O que é gerenciamento de programas?
Gerenciamento de programas refere-se à forma como você gerencia um grupo de projetos relacionados para garantir eficiência e alocação eficaz de recursos. O objetivo final do gerenciamento de programas é garantir que todos os projetos trabalhem juntos para alcançar uma meta organizacional compartilhada.
Algumas organizações podem usar um PgMO (escritório de gerenciamento de programas) para ajudar a coordenar programas organizacionais. (Observação: muitas organizações usam a sigla PMO, embora isso possa causar confusão com o acrônimo padrão para um escritório de gerenciamento de projetos. Para fins de clareza, neste artigo, usaremos o PgMO.) Mas, muitas organizações não têm um PgMO designado; nesses casos, os gerentes de projeto podem trabalhar diretamente para gerentes de programa para ajudar a avançar um programa, ou dentro de departamentos específicos de uma organização e relatório para esse líder de departamento. Mas, a organização também designa esses gerentes de projeto para trabalhar com gerentes de programa em programas que precisam de sua especialização.
Gerenciamento de programas VS. Gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos supervisiona o trabalho em um único projeto com uma data específica de objetivo e término, enquanto os guias de gerenciamento de programas trabalham em um conjunto de projetos relacionados. Em geral, um programa está mais focado nos objetivos maiores e mais estratégicos de uma organização.
Ao contrário de um projeto, um programa pode não ter uma data de término identificada. A data de término de um programa também pode ser de anos no futuro.
Os gerentes do programa geralmente supervisionam e orientam o trabalho dos gerentes de projeto. Um gerente de programa também se concentrará mais na receita de longo prazo da empresa e interagirá mais com a liderança da empresa. Você pode aprender mais sobre as funções e responsabilidades de um gerente de programa.
"Os CEOs lhe dirão que gerentes de programa talentosos de alto nível estão em alta demanda. Eles dariam tudo para conseguir colocar uma pessoa forte nesse cargo em suas empresas", afirma Dr. James T. Brown, ex-diretor associado de sistemas logísticos da NASA no Kennedy Space Center e autor de The Handbook of Program Management: How to Facilitate Project Success with Optimal Program Management. "E o gerenciamento de programas realmente é mais arte do que ciência. Eu não me importo com quantos processos existem em uma função; se a arte do gerente de programa ([sua] visão individual sobre como as coisas devem ser executadas) não estiver lá, eles não serão bem-sucedidos."
Especialistas também dizem que um gerente de programa precisa manter a cabeça longe da maioria das ervas daninhas dos projetos. "Os gerentes de programa não devem microgerenciar e devem deixar o gerenciamento de projetos para os gerentes de projeto", diz a recrutadora de tecnologia Janis Strathearn em seu popular post no blog do LinkedIn sobre o assunto. "Os gerentes de projeto precisam de direção e circunstâncias claras [de seus gerentes de programa]. Isso permite que eles sejam bem-sucedidos no cumprimento das tarefas imediatas, cronogramas e metas do projeto."
Dan Friedmann, gerente de programa, projeto e produto que escreveu extensivamente sobre programa e gerenciamento de projetos, pensa nos gerentes de programa como "gerentes de meta-projeto". Neste modelo, um único programa poderia ter até 10 projetos relacionados agregados dentro dele. "O gerente do programa faz malabarismos com recursos e cronogramas para todos os seus projetos e tem a responsabilidade de mover dinheiro, pessoas ou tempo de um projeto para outro, se necessário", diz ele.
Gerenciamento de programas VS. Gerenciamento de portfólio
O gerenciamento de portfólio (muitas vezes chamado de gerenciamento de portfólio de projetos ou PPM) envolve ainda mais pensamento geral do que o gerenciamento de programas. Enquanto o gerenciamento de programas orienta vários projetos a se adequarem às metas de uma empresa, o PPM se concentra em aceitar e priorizar os projetos certos.
O PPM analisa se os projetos e programas estão alinhados e entregando valor real à organização. No PPM, você também analisa projetos e programas propostos e rejeita aqueles que não entregarão valor suficiente à organização.
Você pode aprender mais sobre gerenciamento de portfólio de projetos, incluindo uma explicação sobre suas fases e seus benefícios estratégicos para uma organização.
Gerenciamento de programas VS. PgMO
Muitas organizações, especialmente as maiores, têm um PgMO (escritório de gerenciamento de programas) que ajuda a orientar projetos e programas, e lhes fornece recursos importantes. Dito isso, você ainda pode elevar seus esforços de gerenciamento de programas sem um PgMO.
