas: Nesta configuração, todos os membros da equipe trabalham em diferentes locais remotos.
• Equipes híbridas: Essas equipes colocam alguns membros do grupo em home office, enquanto o resto da equipe trabalha em locais remotos. 
• Equipes Flex: Os membros dessas equipes têm flexibilidade em sua localização de trabalho – eles podem estar na mesma área de trabalho ou áreas remotas. A estrutura desta equipe pode mudar continuamente.

A função dos gerentes de projeto remotos é supervisionar cada um desses tipos de equipe. Eles são responsáveis por delegar tarefas em toda a equipe, talvez para os funcionários com os quais eles nunca interagiram pessoalmente. Eles devem ser capazes de lidar habilmente com as ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na nuvem que a equipe usa e manter os projetos dentro do orçamento. E, talvez o mais importante, o gerente de projeto remoto precisa ter excelentes habilidades de comunicação para garantir que o projeto avance no prazo e que todos na equipe deem sua contribuição.

Embora o processo de gerenciamento de projetos permaneça o mesmo com o início, o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle e a conclusão de projetos, o gerenciamento de projetos para equipes remotas requer novas estratégias que deem suporte à comunicação e à colaboração para alcançar o objetivo final. Estas dicas remotas de gerenciamento de projetos para o sucesso incluem o seguinte:

• Desenvolva padrões de comunicação, métricas e objetivos: “Um dos aspectos mais críticos da prática de gerenciamento de projetos é a comunicação”, diz Mary Beth Imbarrato, proprietária da MBI Consulting. “A comunicação representa 90% da função de gerente de projeto, mas a comunicação continua sendo uma das cinco principais razões para o fracasso do projeto, com base em estatísticas do Project Management Institute. Você pode gerenciar projetos remotamente de maneira eficaz se tiver um plano de comunicação abrangente, significativo e sustentável.”
  
  Para garantir uma comunicação regular entre gerentes e membros da equipe, estabeleça reuniões de check-in regulares – essas interações podem acontecer no bate-papo em vídeo, onde todos podem se ver e compartilhar atualizações do projeto. Como ninguém quer ser afastado de muitas reuniões on-line, eles devem ser curtos e objetivos, e incluir apenas aqueles que precisam fazer parte da chamada. Forneça uma agenda com antecedência para permitir que os membros da equipe se preparem e permaneçam no tema. Às vezes, você terá que conciliar fusos horários para facilitar esse tipo de comunicação remota. Tente ser atencioso com todos os membros da equipe, sabendo que todos devem aceitar que às vezes eles terão que atender uma ligação fora do horário tradicional de trabalho.
  
  Os gerentes de projeto não devem ter medo de comunicar enfaticamente cada detalhe do projeto e seu cronograma. Você não pode supor que sua equipe tem tudo o que precisa ou conhece o projeto no nível íntimo que você faz. É melhor esclarecer minuciosamente as informações do que perder detalhes importantes. Além disso, assegure sua equipe de que o objetivo dessas diretrizes é manter o projeto em andamento, não devido à falta de confiança em sua capacidade de realizar seu trabalho. Use com atenção a biblioteca de consultoria do MBI para obter mais recursos.  “Além de entender o contexto de seu projeto, também é importante garantir que os membros da sua equipe entendam onde seu trabalho se encaixa no contexto de negócios mais amplo", diz Dave Garrett, diretor de estratégia e crescimento do Project Management Institute. “Ao fornecer um contexto geral – laços estratégicos, prioridades de negócios, perspectivas das partes interessadas, outros projetos em andamento, mudanças no setor etc. – todos os membros da equipe podem entender melhor os resultados específicos que precisam entregar. Essa clareza pode ajudar a criar um ambiente de alta confiança, o que é especialmente importante quando há menos contato presencial.
  