Quando as organizações não têm um PgMO, os gerentes do programa devem trabalhar mais para garantir que estejam usando as práticas recomendadas para orientar seu programa e os projetos que podem fazer parte dele. Você pode saber mais sobre o que um escritório de gerenciamento de programas faz e como configurar um para sua organização.
Uma entidade ainda mais estratégica dentro de algumas organizações é um EPMO (escritório de gerenciamento de programas empresariais). Este escritório se concentra em alinhar todos os projetos, programas e gerenciamento de portfólio com os objetivos estratégicos de longo prazo de uma organização. Você pode aprender mais sobre o que um EPMO faz e sobre outros itens essenciais do gerenciamento de programas empresariais.
Gerenciamento de programas VS. Gerenciamento de produto
O gerenciamento de produtos se concentra no desenvolvimento de um novo produto para uma empresa. Enquanto o gerenciamento de programas se concentra em orientar um programa (e pode incluir uma equipe de desenvolvimento de produtos), o desenvolvimento de produtos geralmente é sua própria iniciativa.
Em geral, um gerente de produto encarregado do gerenciamento de produtos terá um foco muito mais limitado do que um gerente de programa responsável pelo gerenciamento do programa.
Gerenciamento de programas VS. Gerenciamento de trabalho
O gerenciamento de programas envolve o gerenciamento de vários projetos que fazem parte de um programa maior. No gerenciamento do trabalho, os funcionários analisam e coordenam os fluxos de trabalho para melhorar a forma como trabalham e aumentar a eficiência.
As organizações geralmente usam software de gerenciamento de trabalho para ajudar a coordenar e gerenciar seus processos de trabalho.
Estágios do gerenciamento de programas
Os especialistas consideram que o gerenciamento do programa tem três estágios ou fases principais: definição de programa, entrega de benefícios do programa e encerramento do programa. Você pode saber mais sobre essas três fases e as subfases relacionadas em nosso guia para o ciclo de vida do gerenciamento de programas.
Componentes importantes de gerenciamento de programas
Especialistas recomendam que os gerentes do programa considerem a construção e o uso de vários componentes ou planos que possam ajudá-los a gerenciar um programa. Esses componentes e planos podem ajudar a orientar o programa e a garantir que ele esteja indo na direção certa.
Aqui estão vários componentes importantes:
- Plano de gerenciamento de programas: um plano de gerenciamento de programas é a cartilha abrangente para todo o programa. No plano, liste as metas e componentes do programa e todos os projetos que fazem parte dele, bem como os membros da equipe responsáveis por cada projeto. Em seguida, delineie os cronogramas e os produtos do programa. Quanto mais abrangente for um plano de gerenciamento de programas, mais útil será para aqueles que trabalham em projetos e no programa como um todo. O plano de gerenciamento do programa será um documento com vida própria; o gerente do programa e outros o atualizarão conforme necessário. Você pode baixar um modelo de plano de gerenciamento de programa ou uma série de outros modelos úteis no gerenciamento de programas.
- Estatuto do Escritório de Gerenciamento de Programas: nem todas as organizações terão um PgMO. Mas, se a sua tiver, é vital ter um estatuto de PgMO que estabeleça o escopo, as metas e o orçamento do PgMO. Este documento também pode promover a discussão e a colaboração entre membros da equipe. Mais importante, ele estabelece os principais pilares do programa para que você possa verificar projetos futuros em relação a eles para garantir que estejam alinhados e eficazes.
- Plano de governança do programa: neste documento simples, identifique quem é o responsável pela governança e pelo gerenciamento do programa. Você também deve explicitar, em termos gerais, o plano de gerenciamento e revisão do programa.
- Plano de comunicação do programa: este plano pode abranger comunicações internas (necessidades de tecnologia da informação, atribuições de conteúdo ou gráficos etc.), bem como mensagens externas. Essas mensagens podem ser simplesmente para clientes ou partes interessadas, mas também podem incluir comunicados de imprensa, comunicações de mídia, newsletters e campanhas de marketing. Um gerente de programa deve identificar e planejar quaisquer fluxos de comunicação necessários, interna e externamente.
- Análise de partes interessadas do programa: use este documento para acompanhar todas as suas partes interessadas, bem como o que elas precisam saber e quando. Este documento é tipicamente uma lista de verificação que lista todas as partes interessadas em potencial, incluindo partes interessadas internas, como gerenciamento superior da organização, gerentes de tecnologia da informação, serviços de clientes e outros membros da equipe. Você também deve incluir partes interessadas externas, como clientes, fornecedores, empreiteiros e mídia do setor. Em geral, seu gerente de programa usará uma análise das partes interessadas do programa; sua organização provavelmente não vai compartilhá-la para além da empresa. Mas é uma boa ferramenta de planejamento para garantir que as partes interessadas recebam o tipo de comunicação necessária com a frequência de que precisam.
- Rastreador de problemas: este deve ser um arquivo compartilhado ou um conjunto de arquivos em que qualquer pessoa envolvida em uma parte do programa pode registrar um problema, compartilhar um obstáculo, fazer uma atualização, fazer uma pergunta ou refinar uma tarefa. Se sua empresa já tem um rastreador de tarefas ou problemas, você pode ser capaz de adaptá-lo para este uso. Mas também pode ser útil criar um rastreador de problemas específico para o programa. As equipes de projeto podem então saber que têm um rastreador para todas as partes do programa.
Processo de gerenciamento do programa
Um processo de gerenciamento de programas é o sistema que os líderes do programa usam para criar e gerenciar um programa. Como mencionado, um programa geralmente passa por três fases: definição, entrega de benefícios e fechamento.
Exemplos de gerenciamento de programas
Muitas organizações usam o gerenciamento de programas para priorizar o trabalho mais importante. O forte gerenciamento de programas é especialmente importante em organizações com produtos ou sistemas complicados.
Nas seções abaixo, você encontrará exemplos de gerenciamento de programas em diferentes departamentos.
Gerenciamento de programas em software ou tecnologia
Uma empresa de software pode trabalhar em um grupo de atualizações para uma plataforma de mapeamento popular. Essas atualizações podem incluir mais locais, habilidades mais refinadas para localizar e mapear áreas remotas e direções que incluem maneiras de planejar viagens complexas.
Vários gerentes de projeto supervisionariam o trabalho em cada uma das novas atualizações ou componentes. Cada gerente de projeto teria um grupo de membros da equipe para ajudá-lo no projeto.
Um gerente de programa seria responsável por supervisionar o progresso e o sucesso de cada projeto.
Gerenciamento de programas em grandes sistemas tecnológicos ou científicos
O gerenciamento de programas também é importante em sistemas tecnológicos e científicos grandes e complicados. Os pousos na Lua da NASA na década de 1960 são exemplos famosos de uma organização usando práticas vitais de gerenciamento de programas para garantir o sucesso.
Friedmann descreve como foi trabalhar no Telescópio Espacial Hubble para a NASA, escrevendo código para um dos computadores a bordo que gerencia o pacote de carga do telescópio.
"Isso", diz ele, "foi apenas um dos muitos projetos que aconteciam ao mesmo tempo, sendo gerenciados não apenas por nossos gerentes de projeto individualmente, mas por um gerente de programa. Esse gerente de programa não trabalhava na prática em nossos projetos, mas passava seu tempo coordenando e planejando todos os projetos."
Usando o gerenciamento de programas para definir metas e medir o sucesso
Um gerenciamento de programas forte ajuda os gerentes de projeto a definir metas claras para o trabalho do projeto, definir metas claras para o programa como um todo e estabelecer e monitorar métricas sobre o progresso do programa.
Você pode aprender mais sobre como usar métricas e indicadores-chave de desempenho no gerenciamento de programas em nosso guia.
Um bom gerenciamento de programas também garante o seguinte:
- O gerente do programa é acessível a gerentes de projeto e todos os membros da equipe, mas não microgerencia ninguém.
- Os projetos são concluídos dentro do prazo e do orçamento, e gerentes de projeto e membros da equipe identificam eficiências ao avançar os projetos.
- Projetos que não estão indo bem ou progredindo são diminuídos ou eliminados, se necessário.
- Todos os projetos e o programa geral estão alinhados com as metas estratégicas da organização
Brown diz que "um gerente de programa forte é um bom mentor e desenvolvedor de sua equipe, está continuamente avaliando e revisando processos para o máximo impacto e, o mais importante, está passa seu tempo pensando em tudo isso estrategicamente".
O que é o gerenciamento estratégico de programas?
Como o gerenciamento de programas é inerentemente estratégico, não há distinção oficial entre ele e o chamado gerenciamento estratégico de programas.
O futuro do gerenciamento de projetos
As empresas continuarão a precisar de gerentes de programa fortes à medida que gerenciam uma ampla gama de projetos e programas. Os futuros gerentes de programa precisarão de habilidades ainda mais visionárias, para ajudar a avançar o trabalho alinhado com as metas de longo prazo de uma organização.
Além disso, à medida que as empresas usam cada vez mais as metodologias ágeis para gerenciar projetos, elas precisarão de gerentes que entendam como usar os princípios ágeis no gerenciamento de programas.
Mas o gerenciamento do programa não precisa ser complicado, diz Brown. O bom gerenciamento de programas é simplesmente "o senso comum organizado adaptado ao contexto de uma organização". Programas de todos os tamanhos precisarão de líderes visionários no comando.
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