  ”Comunicação é via de mão dupla. Assim como os gerentes de projeto devem entrar em contato com os membros de sua equipe, eles também devem estar dispostos a ouvir qualquer feedback e tomar medidas para sanar as preocupações de forma rápida e decisiva.
• Reúna sua equipe: Toda pessoa da equipe terá seus pontos fortes e fracos. Ao trabalhar remotamente, capitalize os pontos fortes de cada membro da equipe, mas também se esforce para criar equilíbrio, de modo que todos estejam contribuindo e fornecendo informações. Depois de reunir sua equipe, trabalhe com cada membro para planejar seu tempo, avaliar e gerenciar cargas de trabalho e identificar obstáculos logo no início. A função do gerente de projeto remoto é garantir que esses planos e cargas de trabalho sejam razoáveis e possibilitar férias ou emergências. O gerente também será responsável por garantir que as ferramentas certas e recursos suficientes estejam disponíveis para que todos completem suas tarefas com eficiência (isso inclui ter licenças de software suficientes ou bloquear tempo em um sistema de computador especializado). 
• Mantenha uma conexão humana e promova uma mentalidade da comunidade: Alguns trabalhadores funcionam melhor na solidão do trabalho remoto, enquanto outros desejam contato regular. Mas enquanto trabalham juntos em um projeto, nenhum membro da equipe deve trabalhar isoladamente. Por exemplo, na Prezi, todos os participantes da reunião são obrigados a ativar suas câmeras.  “Ao poder ver o rosto de todos, você pode ler as sugestões visuais das pessoas e confirmar que as pessoas estão acompanhando a discussão”, diz Spencer Waldron, Chefe de Comunicação Remota da Prezi. “Essa visibilidade também possibilita a conexão humana que obtemos durante reuniões presenciais. Recentemente lançamos o Prezi Video, uma ferramenta de apresentação em vídeo que funciona com a maioria das ferramentas de videoconferência e permite que você coloque seu conteúdo na tela em tempo real, ao lado do seu rosto, enquanto você fala ou apresenta. Você pode gravar sua apresentação e enviá-la em modo assíncrono ou transmiti-la ao vivo com várias ferramentas de videoconferência. Isso permite que as pessoas compartilhem conteúdo visual sem perder a conexão humana que vem com a troca de telas ou o compartilhamento de slides.”
• Mantenha o projeto no caminho certo e lide com obstáculos comuns: Ao trabalharem juntos em uma área de trabalho compartilhada, os gerentes de projeto podem fazer check-in fisicamente com os membros da equipe para ter uma noção do progresso do projeto. Como você não pode fazer isso remotamente, o gerenciamento remoto de projetos on-line requer que os gerentes de projeto programe atualizações regulares de progresso com a equipe. Todos compartilham o que concluíram naquela semana, o que está em seu próximo cronograma, todos os componentes com antecedência ou atraso e quaisquer obstáculos projetados. Para dar suporte a essas sessões, os membros da equipe podem usar modelos para criar marcos e prazos, e a equipe deve aproveitar todas as tarefas e automação de prazos disponíveis.

Os gerentes de projeto precisam ser capazes de reforçar sua influência sobre o projeto e a equipe. Isso é difícil quando a equipe é composta por subordinados indiretos e o gerente de projeto não tem autoridade sobre seu desempenho de trabalho. 

O gerenciamento remoto de projetos apresenta dificuldades exclusivas, pois você deve garantir que os membros da sua equipe (que também estão trabalhando de maneira remota e independente) estejam na tarefa – isso pode parecer mais autoridade do que sua posição normalmente permite. As práticas recomendadas listadas acima são os meios mais eficazes para liderar um projeto remotamente: Comunicação, influência e fortes habilidades de liderança são essenciais para que o trabalho seja realizado, caso sua equipe esteja remota ou no local. Em vez de emitir diretrizes, você deve ser capaz de fazer sua equipe cooperar e se envolver por meio de sua capacidade de se comunicar, motivar, colaborar, influenciar e inspirar. 

Você deve definir expectativas e determinar claramente responsabilidades e metas. E encontrar maneiras de demonstrar publicamente seu apoio, com elogios e visibilidade à equipe do projeto.

O gráfico a seguir lista os benefícios e desafios comuns do gerenciamento de projetos presencial comparado ao remoto.

As equipes já enfrentam o desafio de cumprir prazos e coordenar trabalhos quando todos estão no mesmo local. Essa dinâmica se intensificará quando o gerente de projeto remoto precisar lidar com desafios de envolvimento, problemas de tecnologia e comunicação em vários fusos horários.

Como você trabalha quando alguns membros da equipe estão fora do horário de trabalho, mas outros estão no meio do dia de trabalho? O que acontece quando parte do grupo sofre um desastre natural, como um apagão, ou outros incidentes inesperados, como tumultos, que resultam em prédios destruídos e interrupções? O gerenciamento remoto de projetos requer novas abordagens para entregar projetos no prazo.

Um dos desafios mais difíceis com o gerenciamento remoto de projetos bem-sucedido é a questão do fuso horário. Até mesmo acomodar o Horário Padrão do Leste e o Horário Padrão do Pacífico pode ser um desafio – pergunte a qualquer pessoa na Costa Leste que receba um pedido para uma reunião às 18h em uma tarde de sexta-feira de seus colegas da Costa Oeste.

“Enquanto morava em Nova York, gerenciei um projeto com membros da equipe em Londres e Tóquio. Isso foi difícil”, diz Mary Beth Imbarrato . “Mas, novamente, trabalhar com a equipe para determinar o melhor momento para ter uma discussão é a melhor maneira de obter adesão. Como gerente de projeto, você deve perguntar à sua equipe o que pode funcionar melhor para eles e deixar a equipe descobrir os detalhes. Isso ilustrará seu poder não apenas de respeitar os desafios de outros escritórios, mas também solidificará seu compromisso com o projeto, contribuindo para o gerenciamento do projeto.”

Quando você tem membros internacionais em uma equipe, a questão do fuso horário se torna ainda mais complicada. Você pode encontrar um modelo para agendar reuniões em fusos horários lendo este artigo.

Outro desafio é encontrar o talento certo para sua equipe, principalmente quando se trata de seu nível de conforto com o trabalho remoto. Imbarrato teve uma experiência com membros da equipe de projeto que trabalharam em projetos por toda a sua carreira. Por exemplo, sob ordens de trabalho em casa, os membros da equipe podem se sentir desconfortáveis.

“[Sob ordens do WFH] parecia que [os membros da equipe] dependiam de seu ambiente de trabalho como parte crucial de seu papel na equipe do projeto”, diz Imbarrato . “Essa observação reforçou em minha mente a importância de garantir que sua equipe de projeto entenda completamente as ferramentas baseadas em nuvem que estão sendo usadas, participe do treinamento sobre essas ferramentas e a equipe estabeleça protocolos sobre o uso dessas ferramentas.”

s equipes de gerenciamento de projetos remotos também podem enfrentar os seguintes desafios:

• Comunicação ineficaz sem pistas pessoais
• Desengajamento ou sensação de que não fazem parte da equipe
• Atrasos enquanto espera por instrução
• Desconforto com o estilo de gerenciamento de comando e controle, incluindo a incapacidade de contribuir
• Não ter adesão quando necessário
• Adicionando membros da equipe ao projeto tarde demais
• Perda de mentalidade e vínculo comunitários, ou formação de equipes
• Problemas de tecnologia, acesso e segurança

Para enfrentar esses e outros desafios do gerenciamento de projetos de equipe remota, Alan Zucker, diretor fundador do Project Management Essentials, sugere “realizar uma reunião remota de 15 minutos uma ou duas vezes por dia como uma maneira eficaz de superar muitos desafios. Os membros da equipe discutem o que concluíram, no que estão trabalhando e quaisquer questões ou problemas que estejam enfrentando. As discussões sobre o trabalho concluído e atual permitem que os membros da equipe coordenem as transferências. A identificação de problemas permite que as pessoas certas se encontrem para resolver o problema, que ocorre fora do standup.”

O trabalho remoto é o novo normal. As organizações já trabalham com uma força de trabalho global, mas os líderes empresariais veem cada vez mais as vantagens da força de trabalho remota: É rentável, com poucas perdas de produtividade. Além disso, os funcionários gostam de trabalho remoto devido à flexibilidade e melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Com essa mudança para uma força de trabalho distribuída mais permanente, a necessidade de liderança colaborativa é mais significativa do que nunca.

“A comunicação e a inteligência emocional nunca foram tão vitais”, diz Dave Garrett. “Nossa pesquisa Pulse of the Profession 2020 descobriu que os membros da equipe classificam a liderança colaborativa como a habilidade mais essencial da equipe.”

O gerente de projeto remoto deve buscar uma liderança colaborativa que abrace os seguintes objetivos:

• Todos estão se esforçando em direção aos mesmos objetivos?
• Cada pessoa está liderando em seu caminho?
• Todo mundo se sente seguro o suficiente para correr riscos e errar às vezes?
• Cada membro da equipe pode facilmente conversar com qualquer outra pessoa, independentemente da classificação?

“O novo desafio para os gerentes de projeto será incorporar as lições aprendidas enquanto trabalham virtualmente em seus ambientes 'normais' de trabalho pessoal”, acrescentou Garrett. “Muitas ferramentas e práticas que foram usadas para lidar com o ambiente de trabalho virtual podem e devem ser utilizadas no escritório. Os gerentes de projeto precisarão determinar quais dessas ferramentas continuarão fornecendo valor a longo prazo como parte de um 'novo normal' em constante evolução.”

Para ter sucesso, os gerentes de projeto, membros da equipe e partes interessadas precisam da combinação certa de ferramentas de trabalho remoto. Para começar, eles podem identificar ferramentas de colaboração bidirecional adequadas para manter o envolvimento.

Muitas ferramentas estão disponíveis para promover o gerenciamento do trabalho remoto e proporcionar engajamento colaborativo entre toda a equipe. Algumas das ferramentas remotas mais comuns incluem o seguinte:

• Comunicação da equipe
  • Microsoft Teams
  • Slack
• Videoconferência
  • GoToWebinar
  • Skype
  • Zoom
• Gerenciamento de projetos
  • Bambu
  • Jira
  • Smartsheet
• Colaboração de arquivos
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
• Desenvolvimento
  • BitBucket
  • GitLab
  • GitHub 
  • Kanbanize

Pode ser terrível percorrer as ofertas e escolher a melhor ferramenta para seus projetos atuais e futuros (simplicidade de implementação e adoção são algumas considerações). Além disso, você deve procurar os seguintes recursos:

• Acesso a qualquer hora e em qualquer lugar de qualquer dispositivo
• Tabelas e gráficos para compartilhamento de status (ou seja, painéis Kanban e gráficos de Gantt)
• Colaboração
• Integrações com as ferramentas e aplicativos baseados em nuvem existentes da sua organização
• Nenhuma TI ou codificação necessária para configurar projetos
• Atualizações em tempo real
• Relatórios e painéis
• É compatível com vários idiomas

Uma solicitação de proposta (RFP) é o processo mais completo para identificar soluções adequadas para o seu negócio. As organizações publicam RFPs e, em seguida, solicitam propostas de fornecedores. Todas as RFPs incluem informações gerais da empresa, o processo de licitação, contatos principais, requisitos e um questionário do fornecedor. Você pode usar o seguinte modelo de RFP para personalizar e avaliar fornecedores de ferramentas de colaboração remota.

Baixe o modelo de RFP para ferramentas de colaboração remota

Excel | Word

Ferramentas populares de videoconferência incluem Zoom e GoToWebinar , mas à medida que o trabalho remoto aumenta, empresas de tecnologia como Google e Facebook também oferecem aplicativos de videoconferência. Os bate-papos por vídeo podem – e devem – estar disponíveis para comunicações individuais com membros individuais da equipe, reuniões gerais e sessões colaborativas entre os membros da equipe. Todos devem ser solicitados e estar aptos a comparecer quando solicitados, mas cabe ao gerente de projeto remoto garantir que todos tenham as permissões e ferramentas de acesso remoto adequadas e sejam capazes de compartilhar todas as informações com segurança.

“Manter a produtividade e a colaboração é mais fácil quando o status do projeto está visualmente disponível”, explica Dimitar Karaivanov , CEO e cofundador da Kanbanize. “A melhor maneira de comunicar visualmente o status é [por meio de um] quadro Kanban digital – uma ferramenta que milhões de trabalhadores remotos já usam. O quadro Kanban permite comunicação centralizada e controle descentralizado, algo pelo qual todas as empresas se esforçam.”

Para obter uma lista abrangente de ferramentas compatíveis com comunicação remota, leia nosso guia.

Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.